INNHALD

• Internkontroll
• Godkjenning
• Tilsyn

I 1997 var det gjennomført ei kartlegging av innemiljøet i skular og barnehagar, leikeapparat og uteområda i barnehagane. Dette var det grunnlagsmaterialet som skulane og barnehagane nytta som bakgrunnsmateriale for søknader om godkjenning etter forskrifta om miljøretta helsevern.

Leiarane frå skule- og barnehagesektoren som vart intervjua under tilsynet hadde god kunnskap om regelverket for miljøretta helsevern. Skulehelsetenesta har gode rutinar når det gjeld sitt ansvar innafor smittevern og den psykososiale delen av miljøet. Både teknisk sektor, skulesektoren og helsesektoren er viktige samarbeidspartar innafor godkjenningsprosessen for miljøretta helsevern.

Kommunestyret har ikkje delegert korkje godkjennings- eller tilsynsmynde. Leiarforankringa er dårleg når det gjeld framdrift av prosessen med å utvikle eit overordna internkontrollsystem som inkorporerer miljøretta helsevern.

Kommunen har ikkje etablert system med oversikt over lover, regelverk og prosedyrar for gjennomgang av dei områda som er omfatta av forskrift for miljøretta helsevern i skular og barnehagar. Dei som er involvert i prosessen har god kjennskap til regelverket, men ansvarsavklaringa er utydeleg.

Revisjonen synte at sakshandsaminga ved søknad om godkjenning av institusjonane har vore "lagt på is" sidan kommunelege 1 stillinga vart ledig i 1998. No har kommunen fått tilsett ein person i kommunelege 1 stillinga, han skal starte opp i stillinga i løpet av andre kvartal i år. Kommuneleiinga meiner det vil hjelpe på den vanskelege situasjonen som kommunen har hatt på dette området dei siste par åra.

Under revisjonen vart det avdekt 4 avvik og 1 merknad på dei reviderte områda. Desse er nærare omtala under avsnitt 5, som omhandlar reviderte område og funn.

Utarbeidd dato: 13.03.2000.

Revisjonen går inn som ein del av fylkeslegen sitt planlagde revisjonsarbeid i år.

Systemrevisjonen sitt føremål er å vurdere korleis dei ulike myndigheitskrava vert ivaretekne i verksemda ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta mellom anna undersøking om:

• internkontrollen i verksemda er føremålstenleg og dekkjande
• aktivitetar vert utførte slik som dei er skrivne og uttalte
• verksemda når sine mål og driv verksemda si innanfor dei rammer som myndigheitene har sett.

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju, samtaler og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar i praksis vert følgde. Rapporten tek føre seg avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik vert definert som manglande oppfylling av dei krav myndigheitene har sett i lov og forskrift.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheitene finn det naudsynt å peike på.

Fylkeslegen har revidert følgjande område:

• Miljøretta helsevern i barnehagar og skular

Kommunen manglar eit overordna system for internkontroll for helsetenesta i kommunen. I tillegg til vakanse i kommunelege 1 stillinga sidan 1998, har det vore mange permisjonar / nytilsettingar og lite kontinuitet i mange fagstillingar i helsesektoren i kommunen. Dette vert framstilt som ei viktig årsak til at kommunen er komen så kort i dette arbeidet.

Ein barnehage i kommunen har fått godkjenning i samsvar med den nye forskrifta før 1. 1. 99.

Kommunestyret har ikkje gjort vedtak om å delegere godkjennings- og tilsynsansvar for miljøretta helsevern. Det vart opplyst under tilsynet at kommunen er i gang med å utarbeide nytt delegasjonsreglement, der det vert teke omsyn til forskrift om miljørtta helsevern i barnehagar og skular frå 1995.

Aktuelle lover, forskrifter og rundskriv.

• Lov om helseteneste i kommunane av 19. november 1982
• Lov om statleg tilsyn med helsetenesta av 30. mars 1984
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.febr. 1967
• Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular nr. 928 av 01.12.1995
• Veileder nr. 3-98 frå Statens helsetilsyn til ovannemnde forskrift
• Rundskriv IK –12/98 (av 29 mai 1998) frå Statens helsetilsyn om kommunenes tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetenestelova kap. 4a plikter å føre internkontroll.

Dokument frå Eid kommune:

• Delegasjonsreglement for Eid kommune frå 1996
• Organisasjonskart for kommunen
• Utfyllte skjema for grunnlagsdata for godkjenning av barnehagar og skular
• Namneliste over personar som har viktige funksjonar i høve til miljøretta helsevern i barnehagar og skular
• Kartlegging av leikeapparat i skulane
• Kartlegging av uteområde i barnehagane
• Kartlegging av inneklima i skular og barnehagar
• Korrespondanse mellom Eid kommune og Fylkeslegen.

Opningsmøtet starta kl 11.00. Til stades var dei som vart intervjua frå kommunen, rådmannen, helse- og sosialsjef, avdelingsingeniør teknisk sektor, skulelege (kommunelege2), leiande helsesyster, rektor, styrar i barnehage og revisjonsteamet frå Fylkeslegen.

Intervju: Sju personar vart intervjua.

Sluttmøte kl 15.00

Oppsummering med presentasjon av resultata.

