INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens internkontrollsystem for helsetjenesten, med særlig vekt på miljøretta helsevern;

kommunens system for tilsyn med virksomheter etter kapittel 4a i kommunehelsetjenesteloven;

kommunens tilsyn med virksomheter etter kapitel 4a i kommunehelsetjenesteloven etter følgende forskrifter:

• forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager
• forskrift om badeanlegg, bassengbad m.v.
• forskrift om drikkevann og vannforsyningsanlegg
• forskrift om hygienekrav for frisør- hudpleie og tatoveringsvirksomheter m.v. kommunens saksbehandling vedrørende saker etter kap. 4a i kommunehelsetenestelova.

Kommunen har etablert internkontrollsystem i helsetjenesten som også omfatter miljørettet helsevern. Helsetjenesten utfører en betydelig aktivitet når det gjelder tilsyn med virksomheter innen miljørettet helsevern. Kommunen har ikke etablert tilsyn basert på internkontroll. Det mangler også en fastlagt plan for tilsyn med oversikt over ressursbehov. Søknader om godkjenning fra de videregående skoler er ikke ferdigbehandlet fra helsetjenestens side.

Det ble ikke konstatert avvik ved tilsynet. Det framkom tre merknader

Dato: 04.02.02

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Ålesund kommune innen miljørettet helsevern 29.01.2002. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ålesund kommune holder på å gjennomføre en betydelig omorganisering og – strukturering.

Fase 1 med distriktsorganisering og lokal styring var etablert. Oppgaver innen miljørettet helsevern var lagt til stabsfunksjon og helseavdelingen var nedlagt. En videreføring av dette var under arbeid. Kommuneoverlege var tilsatt i halv stilling for å ivareta de offentlige oppgavene. Kommuneoverlegen var for tiden permittert i ca 2 måneder. Den faste vikar, med lang erfaring innen feltet, fungerte under fraværet.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Internkontrollsystem for sektoren med prosedyrer
• Tilsynsplan for drikkevann og vannforsyningsanlegg fra næringsmiddeltilsynet
• Fire tilsynsrapporter
• Delegasjonsvedtak
• Oversikt over personell som arbeider med oppgaver innen miljørettet helsevern
• Oversikt over planlagte og utførte tilsyn i 2001 og årsmelding for år 2000 ble overlevert under tilsynet

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 05.10.01 Varsel om tilsyn
• 08.10.01 Tilbakemelding fra kommunen om utsettelse av tilsynet grunnet internasjonalt besøk av helsepersonell fra Baltikum-regionen
• 19.10.01 0versendelse av dokumentasjon fra kommunen
• 24.10.01 Brev fra fylkeslegen om utsettelse av tilsynet til neste år
• 13.12.01 Endring av tidspunkt for tilsynet til 29.01.02 med program

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.10.2001

Åpningsmøte ble avholdt 29.01.2002

Intervjuer: 4 personer ble intervjuet

Verifikasjoner: Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

Gjennomgang av 3 rapporter fra tilsyn/inspeksjoner

Sluttmøte ble avholdt 29.01.2002

5. Reviderte områder og funn

Område 1:
Kommunens internkontrollsystem og kommunens system for tilsyn med virksomheter etter kap 4 a i khl.

Merknad:

Kommunens internkontrollsystem mangler en helhetlig plan for prioritert tilsyn med virksomheter innen miljørettet helsevern og oversikt over ressursbehovet

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har internkontrollsystem for helsetjenesten i kommunen som omfatter oppgaver innen miljøretta helsevern
• Arbeid med kartlegging og plan for tilsyn med virksomheter er påbegynt
• Kommuneoverlegen er delegert myndighet til å avgjøre saker etter kommunehelsetjenesteloven kap 4a
• Kommunen har spesialkompetanse i form av teknisk hygienisk personell med særskilt arbeidsbeskrivelse
• Det foreligger ikke oversikt eller vurdering av ressursbehovet på området

Kommentarer:

Fylkeslegen ser det som viktig at kommunen utarbeider en plan for prioriterte tilsyn på grunnlag av en oversikt over alle virksomheter innen miljørettet helsevern kommunen skal ha tilsyn med. Prioritering av tilsyn bør være basert på en risikovurdering av helsefare og hvilke ressurser som bør være tilgjengelige.

Område 2:

Kommunens tilsyn med virksomheter

Merknad

Kommunen utfører ikke tilsyn med virksomheter basert på internkontroll

Merknaden bygger på følgende observasjoner

• Det er utført ca 6o tilsyn i 2001 med forskjellige typer virksomheter, i hovedsak etter forskrift for frisørsalonger m.v.
• Tilsynene er utført som inspeksjoner eller som ledd i godkjenninger
• Det foreligger ikke en kommunal prioritering som grunnlag for tilsyn
• Det kommunale næringsmiddeltilsyn medvirker til en viss grad i tilsynet

Kommentarer

Kommunen bør i større grad utføre tilsyn som systemrevisjoner. Dette vil kunne være arbeidsbesparende på sikt og samtidig bevisstgjøre virksomhetens eget ansvar for at de aktuelle myndighetskrav som gjelder blir ivaretatt og etterlevd.

Område 3

Kommunens saksbehandling vedrørende saker etter khl. kap 4a

Merknad:

Kommunen har fortsatt ikke tatt stilling til alle søknader vedrørende godkjenning av skoler.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Helsetjenesten vurderer og behandler alle saker som den får kunnskap om i henhold til fullført saksbehandling og etter forvaltningslovens regler
• Kommunelegen og teknisk-hygienisk ingeniør er saksbehandler på alle saker innen miljøretta helsevern
• Det foreligger søknader fra videregående skoler som ikke er ferdigbehandlet
• Samtlige barnehager og kommunale skoler er godkjent.

Kommentarer

Kommunen må snarest ta stilling til søknader om godkjenning fra de videregående skoler. Dersom vilkårene for godkjenning ikke er til stede må kommunen fatte vedtak om at søknaden ikke kan imøtekommes. Virkemidler etter kommunehelsetjenesteloven. kap 4a bør i så fall vurderes iverksatt.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Kst. ass. fylkeslege Karsten Vingen
seniorrådgiver Asbjørn Berge