INNHALD

Samandrag

Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Internkontroll
• Tilbod om helseundrsøkingar og rettleiing til skuleelevar
• Tilbod til elevar med særskilde behov
• Tiltak for å få oversikt over helseproblem blant elevar og risikofaktorar som kan ha samanheng med skulemiljøet.

Førde kommune gjev tilbod om skulehelseteneste til alle grunn- og vidaregåande skular i kommunen. Leiande helsesyster er administrativ leiar for skulehelsetenesta, medan det medisinsk faglege ansvaret er lagt til skulelegen. Dei tilsette kjenner godt til krav fastsett i lover og føreskrifter. Innføring av den nye "veilederen" for helsestasjons og skulehelsetenesta er komen i gang, og dannar grunnlag for utarbeidinga av nye års- og handlingsplanar i kommunen.

Alle som byrjar i grunnskulen og på vidaregåande skule får tilbod om helseundersøking. Det vert gjeve tilbod om individuelle samtalar og det vert sendt ut informasjonsmateriell til skule, heim og til elevane. Det er etablert faste tverrfaglege samarbeidsmøte mellom skulehelsetenesta og samarbeidspartnarar som skule, PPT, barnevern, sosialkontor og habiliteringseininga. Elevar med spesielle behov vert følgde opp både individuelt og i grupper.

Skulelegen har gjennomført undersøkingar om skuleelevar sin situasjon. Kunnskapen om helsetilstand og risikofaktorar i skulemiljøet vert formidla vidare gjennom rapportar frå undersøkingar, årsmeldingar og munnleg formidling til skuleleiing, foreldregrupper, i brev til kommuneleiinga og gjennom media.

Kommunen er godt i gang med å utvikle eit overordna system for kvalitetsutvikling og internkontroll. Arbeidet er forankra hjå helse- og sosialsjefen, der kvar delteneste er ein integrert del av systemet. Kommunen har planar om å få dette i drift innan utgangen av år 2000.

Dato: 16.08.2000.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved skulehelsetenesta i Førde kommune 14.06.2000.

Revisjonen er ein del av fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år 2000.

Målet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek vare på ulike krav frå styresmaktene ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførte slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Skulehelsetenesta er ein del av helsestasjonsverksemda i kommunen og er organisert som ei delteneste under helse- og sosialetaten. Skulehelsetenesta har fast kontorstad og kontortid ved alle skulane i kommunen, unnateke krinsskulane. Det er tilsett 7 helsesystrer i tilsaman 5,5 stillingsheimlar, 1 av stillingane er knytt til helsetenesta for flyktningar, 2 skulelegar i deltidsstillingar fordelt på 18 t/veke og ein kontormedarbeidar. Kommunen har tidlegare kjøpt jordmorteneste frå jordmødre på SSSF, men det er no oppretta 70% stilling for jordmor i kommunen. Det er tilsett 2 jordmødrer, ei i 50% og ei i 20% stilling. Jordmorkompetanse vert ikkje nytta til svangerskapsførebyggande arbeid i skulehelsetenesta. Fysioterapiverksemda i kommunen er organisert som eiga eining og yter teneste til helsestasjons- og skulehelsetenesta etter nærare avtale og ved behov. Skulehelsetenesta har eit svært tett samarbeid med Habiliteringseinga ved SSSF, der habiliteringseininga har samarbeidsmøte med skulehelsetenesta om einskilde elevar. Kommunen har etablert ei prosjektgruppe som arbeider med å implementere "veileder i habilitering av barn og unge" i kommunen, som helsestasjon/skulehelsetenesta er involvert i. Arbeidet med å lage ein overordna opplæringsplan er i gang, det er ein kompetanseplan som omfattar ansvarsområdet helse. Skulehelsetenesta/ helsestasjon har eige budsjett for fagleg oppdatering blant helsesystrene, jordmor og for kontorpersonell. Helsesystergruppa har faste møte der formidling av kunnskap frå kurs er sett på dagsorden.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

Følgjande dokumentasjon vart sendt Fylkeslegen før revisjonen:

