INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områda:

• Tilboda til personar med mistenkt mental svikt, herunder samhandling i helsetenesta og korleis ein sikrar medisinsk utgreiing
• Sakshandsaming ved tildeling av helsetenester, herunder korleis ein sikrar pasientmedverknad ved utforming av tilbodet, fagleg grunnlag for å fatte vedtak, omfang av hjelp i tildelinga, og om vedtak vert begrunna
• Sakshandsaming i samanheng med disponering av kontantytingar frå folketrygda, herunder grunnlag for vedtak, medverknad frå pårørande og ansvarleg sjukepleiar, dokumentasjon, melding og oppfølging av vedtaka

Det vart ikkje funne avvik, men gjeve 2 merknader ved dette tilsynet. Den første merknaden knyter seg til område 2 og den andre til område 3.

Dato: 10 oktober 2002

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Herøy kommune i perioden 19. og 20. august 2002. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegens planlagde tilsynsverksemd i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Ved tilsynet kom det ikkje fram noko særskilt under dette punktet.

3. Dokumentunderlag

Verksemdas eigen dokumentasjon:

• Administrativ organisasjonsmodell
• Organisasjonskart og oversikt over organisering av pleie- og omsorg
• Ansvar for kvalitetsarbei
• Systemansvar pleie- og omsorg
• Utvalssak vedrørende delegasjonsmyndighet
• Stillingsbeskrivelse/ delegasjonsreglement pleie- og omsorgsleder
• Stillingsbeskrivelse/ delegasjonsreglement avdelingsleder
• Velkommen til Loftsstua (Demensavdelingen)
• Prosedyre -medisinsk tilsyn i pleie- og omsorg
• Prosedyre -med. retningslinjer for skjerma avd. for aldersdemente
• Prosedyre -pasientjournal på institusjon
• Prosedyre -Teieplikt
• 5 prosedyrer for pleie og omsorg av pasienter på sjukeheim
• Prosedyrer -Rapport ved vaktskifte kveld/natt/dag og natt-tenesta samordning
• 3 prosedyrer for tverrfagleg samarbeid
• Henvisningsskjema til fysioterapi og ergoterapitenesta
• 3 prosedyrer vedrørande aldersdemente i heimetenesta
• Sjekkliste kartlegging av pasient
• 2 prosedyrer for transport, og sal av mat ved institusjonanen
• 3 prosedyrer vedrørande avviksrapportering
• Spørjeskjema til brukar i heimetenestene/ institusjonane
• Søknad om pleie- og omsorgstenester
• Tildeling av helse- og sosialtjenester
• Førebels melding i forvaltningsvedtak
• Legeopplysningar ved søknad om plass, og inn- og utskriv. frå inst.
• 8 prosedyrer for inn- og/utskriving på institusjon og i heimetenesta
• Vederlag for korttidsopphold, langtidsopphold, dagplass og sluttoppgjer
• Økonomirutinar for alders- og sjukeheimane
• Vedtak om disponering av kontantytelser
• Registreringsskjema for verdisaker
• Melding om storleik av trygdemidlar i bank
• Opplysninger om innteksforhold
• Samtykke
• Fullmakt
• Annulering av fullmakt
• Prosedyre for pasientregnskap og disponering av kontantyelser for langtidsboende
• Ansattelister og oversikt over medl. i tiltaksnemnda

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Brev frå Fylkeslegen til kommunen med melding om tilsyn 16.07.2002
• Brev fra Herøy kommune 30.07.2002
• Brev frå Fylkeslegen til kommunen med program 06.08.2002

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 16.07.2002

Opningsmøte: 19.08.2002

Intervju
11 personar vart intervjua

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• 4 søknadar på heimesjukepleie
• 8 søknadar på langtidsplass i sjukeheim, der minst 4 med demenssjukdom
• 11 fullstendige journalar for pasientar i sjukeheimen med demens sjukdom
• Protokoll med alle nødvendige opplysningar vedrørande tildeling av helsehjelp frå dei 8 siste møta i tiltaksnemnda
• Avviksprotokoll frå 2 avdelingar
• Dokumentasjon for avgjerd om overtaking av eigenandelen til pasientane, regnskap, journal og avgjerd om fullmakt til pårørande.

Sluttmøte: 20.08.2002

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Tilboda til personar med mistenkt mental svikt, herunder samhandling i helsetenesta og korleis ein sikrar medisinsk utgreiing.

Det blei ikkje funne avvik eller gitt merknader på dette området. Fylkeslegen merka seg at kommunen hadde lite systematisk internundervisning, og satsa lite på etter- og vidareutdanning for personalet i helsetenesta.

Område 2:

Kommunen si sakshandsaming ved tildeling av pleie- og omsorgstenester er noko mangelfull.

Merknaden er basert på følgjande observasjon:

• Det framgår ikkje av vedtaket at det byggjer på ein søknad
• I vedtaka blir det oppgitt feil klagefrist
• Alle som underteiknar søknad om pleie- og omsorgstenester samtykkjer samstundes i innhenting av helseopplysningar

Kommentarar:

I vedtak på institusjonsplass skal det liggja ved dokumentasjon frå søkjaren på kva det er søkt om. Klagefristen var i vedtaka satt til 3 veker, men etter kommunehelsetenestelova §2 -4 er den 4 veker.

Kommunen si sakshandsaming ved vedtak om disponering av kontantytingar frå folketrygda er ikkje heilt ut tilfredsstillande.

Merknaden er basert på følgjande observasjon:

• Det er ikkje alltid dokumentert kommunikasjon med pårørande når vedtak om disponering av kontantytingar blir fatta
• Fullmakt til pårørande om disponering av midlane vert gjeve med heimel i sosialtenestelova
• Premissane for vedtaka framgår ikkje alltid av journalane
• Kommunen brukar ulike skjema for vedtak om disponering av kontantytingar
• Mindre sum "lommepengar" blir oppbevart i ulåste skap på pasientroma i demensavdelinga

Kommentarar:

I forskrifta om disponering av kontantytingar viser ein til at pårørande evt. hjelpeverge skal takast med på avgjerda om at vedkomande ikkje er istand til å disponera midlane sine sjølv. Ved fullmakt til pårørande skal det synast til forskrifta om kontantytingar, ikkje til sosialtenestelova. I følge forskrifta skal vedtaket om overtaking av disponeringa av kontantytingar frå folketrygda være skriftleg, og det skal førast inn i beboarens journal. Leiinga for boforma har ansvar for at det blir ført regnskap med alle midlane for den einskilde beboar.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Ass.fylkeslege Magnar Kleppe
Seniorrådgivar Asbjørn Berge
Rådgivar Vigdis Rotlid Vestad
Rådgivar Astri Teien frå Statens helsetilsyn deltok som observatør