INNHALD

• Internkontroll
• Godkjenning
• Tilsyn

Høyanger kommune har gjennomført ei kartlegging av miljøet i alle skular og barnehagar, og har laga ein rapport over alle kommunale leikeplassar. Dette var det grunnlagsmaterialet som skulane og barnehagane nytta som bakgrunnsmateriale for søknader om godkjenning etter forskrifta om miljøretta helsevern.

Leiarane frå skule- og barnehagesektoren som vart intervjua under tilsynet hadde god kunnskap om regelverket for miljøretta helsevern. Skulehelsetenesta har gode rutinar når det gjeld sitt ansvar innafor smittevern og den psykososiale delen av miljøet. Både teknisk sektor, skulesektoren og helsesektoren er viktige samarbeidspartnerar innafor godkjenningsprosessen for miljøretta helsevern.

Kommunen har godkjent alle skular og barnehagar i kommunen etter forskrifta, og er komen godt i gang med den praktiske etterlevinga av gjeldande regelverk.

Revisjonen synte at sakshandsaminga ved søknad om godkjenning av institusjonane har vore utført av oppvekstetaten og at helsetenesta har vore lite involvert og har hatt ein utydeleg rolle i denne prosessen.

Kommunestyret har ikkje delegert mynde til nokon instans om å føre tilsyn med at forskrifta vert etterlevd. I praksis ser det ut til at intensjonane med forskrifta vert ivaretekne av den kommunale vernetenesta inkludert bedriftshelsetenesta i skule og barnehagesektoren, utan at denne tenesta har fått delegert mynde til det.

Revisjonen avdekka at kommunen ikkje har etablert eit overordna internkontroll system med oversikt over lover og forskrifter for helsetenesta. Dessutan vart det tydeleg under revisjonen at avvika først og fremst gjeld formalitetar som ansvarsavklaring mellom ulike kommunale aktørar og etatar, og at kommunestyret gjer dei naudsynte delegasjonsvedtak.

Under revisjonen vart det avdekt 3 avvik og 1 merknad innafor dei reviderte områda. Desse er nærare omtala under avsnitt 5, som omhandlar reviderte område og funn.

Utarbeidd dato: 14.03.2000

Revisjonen går inn som ein del av fylkeslegen sitt planlagde revisjonsarbeid i år.

Systemrevisjonen sitt føremål er å vurdere korleis dei ulike myndigheitskrava vert ivaretekne i verksemda ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta mellom anna undersøking om:

• internkontrollen i verksemda er føremålstenleg og dekkjande
• aktivitetar vert utførte slik som dei er skrivne og uttalte
• verksemda når sine mål og driv verksemda si innanfor dei rammer som myndigheitene har sett.

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju, samtaler og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar i praksis vert følgde. Rapporten tek føre seg avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik vert definert som manglande oppfylling av dei krav myndigheitene har sett i lov og forskrift.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheitene finn det naudsynt å peike på.

Fylkeslegen har revidert følgjande område:

• Miljøretta helsevern i barnehagar og skular

Skulesektoren har kopla arbeidet med miljøretta helsevern i barnehagar og skular opp mot Helse, miljø og tryggleiksarbeidet etter arbeidsmiljølova for dei tilsette. Når vernetenesta utfører sine vernerundar saman med leiinga og tillitsvalde ser dei både på dei tilsette sitt arbeidsmiljø etter forskrifta om helse, miljø og tryggleik og miljøretta helsevern, "borna sitt arbeidsmiljø". Skulesektoren har sikra gode prosedyrar for tilsyn med arbeidsmiljøet.

