INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtalar dei avvik og merknader som blei påpeika innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områder:

• Kommunen sitt internkontrollsystem for helsetenesten, med særleg vekt på miljøretta helsevern;
• kommunen sitt system for tilsyn med verksemder etter kapittel 4a i kommunehelsetjenesteloven;
• kommunen sitt tilsyn med verksemder etter kapitel 4a i kommunehelsetjenesteloven etter følgjande forskrifter:
  • forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager
  • forskrift om badeanlegg, bassengbad m.v.
  • forskrift om drikkevann og vannforsyningsanlegg
  • forskrift om hygienekrav for frisør- hudpleie og tatoveringsvirksomheter m.v. kommunens saksbehandling vedrørande saker etter kap. 4a i kommunehelsetenestelova;

Kommunen har ikkje etablert eit internkontrollsystem som også omfattar miljøretta helsevern. Det ligg føre delegasjonsvedtak på området som omfattar avgjerdsmynde, med vedtaket femnar ikkje om å utføre tilsyn innan miljøretta helsevern. Helsetenesta utførte tilsyn innafor dei ressursar som var tilgjengeleg, med serleg vekt på tilsyn med skolar og barnehagar. Kommunen hadde kvalifisert kommunelegen i tilsynsmetodikk. Sakshandsaminga i dei saker som var granska var forsvarleg handsama.

Det blei ved tilsynet ikkje funne avvik. Det framkom tre merknader

Dato: 30.10.2001

1. Innleiing

Rapporten er utarbeid etter systemrevisjon med miljøretta helsevern i Volda kommune 02.10.01. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen si planlagte tilsynsverksemd i inneverande år

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda ivaretek ulike myndigheitskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utført som omtala og uttalt
• verksemda driver sin aktivitet innanfor de rammer som myndigheitene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik blir definert som mangel på oppfylling av myndigheitene krav.
• Merknad er forhold som ikkje blir omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynsstyresmaktene meiner det er et forbetringspotensial.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Ingen serlege tilhøve blei observert

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drift og andre avgjerande forhold:

• Kvalitetssystemet for helse- og sosialtenesta i Volda kommune
• Aktuelle prosedyrar, skjema og informasjonsskriv, m.a. prosedyre for tilsyn utført som systemrevisjon
• Utkast til plan for tilsyn med verksemder innan miljøretta helsevern
• To tilsynsrapportar frå tilsyn med barnehagar
• Delegasjonsvedtak
• Arbeidsplanar for helsesøstre og sekretær
• Diverse dokument frå Helse-og miljøprosjektet sin aktivitet 1992-95

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn ved brev av 14.08.2001
• Tilbakemelding frå Volda kommune ved brev av 17.09.01
• Brev av 27.09.01 til Volda kommune med program

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt 14.08.01

Opningsmøte blei halde 02.10.01

Intervjuer
Tre personer blei intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomført.

Gjennomgang av einskildsaker for dokumentasjon av forsvarleg sakshandsaming og kommunelegen sin medverknad. Slik medverknad blei stadfesta.

Sluttmøte blei halde 02.10.01

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Kommunen sitt internkontrollsystem og kommunen sitt system for tilsyn med verksemder etter kap 4 a i kommunehelsetenestelova

Merknad:
Kommunen har ikkje etablert eit fullgodt internkontrollsystem i helsetenesta som og femnar om miljøretta helsevern

Observasjonar:

• Kommunen har internkontrollsystem for helsetenesta i kommunen
• Systemet femnar ikkje om oppgåvene innan miljøretta helsevern
• Det ligg føre utkast til plan for risikobasert tilsyn med verksemder og prosedyre for systemrevisjon
• Det ligg ikkje føre vurdering av ressursbehovet
• Kommuneoverlegen er delegert mynde til å ta avgjerd i saker etter khl kap 4a
• Mynde til å utføre tilsyn er ikkje delegert frå kommunestyret
• Kommunelege og leiande helsesøster har ansvar for å utføre oppgåver innan miljøretta helsevern

Område 2:

Merknad:

Kommunen utfører ikkje systematisk tilsyn med verksemder etter ein godkjend tilsynsplan

Observasjonar

• Det er utført tilsyn med to barnehagar etter forskrift for skoler og barnehagar i år
• Dei foretatte tilsyn er utført som systemrevisjon av lege og helsesyster
• Kommunen har mottatt søknader frå samtlege skoler og barnehagar om godkjenning
• Samtlege barnehagar er godkjent. Søknader frå skulane er ikkje ferdighandsama
• Helsetenesta har tidlegare iverksett informasjonsmøter m.a. om inneklima og kosthald med personell i skular og barnehagar som målgruppe.
• Helsetenesta har i regi av helse- og miljøprosjektet (Samla Plan) iverksett registrering av moglege ulykkespunkt i bygdene og undersøking av inneklima i skulane i kommunen

Kommunestyret skal etter kommunehelsetenestelova føre tilsyn med alle dei faktorar som kan ha negativ innverknad på helsa. Helsetenesta i kommune ivaretek til ei viss grad denne oppgåva. Men det ligg ikkje føre delegasjonsvedtak som plasserar denne oppgåva på helsetenesta. Det er såleis heller ikkje teke stode til ressursbehov og kvalifikasjonar for å kunne ivareta oppgåvene forsvarleg.

Område 3

Kommunens saksbehandling vedrørande saker etter kommunehelsetenestelova kap 4a

Merknad:
Kommunelegen medverkar og handsamar saker etter kap. 4a i kommunehelsetenestelova når dei blir kjende.

Observasjonar

• Helsetenesta vurderer alle saker som den får kunnskap om i høve til reglane i kommunehelsetjenesteloven kap 4 a og tek aktuelle saker opp til handsaming
• Sakene blir søkt registrert og handsama etter forvaltningslova sine reglar
• Kommunelegen er sakshandsamar på saker innan miljøretta helsevern
• Kommunelegen medverkar til ei viss grad og i høve til andre kommunale etatar når det gjeld saker som kjem inn under regelverket for miljøretta helsevern

Kommentar:

Kommunehelsetjenesteloven stiller krav om at kommunestyret fører tilsyn med og fattar vedtak i saker som gjeld forhold i miljøet som kan ha skadeleg verknad på helsa til folk. Kommunelegen skal gi si tilråding og grunnar for denne i alle fora i kommunen før avgjerda blir tatt. Kommunelege må i dette høve ha dei nødvendige ressursar og mynde til å ivareta desse oppgåvene på kommunen sine vegne.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over kva for personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personer som blei intervjuet.

Frå fylkeslegen deltok:
Kst. ass. fylkeslege Karsten Vingen,
seniorrådgjevar Asbjørn Berge