INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områda:

• Internkontroll
• Godkjenning
• Tilsyn

Bremanger kommune har ikkje kome i gang med ei samordna kartlegging og godkjenning av skular og barnehagar etter forskrift om miljøretta helsevern i skular og barnehagar av 1 desember 1995.

Det har på initiativ frå skulesjefen vore gjort ei administrativ kartlegging i 1997, vidare har kommunelege Shanker i juni 2000 gjort ei kartlegging av skulen i Svelgen og Langeneset barnehage. Rektor ved Hauge skule har og saman med verneombodet, gjort ei kartlegging ved denne skulen i mars 2000.

Men kommunen har ikkje gjort eit arbeid for å samordne arbeidet med kartlegging eller utarbeidd eins skjema for slik kartlegging. Følgjeleg er det heller ikkje kome i stand ein prosess vidare mot godkjenning og tilsyn. Det er heller ikkje drøfta om kven som skal ha godkjenningsmynde dersom dette vert andre enn kommunestyre. Det er heller ikkje gjort vedtak om delegasjon for tilsyn med skular og barnehagar.

Det er vårt inntrykk at kommunen har vore for opphengd i at prosessen naudsynleg ville føre til store økonomiske utlegg, og at ein av den grunn har utsett det heile i staden for å gjere ei kartlegging og begynne med dei enkle tinga som kan gjerast ved kvar einskild institusjon i samarbeid mellom lærar/styrar og elevar. Og det har heller ikkje vore tilstrekkeleg bevist at godkjenningsprosessen kunne gjerast trinnvis ved å bruke retten til å godkjenne med dispensasjon.

Det er vidare klarlagt at kommunen ikkje har etablert eit overordna internkontrollsystem for helsetenesta der miljøretta helsevern er inkorporert. Heller ikkje er dette innlagt som ein del av dei internkontrollprosedyrane som kommunen har utarbeidd med grunnlag i HMS forskrifta.

Det er avdekkja 3 avvik under denne systemrevisjonen. Desse er nærare omtala under avsnitt 5 som omhandlar reviderte område og funn.

Dato: 29 september 2000

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Bremanger kommune den 26 september 2000. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år. Revisjonen er initiert på bakgrunn av eit brev frå rektor ved Hauge skule om miljøretta helsevern i skular og barnehagar i kommunen.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførte slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjon. Verifikasjon inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Bremanger kommune er ein kommune i nordvestlege delen av fylke med i alt 4100 innbyggjarar. Hjørnesteinsbedrifta i kommunen er Elkem ASA med sitt smelteverk lokalisert i Svelgen. Det er i alt 7 skular og 7 barnehagar i kommunen. Det er ingen vidaregåande skule i kommunen og elevane må såleis pendle til nabokommunar, vesentleg Flora.

Som omtala ovanfor er ein ikkje komen i gang med godkjenningsprosessen etter forskrift om miljøretta helsevern i skular og barnehagar.

Kommunen manglar eit overordna system for internkontroll med helsetenesta i kommunen, men dei har eit internkontrollsystem med tilhøyrande prosedyreperm bygd opp med grunnlag i HMS forskrifta. Kommunelege Shanker har og bygd opp eit internkontrollsystem for legetenesta, men dette er ikkje utvida til å omfatte den totale helsetenesta, og heller ikkje miljøretta helsevern

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Organisasjonskart for kommunen
• Felles delegasjonsreglement frå februar 97
• Delegasjonsvedtak frå rådmannen til kommunelege I i samsvar med generelt delegasjonsreglement
• Årsmelding for legetenestene 1999.
• Kartlegging ved Hauge skule frå mars 2000
• Kartlegging frå Svelgen skule av juni 00
• Kartlegging av Langeneset barnehage av juni 00
• Administrativ vurdering av skular og barnehagar i Bremanger kommune frå 1997.

