INNHALD

1. Innleiing
2. Skildring av verksemda
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte område og funn
6. Deltakarar på revisjonsbesøket

Innhald

• Internkontroll
• Sakshandsaming ved tildeling av tenester og avslag på søknad om tenester
• Dekking av grunnleggjande behov
• Legemiddelhandtering

Samandrag

Sakshandsaming ved tildeling av tenester går for seg på møte som inntaksnemnda har kvar veke. Dei einskilde møtedeltakarane opplyser om sakene, og områdeleiar i Gaupne fungerer som sakshandsamar. Skriftlege søknader blir ikkje nytta for heimebuande pasientar, men frå sjukehusa kjem det berre skriftlege søknader.

Det vart poengtert at dette systemet for inntak og utskriving fungerte godt, og det hadde ikkje vore fremja ei einaste klage.

Dekking av grunnleggjande behov og medisinhandtering var etter forskrift. Merknadene gjeld ufullstendig opplysningar om klagerett og praksis for bruk av skriftlege søknader.

Utarbeidd dato: 01. 07. 99
Godkjent dato: 04. 08. 99

1. Innleiing

Systemrevisjonen sitt føremål er å vurdere korleis dei ulike myndigheitskrava vert ivaretekne i verksemda ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta mellom anna undersøking om:

• internkontrollen i verksemda er føremålstenleg og dekkjande
• aktivitetar vert utførte slik som dei er skrivne og uttalte
• verksemda når sine mål og driv verksemda si innanfor dei rammer som myndigheitene har sett.

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju, samtaler, synfaring og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar i praksis vert følgde. Rapporten tek føre seg merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik vert definert som manglande oppfylling av dei krav myndigheitene har sett i lov og forskrift.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheitene finn det naudsynt å peike på.

2. Skildring av verksemda

Geografisk er Luster ein stor kommune med tre omsorgssenter med kvar sin områdeleiar. Sjukeheimen ved Hafslo Omsorgssenter har plass til 27 pasientar, men ved tilsynet var det 32 pasientar ved institusjonen. Hafslo Omsorgssenter er ein sjukeheim og fleire omsorgsbustader i same tun. Senteret er under utviding, og byggjearbeid var i gang under tilsynet. Utvidinga gjeld både lokale for pasientar, merkantile funksjonar for sjukeheim og open omsorg. I sokkeletasjen er det oppvarma basseng med tanke på trening av personar med revmatisk sjukdom, og i tilknyting til dette var det lokale for fysioterapeut.

Ei utbygging av institusjonen prega arbeidssituasjonen, og dei må improvisere ulike løysningar for å halde aktiviteten i gang i byggeperioden. Dette vert gjort m.a. ved å styrkje personelldelen av verksemda.

3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Aktuelle lover, forskrifter, eventuelle rundskriv og godkjenningar.
• Korrespondanse mellom verksemda og Fylkeslegen.

Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drifta og andre tilhøve som kan vere viktige.

• Lov om statleg tilsyn med helsetenesta
• Lov om helsetenesta i kommunane
• Lov om tannhelsetenesta
• Forskrift om sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie
• Forskrift om leges og heleseinstitusjons journal
• Forskrift om legemiddelforsyning i kommunene
• Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstenesta
• Verksemda sin eigen dokumentasjon
• Eldreomsorga i Luster kommune – Hafslo omsorgssenter
• Organisasjonsplan for Hafslo omsorgssenter
• Til medarbeidarar ved Hafslo omsorgssenter – Informasjon
• Arbeidsoppgåver i omsorgssone 1, Hafslo
• Stillingsinstruks for styrar, dagsett 01.10.88
• Instruks for fullmektig, ikkje dagsett
• Stillingsinstruks for sjukepleiar – gjeld også for open omsorg
• Stillingsinstruks for hjelpepleiar – gjeld også for open omsorg
• Gruppeleiar sitt ansvar
• Døgnrytmeplan – gjeldande frå september 1998
• Generelle reglar for døgnrytmen i pleieavdelingen
• Instruks for nattevaktene
• Arbeidslister for nattevakter
• Stillingsinstruks for husøkonom
• Arbeidsinstruks for reingjeringsassistentar
• Instruks for stell av tøy
• Instruks for vaktmeister ved Hafslo sjukeheim – høyrer no under teknisk etat i Luster kommune
• Stillingsinstruks for aktivitør
• Dagrutine på arbeidsstova
• Stillingsinstruks for fysioterapeut – høyrer no til kommunelege/fysioterapigruppe
• Stillingsinstruks for kjøkkensjef
• Stillingsinstruks for kokk
• Arbeidsinstruks med sjekkliste for kjøkkenassistent
• Rutinar og prosedyrar som vert nytta ved Hafslo omsorgssenter:
• Avviksskjema
• Forflytningsteknikk – et alternativ til løfting
• Tillatelse til å feste pasient i stol
• Liste over tilsette i Sone I, Hafslo
• Brev dagsett 01.06.99 til pårørande og bebuarar ved Hafslo omsorgssenter
• Skjema for melding om vedtak – vart utlevert under tilsyn