• Organisasjonskart for helsetenesta i Førde kommune
• Oversikt over alle grunnskular og vidaregåande skular i kommunen
• Handlingsplan for skulehelsetenesta
• Oversikt og plan for utvikling av internkontroll/kvalitetssystem for helsetenesta, også skulehelsetenesta
• Kopi av prosedyrar som gjeld skulehelsetenesta
• Årsmelding for helse og sosialsektoren i Førde kommune
• Namneliste over tilsette
• Oversikt over leiande helsesyster sine arbeidsområde

Følgjande dokumentasjon vart lagt fram under revisjonen:

• Brev til helse - og sosialsjefen frå skulelege Carol Leeuwenberg om
• Behov for tverrfaglege møte om rusproblematikk blant born og unge
• Bekymring for reduksjon av tilbod om fysioterapiteneste i skulehelsetenesta
• Argumentasjon for å auke legeressursen til skulehelsetenesta i kommunen
• Utredningsnotat til helse- og sosialsjefen om arbeidsplan for skulehelsetenesta i den vidaregåande skulen frå leiande helsesyster
• Orienteringsskriv frå helsesyster som blir sendt til elevar og foreldre i 5.klasse.
• Referat frå ansvarsgruppemøte

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Melding om tilsyn med skulehelsetenesta i Førde frå Fylkeslegen 14.04.2000.
• Svarbrev med etterspurd dokumentasjon til Fylkeslegen frå Førde kommune 02.06.2000.
• Framlegg til endeleg program for tilsynet vart sendt til Førde kommune 09.06.2000.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 14.04.2000

Opningsmøte vart halde 14.06.2000 klokka 10.30

Intervju
7 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde:

• Helsekort (journal) for elev i 1.klasse
• Kvalitetssystem for helsetenesta
• Referat frå ansvarsgruppemøte
• Informasjonsskriv til foreldre i 5.klasse
• Skriv om fullført sakshandsaming i kommunen

Sluttmøte var halde 14.06. klokka 15.30

Følgjande observasjonar vart presenterte:

• Det føreligg ingen spesifikk delegasjon frå rådmannen til helse- og sosialsjefen med omsyn til å utarbeide eit overordna internkontrollsystem, men helse- og sosialsjefen gjer dette i full forståing med og på vegne av rådmannen.
• I utarbeidinga av kvalitetssystem for helsetenesta i kommunen er det ikkje innarbeidd stillingsomtale /funksjonsomtale for dei tilsette. På møtet kom det fram at det er intensjonar om å innarbeide slike omtalar som ein del av kvalitetssystemet.
• Opplæringsplanar for kommunen si helseteneste er under utarbeiding på det overordna nivået, men arbeidet er kome kort når det gjeld å involvere dei einskilde deltenestene sine spesifikke behov.

5. Reviderte område og funn

Område 1: Organisering. Internkontroll

• Lov av 30.mars 1984 nr. 15 om statleg tilsyn med helsetenesta §3
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane
• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular.

Det blei ikkje funne avvik på dette området.

Kommunen er svært godt i gang med å arbeide ut eit heilskapleg overordna system for kvalitetsutvikling i helsetenesta. Skulehelsetenesta er ein del av dette systemet.

Det vart peikt på følgjande merknader:

Merknad 1

Det er ikkje utarbeidd stillingsomtalar for korkje leiande helsesyster eller andre stillingar i skulehelsetenesta.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar: Leiande helsesyster har lista opp ein oversikt over sine arbeidsområde/ansvarsområde, men denne er ikkje innarbeidde eller diskuterte i samband med kvalitetsutviklingsarbeidet.

Område 2: Tilbod om helseundersøking og rettleiing til skuleelevar

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det blei ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 3: Strukturert tverretatleg samarbeid

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det blei ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 4: Tilbod og rådgjeving til skulen om tilrettelegging for elevar med særskilde behov

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd og § 1-4.

Det blei ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 5: Kommunehelsetenesta /skulehelsetenesta sitt oversyn over helsetilstanden til skuleelevar og risikofaktorar i skule og oppvekstmiljø (helseovervaking)

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §1-4.

Det blei ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som vart intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Bjørg Eikum Tang. revisjonsleiar
Anne Eli Wangen, revisor
Tove Hovland, observatør