INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens internkontrollsystem for helsetjenesten, med særlig vekt på miljøretta helsevern;

kommunens system for tilsyn med virksomheter etter kapittel 4a i kommunehelsetjenesteloven;

kommunens tilsyn med virksomheter etter kapitel 4a i kommunehelsetjenesteloven etter følgende forskrifter:

• forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager
• forskrift om badeanlegg, bassengbad m.v.
• forskrift om drikkevann og vannforsyningsanlegg
• forskrift om hygienekrav for frisør- hudpleie og tatoveringsvirksomheter m.v; kommunens saksbehandling vedrørende saker etter kap. 4a i kommunehelsetjenesteloven.

Kommunen har de fleste elementer i et internkontrollsystem som omfatter miljørettet helsevern på plass. Helsetjenesten har god oversikt over og kontakt med de aktuelle virksomheter i kommunen. Kommunen er i ferd med å etablert tilsyn basert på internkontroll. Det mangler også en fastlagt plan for tilsyn med oversikt over ressursbehov.

Det ble ikke konstatert avvik ved tilsynet. Det ble gitt en merknad.

Dato: 12.03.02

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Gjemnes kommune innen miljørettet helsevern 27.02.2002. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ingen spesielle forhold ble observert.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Internkontrollsystem for helsetjenesten med prosedyrer
• Kommunens plan for tilsyn med virksomheter innen miljørettet helsevern.
• Tre tilsynsrapporter/godkjenninger
• Delegasjonsreglement
• Oversikt over personell som arbeider med oppgaver innen miljørettet helsevern

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 11.01.02 Varsel om tilsyn
• 08.02.02 Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen
• 20.02.02 Oversendelse av nytt delegasjonsreglement fra kommunen
• 19.02.02 Endelig program for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.01.2002

Åpningsmøte ble avholdt 27.02.2002

Intervjuer: 3 personer ble intervjuet

Verifikasjoner: Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

Gjennomgang av rapporter.

Rapportene knyttet seg i hovedsak til godkjenning av virksomheter og oppfølging av disse

Sluttmøte ble avholdt 27.02.2002

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Kommunens internkontrollsystem og kommunens system for tilsyn med virksomheter etter kap 4 a i kommunehelsetjenesteloven.

Merknad:

Kommunen mangler plan for tilsyn med virksomheter innen miljørettet helsevern og oversikt over ressursbehovet.Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har de fleste elementer i et internkontrollsystem for helsetjenesten på plass - dette gjelder også oppgaver innen miljøretta helsevern
• Kommunen mangler plan for og opplegg for gjennomføring av tilsyn med virksomheter
• Kommunelegen er delegert myndighet til å avgjøre saker etter kommunehelsetjenesteloven kap 4a
• Delegasjonsvedtaket er noe uklart ved at samme myndighet er delegert til flere.
• Det er ikke foretatt en gjennomgang av ressursbehovet innen miljørettet helsevern etter at kommunen har fått endrede tilsynsoppgaver på området.

Kommentarer:

Fylkeslegen ser det som viktig at kommunen utarbeider en plan for prioriterte tilsyn på grunnlag av en oversikt over alle virksomheter innen miljørettet helsevern kommunen skal ha tilsyn med. Prioritering av tilsyn bør være basert på en risikovurdering av helsefare og hvilke ressurser som bør være tilgjengelige.

Område 2:

Kommunens tilsyn med virksomheter

Det er ikke påpekt avvik eller gitt merknad på dette området.

Kommentar:

Kommunen er i ferd med å etablere tilsyn med virksomheter basert på internkontroll.

Dette vil kunne være arbeidsbesparende på sikt og samtidig bevisstgjøre virksomhetens eget ansvar for at de aktuelle myndighetskrav som gjelder blir ivaretatt og etterlevd. Personellet som skal utføre tilsyn bør være skolert i metoden for systemtilsyn

Kommunen har godkjent alle skoler, barnehager og frisørsalonger innen år 2000

Godkjenninger som er gitt på vilkår er fulgt opp ved egenrapportering fra virksomhetene

Område 3

Kommunens saksbehandling vedrørende saker etter kommunehelsetjenestelovens kap 4a

Det er ikke påpekt avvik eller gitt merknad på dette området.

Kommunelegen saksbehandler alle saker innen miljøretta helsevern

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Kst.ass.fylkeslege Magnar Kleppe
rådgiver Eva Kristin Ødegård
seniorrådgiver Asbjørn Berge