4. Gjennomføring

Tilsynet er gjennomført som ein systemrevisjon med intervju, verifikasjon og dokumentgjennomgang

Opningsmøtet starta kl 09.00. Til stades var dei som vart intervjua. Rådmann og helse- og sosialsjef var inviterte, men møtte ikkje.

Åtte personar vart intervjua.

Sluttmøte kl 14.15

Oppsummering med presentasjon av resultata. Møtet vart kort fordi det berre var to observasjonar.

Verifikasjon

Internkontroll

Arbeidet med internkontrollsystem er kome godt i gang ved Hafslo Omsorgssenter, men systemet manglar tilknyting til eit overordna system i kommunen. Institusjonen har laga ei rad arbeidsprosedyrar, også eit eige skjema for avvikshandsaming.

Sakshandsaming ved tildeling av tenester og avslag på søknad om tenester.

Inntaksnemnda er samansett av dei tre områdeleiarane, tilsynslegen og helse- og sosialsjef. Områdeleiar i Gaupne fungerer som sakshandsamar.

Skriftlege søknader om plass vert i hovudsak nytta av sjukehus ved utskriving av pasientar derfrå. For personar som er i eigen heim vert saka tatt opp ut frå registrerte ønskje, og avdelingsjukepleiar i open omsorg reiser rundt på heimebesøk dersom pasienten ikkje er kjend i tenesta frå før. På dette grunnlag vert plass tildelt for kort eller langt opphald utan skriftleg søknad. Vedtaksskjema inneheld opplysningar om høve til klage, men ingen har hittil klaga på vedtak.

Dekking av grunnleggjande behov.

Det var berre unntaksvis – kanskje ein gong kvar tre månader – at uheldig samantreff med sjukmelding av personale gjorde at pasientar ikkje fekk kome opp til vanleg tid. Til vanleg vart aktiviteten avpassa til pasienten sin døgnrytme.

Legemiddelhandtering

Sjukepleiar lagar til liste over medisin som det trengst ny forsyning av. Lista blir anten signert av tilsynslegen eller telefonert til legen for rekvisisjon frå apoteket. Medisin vart lagra innelåst i skåp, og kassettane var lokalisert i trillebord med bur som vart låst automatisk når det vart attlate. Det var god orden i medisin lageret. Institusjonen hadde ikkje hatt tilsynsfarmasøyt på lenge, og dette vart opplevd som eit sakn. Tilsynslegen skipa til kurs for hjelpepleiarar når det var behov for dette.

5. Reviderte område og funn

• Internkontroll
• Sakshandsaming ved tildeling av tenester og avslag på søknad om tenester
• Dekking av grunnleggjande behov
• Legemiddelhandtering

Revisjonen avdekte ingen avvik innafor dei reviderte områda.

Observasjon:

Opplysningar om klagefrist er upresise. I formularet for vedtak heiter det: "Vedtaket kan påklagast til helse- og sosialutvalet." Det er vidare opplyst om klagefrist på 4 veker.

Kommentar:

Etter regelverket skal eventuell klage sendast til det kommunale organ som handsamar søknaden først, denne skal så sende klagen vidare til klageinstans som er det kommunale klageorganet. Dersom klagen ikkje vert teken til følgje skal brukaren gjerast merksam på at han kan klage til Fylkeslegen.

Merknad 2

Observasjon:

Tildeling av institusjonsplass eller teneste til heimeverande søkjarar vert som regel tildelt utan skriftleg søknad.

Kommentar:

Tilsynsteamet har tankar om at søknadshandsaming utan skriftleg søknad kan vere problematisk i samband med klage eventuell klagehandsaming, men noterte at ingen hadde klaga på ordninga til dags dato. Regelverket har heller ingen krav som tilseier at slike søknader skal vere skriftlege.

6. Deltakarar på revisjonsbesøket

I tabellen under er det gjeve oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Denne lista er ført i den orden personane vart intervjua. Rådmannen og Pleie- og omsorgssjefen var inviterte til møtet, men møtte ikkje fram.

Frå Fylkeslegen møtte:
fylkessjukepleiar Åge Wiberg Bøyum, revisor
kvalitetsrådgivar Tove Hovland, observatør
ass. fylkeslege S. Karl Johan Nesdal, revisjonsleiar