• Internkontroll
• Sakshandsaming ved tildeling av tenester
• Dekking av grunnleggande behov.

Vårt generelle inntrykk er at sjukeheimen og den opne omsorga gjev god omsorg og pleie til sine pasientar innanfor tilgjengelege ressursar.

Korkje sjukeheimen eller den opne omsorga er komne i gang med å utarbeide eit internkontrollsystem for verksemda, som omfattar helselovgivninga. Det kunne heller ikkje framleggjast materiale som bekrefta at leiinga i kommunen hadde initiert ein prosess for å få denne delen av IK-systemet på plass. Å planleggje, iverksette og vedlikeholde eit internkontrollsystem er eit klart leiaransvar.

Det er og eit betydeleg opplæringsbehov idet det hjå dei som vart intervjua var ein gjennomgåande mangel på kjennskap til begrepet internkontroll, og at det ligg føre eit krav til internkontrollsystem hjå alle som yter helseteneste.

Dei fleste kjende til at eit slikt krav ligg føre når det gjeld forskrift om Helse-Miljø-og Sikkerheit i verksemda. Og det er mogeleg at krav til to IK-system med grunnlag ulike lovkrav og ulike tilsynsforankringar i same verksemda kan verke forvirrande.

Personalmangel ved sjukeheimen gjer at denne ikkje alltid kan oppfylle pasientane sine grunnleggjande behov. Det kom mellom anna fram at enkelte pasientar, spesielt i helgane, må liggje grunna mangel på personell.

Revisjonen avdekka også at det ikkje vert gjort formelle vedtak ved tildeling av heimesjukepleie.

Den endelege rapporten er noko endra med grunnlag i kommentarar frå Aurland kommune til den førebelse rapporten.

Systemrevisjonen sitt føremål er å vurdere korleis dei ulike myndigheitskrava vert ivaretekne i verksemda ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta mellom anna undersøking om:

• internkontrollen i verksemda er føremålstenleg og dekkjande
• aktivitetar vert utførde slik som dei er skrevne og uttala
• verksemda når sine mål og driv verksemda si innanfor dei rammer som myndigheitene har sett.
  

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju, samtaler, synfaring og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar i praksis vert følgde. Rapporten tek føre seg avvik og merknader som er avdekka under revisjonen.

• Avvik vert definert som manglande oppfylling av dei krav myndigheitene har sett. i lov og forskrift.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheitene finn det naudsynt å peike på.

• Aktuelle lover, forskrifter, eventuelle rundskriv og godkjenningar.
• Korrespondanse mellom verksemda og Fylkeslegen.
• Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drifta og andre tilhøve som kan vere viktige.

Dokument som var særskilt viktige for gjennomføringa av revisjonen er lista i vedlegg 1.

Revisjonen starta med opningsmøte som vart halde på Rådhuset. Ikkje alle dei som skulle intervjuast møtte til dette møte, idet varselbrevet vårt var blitt feiltolka på dette punktet. Fungerande rådmann deltok på møte.

Dei som skulle intervjuast hadde fått melding om dette på førehand.

Pleie og omsorgstenesta i Aurland er ikkje komen i gang med å utarbeide eit internkontrollsystem for verksemda.

Avvik frå:

Dette er eit brot på § 3 i Lov om statleg tilsyn med helsetenesta av 30 mars 1984.

"Enhver som ytert helseteneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tenester planlgges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"

Kommentarar:

Det kunne ikkje tilretteleggjast ved dette tilsynet at pleie-og omsorgssektoren var komen igang med å arbeide ut eit internkontrollsystem for verksemda relatert til gjeldande helselovgivning. Gjennom intervjua kom det fram at personale mangla kunnskap om kva internkontroll er, at det er krav om internkontrollsystem for alle verksemder som yter helseteneste, og kva eit slikt system skal tene til.

Derimot kjende fleire til krava etter HMS forskrifta, og arbeid med å utarbeide eit system i relasjon til denne starta i 1997, og dette syntest å vere kome godt i gang.

Myndigheitsansvaret var ikkje klarlagt i tilgjengelege dokument, og det kunne fylgjelege ikkje dokumenterast kvar i administrasjonen ansvaret var forankra, og kven som hadde systemansvaret i sektoren.

Det vert ikkje gjort formelle vedtak ved tildeling av heimesjukepleietenester i den opne omsorga.

Dette er i strid med bestemmelsane i kommunehelsetenestelova sin § 2-1, og vidare i strid med forvaltningslova sine reglar om sakshandsaming, spesielt §§ 23,24, 25, og 27 .

Kommunehelsetenestelova sin § 2-1 har mellom anna fylgjande ordlyd " For vedtak om hjemmesykepleie og vedtak om tildeling eller bortfall av plass i sykehjem eller boform for heldøgns omsorg og pleie gjelder likevel forvaltningslovens regler"

Kommentarar:

At vedtak ikkje vart gjort vart bekrefta ved besøk på kontoret for open omsorg idet det ikkje kunne leggjast fram døme på slike vedtak.

Det vert imidlertid gjort formelle vedtak ved tildeling av sjukeheimsplass, men vi vil kome attende til vedtaksformularet som vert brukt, under merknader nedanfor.

