INNHALD

Samandrag

Systemrevisjonen har som føremål å sjå til at Surnadal kommune har planlagt, organisert og styrt sine helsetenester slik at:

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfølging
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem blir ivareteke
• det er rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem der det er behov for slik plan

I tillegg til nemnte område er fylkeslegen beden om å sjå etter om kommunen har eit fungerande internkontrollsystem på dei områda tilsynet omfattar. Fylkeslegen fann under tilsynet at Surnadal kommune manglar sentrale element i sitt internkontrollsystem for dei områda som skal sikre helsetenesta til barn unge med psykiske problem. Fylkeslegen har difor tatt dette opp som eit eige avvik, då det gjeld alle dei reviderte områda. For dei fagområda som tilsynet tek føre seg, har fylkeslegen sett på om kommunen sin praksis er i samsvar med kravet til fagleg forsvarleg verksemd slik det framgår av relevant helselovgjeving.

Tilsyn innan same tema blei også gjennomført ved Nordmøre og Romsdal HF, Kristiansund sykehus, Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) 28.08.2002, og Kristiansund kommune 29.08.2002. Desse tre tilsyna blir til ein viss grad sett i samanheng, og når rapportane frå alle tre er ferdig, skal det lagast ein samlerapport for erfaringsoverføring om samarbeid og samhandling.

Hovudkonklusjon

Det er godtgjort at dei barn og unge med psykiske problem og behov for hjelp, som blir oppdaga, blir følgt opp av helsetenesta, og får individuell undersøking og oppfølging. Kommunehelsetenesta har tilgang på rettleiing frå spesialisthelsetenesta i einskilde saker.

Helsetenesta i kommunen samarbeider med barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP), pedagogisk-psykologisk teneste (PPT) og barnevernet. Dette blir ivareteke gjennom fleire ulike formelle og uformelle samarbeidsordningar.

Kommunen har starta arbeidet med å utarbeide retningsliner/ mal for individuelle planar. Det er ikkje etablert system for utarbeiding av slike planar.

Kommunen manglar sentrale element i sitt internkontroll system for helsestasjon og skulehelsetenesta.

Surnadal kommune har ikkje skulehelseteneste i vidaregåande skule.

Det blei gitt tre avvik og ein merknad til kommunen etter tilsynet.

Dato: 13. desember 2002

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Surnadal kommune den 27. august 2002. Revisjonen er ein del av det fellestilsyn som skal gjennomførast i alle fylke, og tema og omfang er bestemt av Statens helsetilsyn. Tema for revisjonen er helsetenesta til barn og unge med psykiske problem.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda, ved hjelp av internkontroll, ivaretek ulike myndigheitskrav. Revisjonen omfatta undersøking av:

• om aktivitetar blir utført slik dei er framstilt skriftleg og muntleg
• om verksemda når måla sine, og om den blir driven innanfor dei rammer som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Ved verifikasjon kontrollerer tilsynet om rutiner og instruksar blir følgt i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller myndigheitskrava.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Surnadal kommune er ein kommune med i overkant av 6300 innbyggjarar. Det blei ikkje registrert særlege tilhøve ved verksemda.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon som blei tilsendt før tilsynet blei gjennomført:

• Administrativ struktur
• Organisasjonskart for helse- og sosialtenesta
• Liste over dei som arbeider med barn og unge i helsetenesta
• Brosjyre om tverretatleg gruppe for barn og unge
• Mal for individuell habiliteringsplan
• Mal for overordna individuell plan
• Plan for skulehelsetenesta i Surnadal 2001 – 2005
• Plan for forebyggande tiltak for barn og unge 1997 – 1999
• Psykiatriplan, rullering 2002

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn frå Fylkeslegen i Møre og Romsdal, datert 22.04.2002
• Brev motteke 21.06. og 08.08.2002 frå Surnadal kommune med tilbakemelding vedlagt deler av etterspurt dokumentasjon.
• Brev av 28.06.2002 frå Fylkeslegen til Surnadal kommune vedlagt brev med spørsmål til barneverntenesta og pedagogisk-psykologisk teneste (PPT) i kommunen, gjeldande rutinar og erfaringar med samarbeid med helsestasjon, skulehelsetenesta og barne- og ungdomspsykiatrisk polioklinikk.
• Utfylt skjema frå pedagogisk-psykologisk teneste i kommunen, motteke 16.08.2002.
• Utfylt skjema frå barneverntenesta i kommunen, motteke 16.07.2002.
• Brev av 17.07.2002 frå Fylkeslegen til Surnadal kommune med endeleg program for tilsynet.
• Førebels rapport frå tilsynet av 11.09.2002.
• Merknader frå kommunen til førebels rapport motteke av Fylkeslegen etter at frist for tilbakemelding var gått ut og rapport sendt til kommunen.
• Korrigert tilsynsrapport datert 13.12.2002.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen skal avdekkje om Surnadal kommune har planlagt, organisert og styrt sine helsetenester slik at:

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfølging
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem blir ivareteke
• det er rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem der det er behov for slik plan .