Kommunen manglar eit samla internkontrollssystem for helsetenesta i kommunen. Kommunestyret har ikkje gjort vedtak om å delegere tilsynsansvar for miljøretta helsevern. Det er kome innspel til kommunen frå indre Sogn Regionråd med førespurnad om å lage ei interkommunal ordning med sikte på å kjøpe kompetanse til tilsyn med miljøretta helsevern. Høyanger har og teke mot eit liknande tilbod frå Næringsmiddeltilsynet i Sunnfjord. Kommunen har ikkje teke stilling til nokon av desse tilboda. Det vart opplyst under tilsynet at kommunen er i gang med å utarbeide nytt delegasjonsreglement, der det vert teke omsyn til forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular frå 1995.


3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

Aktuelle lover, forskrifter og rundskriv.

• Lov om helseteneste i kommunane av 19. november 1982
• Lov om statleg tilsyn med helsetenesta av 30. mars 1984
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.febr. 1967
• Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular nr. 928 av 01.12.1995
• Veileder nr. 3-98 frå Statens helsetilsyn til ovannemnde forskrift
• Rundskriv IK –12/98 (av 29 mai 1998) frå Statens helsetilsyn om kommunenes tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetenestelova kap. 4a plikter å føre internkontroll.

Dokument frå Høyanger kommune:

• Delegasjonsreglement for Høyanger kommune frå 1995
• Organisasjonskart for kommunen
• Utfylte skjema for grunnlagsdata for godkjenning av barnehagar og skular
• Namneliste over tilsette i barnehagar og skular
• Internt notat om tryggleiken på leikeplassar
• Rapport etter kontrollen av leikeplassar i Høyanger kommune
• Søknadsskjema for godkjenning
• Godkjenningsvedtak for skular og barnehagar. Utskrift av møtebok (framlagt på møtet)
• Hygienereglar, arbeids- og ansvarsdeling i barnehagar
• Sjekkliste for barnehagar
• IK-sjekkliste for hovudvernerundar
• Oversikt over dokumentert utført arbeid etter Forskrift for miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Internt notat vedrørande installasjon og reinhald av ventilasjonsanlegg
• Årsmelding 1999. Miljøretta helsevern
• Oversikt over oppgåver innafor miljøretta helsevern som pr. i dag vert utført av skulehelsetenesta eller helsesyster
• Plan for skulehelsetenesta
• Verksemdsplan for avdeling for førebyggjande helsetenester
• Saksutgreiing og særutskrift av møtebok for godkjenning av Bjordal skule og barnehage
• Utskrift av møtebok frå Formannskapet og avtale mellom Høyanger kommune og legar i samband med gjennomføring av Lov om kommunehelseteneste i 1984 (framlagt i møtet)
• Utskrift med oversikt over Høyanger kommune sitt dataverkty for IK-system
• Korrespondanse mellom Høyanger kommune og Fylkeslegen.

4. Gjennomføring

Tilsynet vart gjennomført som ein systemrevisjon med intervju, verifikasjon og dokumentgjennomgang. Opnings- og avslutningsmøte og intervjua vart gjennomførde i Kommunestyresalen i Høyanger rådhus.

Opningsmøtet starta kl 10.00. Til stades var dei som vart intervjua frå kommunen, kontor og personalsjef, helse- og sosialsjef, oppvekstsjef, kommunelege (helserådsordførar), leiande helsesyster, rektor, styrar i barnehage og revisjonsteamet frå Fylkeslegen.

Intervju: Sju personar vart intervjua.

Sluttmøte kl 13.30

Oppsummering med presentasjon av resultata.

Verifikasjon

Internkontroll
Kommunen kunne dokumentere at søknadsprosedyrer og vedtak om godkjenning av barnehagar og skular var på plass.

Kommunen har arbeidd ut søknadsskjema / prosedyrar for handsaming av søknader etter forskrifta.
Kommunen har gjennomført kartlegging av miljøet i samsvar med krav fastsett i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler for alle institusjonane som er omfatta av forskrifta i kommunen. Desse føreligg i eigne rapportar. Kommunen kunne ikkje dokumentera eit internkontrollsystem som omfattar miljørettahelsevern og skulehelseteneste i eit felles overordna system.