Verifikasjon:

Internkontroll

• Kommunen kunne ikkje dokumentere at søknadsprosedyrar var på plass for godkjenning av barnehagar og skular. Berre ein barnehage er godkjent i samsvar med forskrifta.
• Kommunen har ikkje arbeidd ut søknadsskjema eller prosedyrar for handsaming av søknader etter forskrifta.
• Kommunen har gjennomført kartlegging av inneklima, leikeområde og leikeapparat i barnehagane i kommunen. Desse føreligg i eigne rapportar.

• Internkontroll
• Kommunen si godkjenning av verksemder som er omfatta av forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular
• Kommunen sitt tilsyn med miljøretta helsevern i barnehagar og skular

Systemrevisjonen synte at Eid kommune har teke mot bakgrunnsstoff til søknader om godkjenning frå alle skular og barnehagar i kommunen. Bortsett frå ein barnehage, som har fått godkjenning, så har ikkje kommunen handsama søknadene.

Dei tilsette har god kunnskap om regelverket for miljøretta helsevern både i skule, teknisk sektor og helsesektoren.

Kommunen har ikkje laga plan for internkontrollsystem med oversikt over lover og regelverk for helsetenesta i kommunen.

Undervisningssektoren har implementert miljøretta helsevern i sine prosedyrar for HMS. Eigenkontroll og internkontroll er ein del av systemet på sektor - nivå i skule- og barnehagesektoren, men samordninga frå toppleiinga i kommunen er ikkje på plass.

Revisjonen avdekte 4 avvik og 1 merknad innafor dei reviderte områda.

Avvik 1

Observasjon:

Det er ikkje etablert eit internkontrollsystem i kommunen jf. § 3 i Lov om statleg tilsyn med helsetenesta Plikt til å opprette internkontroll og tilsyn med at det føres internkontroll. Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjeneste planlegges , utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift.

Dette lovkravet inkorporerer § 4 i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Leder av virksomheten har ansvar for å påse at bestemmelsene i medhold av denne forskrift overholdes, og skal rette seg etter de pålegg som kommunestyret til enhver tid gir. Virksomhetens eier skal påse at det er etablert et internkontrollsystem.

Avvik 2

Observasjon:

Kommunen kan ikkje dokumentere systematiske tiltak for å sikre seg naudsynt kompetanse til å ivareta oppgåver i høve til miljøretta helsevern

Avvik frå Lov om kommunehelseteneste § 3-3

Kommentar:
Forskrift om miljøretta helsevern er heimla i kommunehelsetenestelova § 4a-1 annet ledd og § 4a-4 annet ledd samt lov om tobakkskader.

I § 6 i forskrifta 4.ledd heiter det: Søknad om godkjenning skal inneholde dokumentasjon som viser hvordan virksomhetens eier vil sikre at virksomheten planlegges, etableres, drives og videreutvikles i samsvar med forskriftens bestemmelser.

Vidare heiter det i § 25, 3.ledd i forskrifta: Foruten å føre tilsyn med at forskriftens bestemmelser overholdes, skal kommunen og dens helsetjeneste bistå med råd og veiledning etter forespørsel og ellers når sakens art gir grunn til det.

Dette føreset at kommunen har tilsett personell med naudsynte kvalifikasjonar for å arbeide i og å administrere helsetenesta. Jf. § 3-3 i Lov om kommunehelseteneste.

I den tida som kommunen ikkje har hatt tilsett kommunelege 1, har det heller ikkje lukkast for kommunen å få avtale / eller påleggje nokon andre å ta ansvar for det arbeidet kommunen er pålagd innafor miljøretta helsevern i barnehagar og skular etter forskrifta frå 1995. Kommunen har heller ikkje gjort avtale med personell utanfor kommunen som har teke på seg ansvaret for denne delen av tenesta.

Avvik 3

Observasjon:

Berre ei av verksemdene som har søkt om godkjenning har fått slik godkjenning etter forskrifta.

Godkjenningsprosessen er ikkje komen i gang for dei andre institusjonane og det er ikkje utarbeidd internkontrollsystem for godkjenningsprosessen i samsvar med forskrifta.

Avvik frå Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular § 6 siste ledd

Avvik 4

Observasjon:

Kommunen har ikkje planlagt og delegert mynde for tilsynsfunksjonen. Det er heller ikkje etablert internkontrollsystem for tilsyn med miljøretta helsevern i barnehagar og skular.

Kommunen har ikkje teke stilling til kven som skal føre tilsyn med skular og barnehagar. Jf Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular § 25

Kommunestyret fører tilsyn med at disse forskrifter overholdes.

Merknad 1

Leiarforankringa når det gjeld utvikling og framdrift av prosessen med å utvikle eit internkontrollsystem er uklar.

Det er ikkje dokumentert kven som har ansvar på ulike nivå, kva som skal gjerast, korleis oppgåvene skal løysast med omsyn til godkjenning og tilsyn.

I tabellen under er det gjeve oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Frå Fylkeslegen møtte:
ass. fylkeslege Arne Sunde, revisor
fylkessjukepleiar Åge W. Bøyum, revisor
rådgivar Bjørg Eikum Tang revisjonsleiar