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Varsel om revisjon av 14 august 2000
• Framsending av dokument i brev av 300800
• Framsending av ytterlegare dokumentasjon i brev av 11 september 00
• Vårt brev av 19 september 2000 med framlegg til intervjupersonar og timeplan for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

• Internkontroll
• Godkjenning
• Tilsyn

Melding om tilsyn blei sendt ut 14 august 2000

Formøte vart ikkje halde

Opningsmøte vart halde den 26 september kl. 11.15

Intervjuer
Følgjande personar vart intervjua:
Rådmann Tor Kristian Gullhaugen
Skulesjef Gunnar Skjølberg
Rektor Kåre Myklebust
Helsesyster Norunn Midthjell
Kommunelege K. Shanker
Teknisk sjef Ole Bjørn Førde

Verifikasjon
Ein hadde før tilsynet gått gjennom den tilsende dokumentasjonen. Men ettersom kommunen ikkje hadde tilrettelagt eit internkontrollsystem for helsetenesta eller utarbeidd prosedyrar for godkjenning og tilsyn med miljøretta helsevern i skular og barnehagar, og følgjelege ikkje hadde godkjend nokon institusjon, eller gjort vedtak om delegasjon av tilsyn, låg det ikkje føre relevante dokument for verifikasjon i løpet av tilsynet.

Sluttmøte var halde kl. 15.00-.15.30 og her var alle som deltok i intervjua til stade.

5. Reviderte område og funn

Område 1: Internkontroll.

Avvik 1.

Manglande internkontrollsystem for helsetenesta og spesielt på området miljøretta helsevern i skular og barnehagar.

Manglande internkontrollsystem er eit avvik i medhald av tilsynslova sin § 3 der det heiter:

Dette kravet er inkorporert i Forskrift om miljøretta helsevern i skular og barnehagar § 4 der det heiter:

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:
Lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 3 og forskrift om miljøretta helsevern i skular og barnehagar § 4.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen hadde ikkje utarbeidd eit internkontrollsystem for helsetenesta totalt og området miljøretta helvern var helle ikkje ein integrert del av det internkontrollsystemet som kommunen hadde utarbeid med grunnlag i HMS forskrifta.
• Dei som vart intervjua kjende til forskrifta og tilhøyrande dokument, mellom anna veiledaren frå Statens helsetilsyn, men dei hadde ikkje gått vidare med faktisk kartlegging og ikkje etablert eit system for godkjenning og tilsyn i medhald av forskrifta.
• Kommunene kunne såleis ikkje leggje fram prosedyre for samordna og eins kartlegging, system for godkjenning eller delegasjonsvedtak om tilsyn.
• Vi fekk heller ikkje forståing for at kommunen enno har ein samordna og felles forståing for korleis dei skal ivareta dei krav som er nedfelt i forskrifta.

Område 2: Godkjenning

Avvik 2

Kommunen har enno ikkje godkjend nokon skule eller barnehage i medhald av krav i forskrifta § 6. Alle verksemder som er omfatta av forskrifta og i gang på det tidspunkt forskrifta tok til å gjelde skulle vore godkjende innan 31.12.1998.

Avvike frå følgjande myndigheitskrav:
Forskrift om miljøretta helsevern i skular og barnehagar § 6.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunestyret har ikkje godkjend nokon barnehage eller skule i medhald av gjeldande regelverk. Følgjeleg kunne det heller ikkje leggjast fram døme på slike godkjenningar.
• Kommunen er ikkje komen i gang med å utarbeide malar korkje for søknader eller godkjenning av barnehagar og skular, i samsvar med forskrift om miljøretta helsevern.

Område 3. Delegasjon

Kommunestyret har ikkje gjort vedtak om kven som skal føre tilsyn med skular og barnehagar i medhald av forskrift om miljøretta helsevern.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:
Forskrift om miljøtretta helsevern i skular og barnehagar § 25.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

Kommunestyret har ikkje, så langt vi kan sjå dokumentert, drøfta korleis eller kven som skal ivareta tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret. Det er fastsett i § 25 at godkjenning og tilsyn er lagt til kommunestyret, men intensjonen bak denne bestemmelsen er at kommunestyret skal stå fritt til å fastsetje kva organ som skal ha tilsyns- og godkjenningsmynde. Forskrifta føreset at særleg tilsynsmynde vert delegert og at helsetenesta vert ein sentral samarbeidspartner i dette arbeidet slik at det vert teke fullgodt omsyn til dei helsemessige tilhøva i skular og barnehagar.

Merknad:

Det var ikkje funne område under denne revisjonen der vi fann at det var grunnlag for merknader.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Fung. fylkeslege Arne Sunde, revisjonsleiar
Rådgjevar Børg Eikum Tang, revisor