5. Reviderte område og funn

Revisjonen omfatta Miljøretta helsevern i barnehagar og skular:

• Internkontroll
• Kommunen si godkjenning av verksemder som er omfatta av forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular
• Kommunen sitt tilsyn med miljøretta helsevern i barnehagar og skular

Systemrevisjonen synte at Høyanger kommune har teke mot søknader om godkjenning frå alle skular og barnehagar i kommunen.

Dei tilsette i skulesektoren har god kunnskap om regelverket for miljøretta helsevern i barnehagar og skular. Revisjonen avdekka at forskrifta var ikkje like godt kjent blant alle dei tilsette i helsesektoren og sentraladministrasjonen.

Undervisningssektoren har implementert miljøretta helsevern i sine prosedyrar for HMS. Internkontroll etter denne forskrifta er godt innarbeidd som ein del av systemet på sektor nivå i skule- og barnehagesektoren. Samordninga med internkontrollplikta for helsetenesta i kommunen er ikkje på plass.

Kommunen er i gang med å lage plan for internkontrollsystem med oversikt over lover og regelverk for helsetenesta i kommunen, men arbeidet er ikkje ferdige enno.

Revisjonen avdekte 3avvik og 1 merknad innafor dei reviderte områda.

Avvik 1

Observasjon:

Det er ikkje etablert eit internkontrollsystem for helsetenesta i kommunen jf. § 3 i Lov om statleg tilsyn med helsetenesta Plikt til å opprette internkontroll og tilsyn med at det føres internkontroll. Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjeneste planlegges , utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift.

Internkontroll for helsetenesta skal omfatte Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Jf. § 4 Leder av virksomheten har ansvar for å påse at bestemmelsene i medhold av denne forskrift overholdes, og skal rette seg etter de pålegg som kommunestyret til enhver tid gir. Virksomhetens eier skal påse at det er etablert et internkontrollsystem.

Avvik 2

Observasjon:

Kommunen har ikkje planlagt og delegert mynde for tilsynsfunksjonen. Det er ikkje etablert system for tilsyn med miljøretta helsevern i barnehagar og skular.

Kommunen har ikkje teke stilling til kven som skal føre tilsyn med skular og barnehagar. Jf Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular § 25

Kommunestyret fører tilsyn med at disse forskrifter overholdes.

og tilsynsloven§ 3 Plikt til å opprette internkontroll og tilsyn med at det føres internkontroll. Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjeneste planlegges , utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift.

Avvik 3

Observasjon:

Det vert utført vernerundar i barnehagane og skulane etter forskrifta om helse miljø og tryggleik. Vernerundane fungerer og som tilsynsrundar for miljøretta helsevern i barnehagar og skular. Kommunen har ikkje delegert mynde til vernetenesta om å føre slikt tilsyn. Jf. § 25 i Forskrifta Kommunestyret fører tilsyn med at disse forskrifter overholdes og § 4a-3 i lov om kommunehelsetenesta. Myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern som i denne lov er lagt til kommunestyret, kan med unntak av den myndighet som er nevnt i § 4a-4 fjerde ledd, § 4a- 10 og §4a 11 tredje ledd, delegeres etter reglene i kommuneloven.

Merknad 1

Leiarforankringa når det gjeld utvikling og framdrift av prosessen med å utvikle eit internkontrollsystem for helsetenesta er uklar.

Ansvarsavklaringa mellom kommunelege 1 og legen som har ansvar for miljøretta helsevern er uklar. Samordning og ansvarsavklaring mellom miljøretta helsevern i barnehagar og skular og andre deltenester i helsesektoren er utydeleg, dette gjeld både bedriftshelsetenesta og skulehelsetenesta sine funksjonar og rollar.

I tabellen under er det gjeve oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Frå Fylkeslegen møtte:
ass. fylkeslege Arne Sunde, revisor
fylkessjukepleiar Åge W. Bøyum, revisor
rådgivar Bjørg Eikum Tang revisjonsleiar