INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens internkontrollsystem for helsetjenesten, med særlig vekt på miljøretta helsevern;
• kommunens systemfor tilsyn med virksomheter etter kapittel 4a i kommunehelsetjenesteloven
• kommunens tilsyn med virksomheter etter kapitel 4a i kommunehelsetjenesteloven ;
• kommunens saksbehandling vedrørende saker etter kap. 4a i kommunehelsetenestelova.

Kommunen er i gang med å utvikle og dokumentere internkontrollsystem for helsetjenesten, men utførere ikke tilsyn basert på internkontrollprinsippet. Kommunen har godkjent alle skoler og barnehager på nærmere fastsatte vilkår, basert på egenrapportering fra virksomhetene og uten at opplysningene er verifisert i tilstrekkelig grad og uten at vilkårene er fulgt opp.

Det ble ikke påpekt avvik ved tilsynet. Det ble gitt to merknader.

Dato: 03.09.2002

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Molde kommune innen miljørettet helsevern 13.06.2002. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunelegen fikk i 1996 myndighet til å fatte vedtak i enkeltsaker innenfor miljørettet helsevern. Kommunestyret fattet i 1999 vedtak om å trekke tilbake denne godkjenningsmyndigheten for kommunale skoler og barnehager.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kommunens internkontrollsystem for helsetjenesten med aktuelle prosedyrer relatert til miljøretta helsevern.
• Kommunens plan for tilsyn med virksomheter innen miljøretta helsevern
• Tre rapporter for tilsyn med virksomheter (vannverk, bassengbad og tatoveringsvirksomhet)
• Delegasjonsvedtak
• Oversikt over personell som arbeider med oppgaver innen miljørettet helsevern
• Dokumentasjon vedrørende godkjenning av Sellanrå, Langmyra og Kviltorp skoler

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 25.04.02 Varsel om tilsyn
• 16.05.02 Endring av dato for tilsyn
• 03.06.02 Endelig program for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.04.2002

Åpningsmøte ble avholdt 13.06.2002

Intervjuer: 5 personer ble intervjuet

Verifikasjon:

Det ble gjennomført verifikasjon ved befaring på Kviltorp skole sammen med kommunens representant. Fra skolen deltok vaktmester og inspektør. Formålet var å få dokumentert at de krav kommunehelsetjenesten hadde satt til bedring av barnas arbeidsmiljø var oppfylt. Dette synes i liten grad å ha skjedd. Det ble konstatert utilstrekkelig ventilasjon og avtrekk i klasserom, sløydrom spesialrom for elevene. I ett rom var det foretatt forbedringer med gulvkonstruksjonen.

To klasserom var innredet i Kviltorp videregående skole. Her var temperaturen uutholdelig for elever og lærere ved soloppvarming. Termometer synes å mangle i klasserommene. Skolen hadde ikke etablert internkontrollsystem i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager og forskriften var ikke tilgjengelig.

Sluttmøte ble avholdt 13.06.2002

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Kommunens internkontrollsystem for miljørettet helsevern

Det ble ikke konstatert avvik eller merknad på dette området

Område 2:

Kommunens tilsyn med virksomheter

Merknad:

Kommunen utfører ikke tilsyn med virksomheter basert på internkontrollprinsippet

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen utfører ikke tilsyn som systemrevisjon
• Kommunen har ikke utarbeidet plan for tilsyn med virksomheter

Kommentar:

I medhold av kommunehelsetjenestelovens kap 4a er det gitt en rekke forskrifter som nevnt ovenfor, som stiller krav til internkontroll i virksomheter som skoler, barnehager, bassengbad, frisørsalonger m.m. Tilsyn med disse virksomheter skal baseres på internkontroll som systemtilsyn. Tilsynsaktivitetene bør inngå i en plan som omfatter alle virksomheter som omfattes av kap 4a i kommunehelsetjenesteloven, og kommunen bør utføre planlagte tilsyn ut fra behov og risikovurderinger de enkelte virksomheter kan representere. Det foreligger et utkast av 18.02.02 utarbeidet av kommunelegen for tilsyn med virksomheter basert på risikovurderinger.

Område 3:

Kommunens saksbehandling vedrørende saker etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a

Merknad:

Kommunen ivaretar ikke saksbehandling av saker innen miljørettet helsevern på en tilfredsstillende måte

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Helseavdelingen er saksbehandler for alle saker innen miljørettet helsevern
• Alle skoler og barnehager i kommunen er gitt godkjenning på vilkår, noen med tidsavgrensning.
• Befaring på Kviltorp skole viste at vilkårene ikke var innfridd
• Godkjenning av skoler og barnehager er i stor grad basert på egenmelding når det gjelder internkontroll, uten at svarene er verifisert.
• Kommunen anser i dag skolene for å være uten godkjenning

Kommentarer:

Kommunen har ikke fulgt opp sin egen saksbehandling i forbindelse med godkjenning av skoler og barnehager der det er satt frist for oppfylling av vilkår til 31.12.1999. Det er ikke foretatt tilsyn for å avklare tilstanden i skoler og barnehager etter fristens utløp, eller om virksomhetene har etablert internkontrollsystem. I noen grad er det foretatt målinger når det fra enkelte skoler er reist problemstillinger vedrørende barn og elevers arbeidsmiljø. Det fremkommer ikke at det er tatt stilling til om forholdene kunne representere en helsefare for barna.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Kst.ass.fylkeslege Magnar Kleppe
rådgiver Tore Andersen
seniorrådgiver Asbjørn Berge