Melding om tilsyn blei sendt ut 22.04.2002.

Tilsynet blei gjennomført 27.08.2002.

Intervju: seks personar blei intervjua.

Verifikasjonar

Følgjande verifikasjonar blei gjennomført:

• 10 pasientjournalar/ helsekort frå helsestasjon og skulehelsetenesta blei gjennomgått.
• I tillegg blei det, før tilsynet, innhenta opplysningar per post frå pedagogisk-psykologisk teneste og barnevernet i kommunen om rutinar og erfaringar med samarbeidet med helsestasjon, skulehelsetenesta og barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk.

Sluttmøte var halde same dag som tilsynet vart gjennomført, den 27.08.2002.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Følgjande observasjonar blei gjort, og blir lagt til grunn for at det ikkje blir gitt avvik:

• Det blei godtgjort at helsestasjonen og skulehelsetenesta systematisk arbeidde for at elever som har behov for oppfølging får dette.

Avvik 1

Surnadal kommune har ikkje skulehelseteneste i den vidaregåande skulen

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-3, jfr. forskrift om skulehelseteneste § 2 jfr. § 1.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• I motteke dokumentasjon gjekk det ikkje klart fram at det er skulehelseteneste ved den vidaregåande skulen i kommunen. Dette blei stadfesta i intervjua at slik teneste ikkje finst ved skulen.

Følgjande observasjonar blei gjort, og blir lagt til grunn for at det ikkje blir gitt avvik:

• Helsestasjon og skulehelsetenesta har tverrfagleg samarbeid med andre instansar. Rutinar for det faste samarbeidet er kjent av alle involverte partar.
• Det blir oppretta ansvarsgrupper ved behov, og det blir skrive referat frå møta. Referata gir oversikt over tiltak, kven som har ansvar for å gi tenesta og kven som sikrar samordning og framdrift.
• Tenestene er organisert slik at helsepersonell kan ivareta opplysning - og meldeplikta til sosialtenesta og barnevernet.
• Det er tilrettelagt for å kunne diskutere saker anonymt for å sikre best mogleg kompetanse i vurderinga av om forhold skal meldast eller ikkje.

Merknad 1

Følgjande observasjonar blei gjort, og blir lagt til grunn for at det blir gitt ein merknad:

• Det er få eller ingen skriftlege retningsliner for samarbeidet om barn og unge med psykiske problem i kommunen.

Kommentar

• For å sikre eins forståing av kven som har ansvar, og korleis samarbeidet skal sikrast bør kommunen vurdere å omtale praksisen i eit eller fleire dokument.

Område 3:

Rutinar for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem der det er behov for slik plan

Avvik 2

Surnadal kommune har ikkje etablert system for utarbeiding av individuelle planar

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om helsetenester i kommunene § 6-2 a, jfr. forskrift av om individuelle planer

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Forskrift for individuelle planer er kjent, men ikkje teken i bruk.
• Kommunen har starta arbeidet med individuelle planar. Det er utarbeidd "utkast" til mal for individuell plan. Utkastet er lite kjent, og ikkje teke i bruk.
• Det er ikkje utarbeidd individuelle planer for enkelte pasientar der krava i forskrift om individuelle planer er lagt til grunn.
• Kommunen har ikkje godtgjort at ansvar og myndigheit gjeldande individuell plan er fordelt.

Område 4

Internkontrollplikt i kommunehelsetenesta

Avvik 3

Kommunen manglar sentrale element i sitt internkontrollsystem for helsestasjon og skulehelsetenesta.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

• Lov om statleg tilsyn med helsetjenesten § 3, jfr. lov om helsetjenesten i kommunene § 1-3 a

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Surnadal kommune manglar sentrale element i sitt internkontrollsystem for dei områda som skal sikre helsetenesta til barn og unge med psykiske problem.
• System for utarbeiding av prosedyrar, avvikshåndtering, revisjon, systematisk forbetring og dokumentstyring manglar.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kven som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Åse Hansen, rådgjevar (revisor)
Magnar Kleppe, ass. fylkeslege (revisor)
Einar Andersen, underdirektør (revisjonsleiar)
Sissel Tho, avd. direktør, Sosial- og familieavd., Fylkesmannen i Møre og Romsdal (observatør)