INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen har som formål å se til at Kristiansund kommune har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfølging
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem blir ivaretatt
• det er rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem der det er behov for slik plan Tilsyn innen same tema ble også gjennomført i Surnadal kommune 27.08. og ved Nordmøre og Romsdal HF, Kristiansund sykehus, Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) 28.08.2002. Disse tre tilsynene blir til en viss grad sett i sammenheng, og når de enkelte rapportene er ferdig, skal det utarbeides en samlerapport for erfaringsoverføring om samarbeid og samhandling.

Hovedkonklusjon

Kristiansund kommune har satt i verk systematiske tiltak for å avdekke psykiske problem hos barn og unge i risikogrupper. Det er ikke godtgjort at barn og unge med psykiske problem og behov for hjelp, blir fulgt opp av helsetjenesten og får individuell undersøking og oppfølging. Dette begrunnes med at det i enkelte saker ikke kan dokumenteres at pasienten er blitt undersøkt av lege før henvisning. Videre kan ikke kommunen i enkelte saker dokumentere at informasjon blir gitt til fastlege ved iverksetting av tiltak og ved henvisning.

Helsetjenesten i kommunen samarbeider med barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP), pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) og barnevernet. Dette blir ivaretatt av flere ulike formelle og uformelle samarbeidsordninger. Kommunehelsetjenesten har tilgang på veiledning fra spesialisthelsetjenesten gjeldende den enkelte pasient.

Kommunen har utarbeidet retningslinjer/ mal for individuelle planer. Malen er lite kjent, og i liten grad tatt i bruk.

Det ble gitt to avvik og en merknad til kommunen etter tilsynet.

Dato: 8. oktober 2002

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Kristiansund kommune 29. august 2002. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegenes planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år som skal gjennomføres i alle fylker. Tema og omfang er bestemt av Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kristiansund kommune er inne i en omorganisering. Kommunen går fra en linje/stabs organisasjon under rådmann, til 42 virksomheter med hver sin virksomhetsleder som har store deler av det administrative og faglige ansvaret for driften. Virksomhetene er direkte underlagt rådmannen og dennes to kommunalsjefer.

Arbeidet med nye organisering var ved gjennomføringen av tilsynet ennå ikke fullført. Det var lagt til grunn at hovedtyngden av arbeidet med barn og unge med psykiske problem er lagt til to virksomheter – Helsetjenesten og Psykiatritjenesten.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning: 1) Plan for helsestasjon, 2) Metodebok for helsestasjon, 3) Plan for skolehelsetjenesten, 4) Metodebok for skolehelsetjenesten, 5) Plan for helsestasjon for ungdom, 6) Organisasjonskart, 7) Liste over de som arbeider i helsestasjon og skolehelsetjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkeslegen i Møre og Romsdal, datert 22.04.2002
• Brev datert 05.07.2002 fra Kristiansund kommune med tilbakemelding vedlagt etterspurt dokumentasjon.
• Brev fra fylkeslegen til Kristiansund kommune vedlagt brev med spørsmål til barneverntjenesten og pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) i kommunen, gjeldende rutiner og erfaringer med samarbeid med helsestasjon, skolehelsetjenesten og barne- og ungdomspsykiatrisk polioklinikk.
• Brev av 17.07.2002 fra fylkeslegen til Kristiansund kommune med endelig program for tilsynet.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen skal avdekke om Kristiansund kommune har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfølging
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem blir ivaretatt
• det er rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem der det er behov for slik plan

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.04.2002

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 29.08.2002

Intervjuer - Fem personer ble intervjuet.

Verifikasjoner -følgende verifikasjoner ble gjennomført.
- 10 pasientjournaler fra helsestasjon og skolehelsetjenesten ble gjennomgått.
- Mal for individuelle planer ble framlagt og gjennomgått.

Sluttmøte ble avholdt samme dag som tilsynet ble gjennomført, den 27.08.2002.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Individuell undersøking og oppfølging av barn og unge med psykiske problem

Avvik 1:

Kommunehelsetjenesten kan ikke godtgjøre at helsestasjon og skolehelsetjeneste systematisk informerer fastlegen når de henviser eller iverksetter andre tiltak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgang av pasientjournaler ble det i enkelte saker avdekket at det ikke var dokumentert at informasjon blir gitt til fastlege ved iverksetting av tiltak og ved henvisning.

Avvik 2

Kommunehelsetjenesten kan ikke godtgjøre at de systematisk ivaretar at barn med psykiske problemer blir undersøkt av lege.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Kommunehelsetjenesteloven § 6-3, jfr. § 2-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgang av pasientjournaler ble det i enkelte saker avdekket at det ikke var dokumentert at pasienten var blitt undersøkt av lege før henvisning.

Område 2:

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området. Dette er basert på følgende observasjoner:

• Helsestasjon og skolehelsetjenesten inngår i strukturert tverrfaglig samarbeid med andre instanser. Arbeidet med barn og unge med psykiske problemer ivaretas til en viss grad av to psykiatriske sykepleiere i den psykiatriske hjemmetjenesten.
• Det blir opprettet ansvarsgrupper ved behov, og det blir skrevet referat fra ansvarsgruppemøtene. Referatene inneholder bl.a. oversikt over tiltak, hvem som har ansvar for å utføre tjenesten og for samordning og framdrift.
• Tjenestene er organisert slik at helsepersonell kan ivareta opplysnings- og meldeplikten til sosialtjenesten og barnevernet.

Område 3:

Følgende observasjoner ble gjort, og blir lagt til grunn for at det ikke blir gitt avvik:

• Forskrift for individuelle planer er kjent.
• Kommunen har oppretta en gruppe som har utarbeidet mal, søknadsskjema og prosedyrer som skal sikre oppfølging av innholdet i individuell plan.
• Det blir utarbeidet referat fra ansvarsgruppemøter som omhandler tiltak, ansvarsområde og koordinering av tiltak.

Merknad 1

Det er godtgjort at kommunen ivaretar hovedpunktene i individuell plan, men det er ikke utarbeidet tydelige planer for hver enkelt pasient som har krav på slik plan.

Følgene observasjoner er gjort, og blir lagt til grunn for at det blir gitt en merknad:

• Der det ennå ikke utarbeidet individuelle planer til alle pasienter som har krav på dette.
• Det er utarbeidet mal for slike planer, denne var ved tilsynet i liten grad tatt i bruk.

Kommentar

Pasientar med langvarige og koordinerte behov har rett på individuell plan etter lov om helsetjeneste i kommunene § 6-2 a jfr. forskrift om individuell plan.

Det blir utarbeidet referat frå ansvarsgruppemøter som omhandler tiltak, ansvarsområde og koordinering av tiltak. Det kan synes som om mye av dette kan tas over i en individuell plan og tilfredsstille de krav som forskrift om individuelle planar legg opp til. For barn og unge med psykiske problem med langvarige og koordinerte behov vil en individuell plan kunne bidra til større trygghet og planlegging, avklare ansvar og sikre samarbeid.

Fylkeslegen vil peke på at det er viktig at kommunen gjør kjent og tar i bruk utarbeidet mal, søknadsskjema og kriterier for individuell plan.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Åse Hansen, rådgiver (revisor)
Magnar Kleppe, ass. fylkeslege (revisor)
Einar Andersen, underdirektør (revisjonsleder)