Utan formelle vedtak får ikkje søkjarane fullgod informasjon om sine rettar og plikter, og spesielt ikkje informasjon om retten til å klage.

Avvik 3.

Det hender at pasientar ved sjukeheimen må liggje på dagtid i helgane grunna personalmangel.

Avvik frå:

Dette er eit klart brot på forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenestene gjeldande frå

1. januar 1997, og ein syner her til §§ 1 og 3.

Forskriftene har i § 1 fylgjande formulering: " Forskriftene skal bidra til å sikre at personer som mottar pleie-og omsorgstenester etter kommunehelsetenesteloven får ivaretatt sine grunnleggende behov med respekt for det enkelte menneskets egenverd og livsførsel"

Og det heiter vidare i § 3: "For å sikre slik teneste skal kommunen utarbeide skriftlige nedfelte prosedyrer som søker å sikre at brukere av pleie-og omsorgstenester får tilfredsstilt grunnleggende behov"

Og med dette meinar ein mellom anna;

- "Følge en normal døgnrytme og unngå uønsket og unødig sengeopphold"

Det at pasientar ikkje alltid får stå opp grunna mangel på personell på sjukeheimen er klart i strid med forskrift om kvalitet i pleie-og omsorgstenesta. Det fanst ingen prosedyrer for å sikre at pasientane ikkje får uønska eller unødig sengeopphold, slik forskrifta krev.

Klage på søknad om sjukeheimsplass skal først sendast det organet som har gjort vedtak. Dersom vedtaket ikkje vert endra skal saka gå til det kommunale klageorganet, og ein syner her til kommunehelsetenestelova § 2-4.

Det er først når kommunen si eiga klagenemd har handsama saka, at søkjar har høve til å klage til Fylkeslegen.

Det vart halde eit opningsmøte der berre nokre få deltok fordi vårt varsel om at alle som skulle intervjuast skulle vere med på opningsmøte vart blitt mistolka.

Det kan vere problematisk at alle som skal intervjuast ikkje er tilstades på den innleiiande orienteringa, og at ein på den måten må gjenta ein del av opplegget for kvar einskild intervjua.

På opningsmøte møtte desse:

Frå fylkeslegekontoret møtte:

Til samen 8 personar vart intervjua. Tidsplanen for desse var kjende for alle på førehand.

Revisjonstemaet hadde gått gjennom spørsmålsmatrisa forut for revisjonen, og vi hadde klargjort arbeidsfordelinga for revisjonen.

I vedlegg tre er opplista gjennomførde verifikasjonar og resultata av desse.

Fylgjande vart intervjua:

Det vart halde sluttmøte ved avslutniga av revisjonen.

Revisjonsleiar oppsummerte resultata av revisjonen ved gjennomgang av avvik og merknader.

Den vidare saksgangen vart skissert.

Det kom ikkje fram formelle motsegner til konklusjonane etter revisjonen

Møte vart avslutta kl. 16.00


Vedlegg 1 - Dokumentunderlag

Oversikt over dokument som vart lagt til grunn for revisjonen ved verksemda.
Under er lista dokument som var særskilt viktige som dokumentunderlag for revisjonen

• Lov om statleg tilsyn med helsetenesta.
• Lov om helsetenesta i kommunane
• Lov om tannhelsetenesta
• Forskrift om sykehjem og boformer for heldøgns omsorg og pleie
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenesta.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om offentlegheit i forvaltningen.

Kommunen sin framlagde dokumentasjon.

• Organisasjonskart for pleie- og omsorgstenesta.
• Protokoll for administrative vedtak
• Stillingsinstruks for sjukepleiefagleg leiar
• Personalplan for pleie- og omsorg.
• Målsetting og verdigrunnlag for pleie-og omsorg.
• Ein tilstandsrapport frå sjukeheimen frå juni 98
• Innstruks for sjuke- og hjelpepleiarar ved sjukeheimen
• Oversikt over personale

Revisjonsteamet besøkte sjukeheimen og kontoret for open omsorg og gjennomførde stikkprøvar som fylgjer.

• Det var ikkje etablert noko internkontrollsystem med referanse til gjeldande helselovgivning. Under verifikasjonen fann vi ingen internkontrollprotokoll og heller ingen einskildprosedyrar som kunne tyde på at man var igang med å etablere eit slikt system.
• Det vart bekrefta ved verifikasjon at ikkje alle pasientar, spesielt i helgane, fekk stå opp og leggje seg når dei ynkste. Og det vart vidare bekrefta at i enkelte helgar måtte nokre pasientane ligge heile dagane fordi det ikkje var tilstrekkeleg personell på vakt.
• Det kunne ved besøk på kontoret for open omsorg ikkje leggjast fram vedtaksformular for bruk ved tildeling av heimesjukepleie. Ved spørsmål vart det igjen bekrefta at det i desse sakene ikkje vart gjort formelle vedtak.
• Det vart lagt fram vedtaksformular for vedtak etter søknad om plass i sjukeheimen. Dette formularet er kommentert under merknader i hovuddelen av rapporten.
• Ingen av dei som vart intervjua kjende til at sjukeheimen hadde tilsyn av tannlege, men distriktstannlegn har i etterkant bekrefta at slike tilsyn vert gjort regelmessig.