INNHALD

1. Innleiing
2. Dokumentunderlag
3. Omfang
4. Avvik
5. Merknader
6. Resultater fra verifikasjoner
7. Gjennomføring
VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for systemrevisjonen
VEDLEGG 2

Denne rapporten gjev oversyn over dei avvik og merknader som vart avdekka innanfor dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta:

• Internkontroll
• Sakshandsaming ved tildeling av tenester
• Dekking av grunnleggjande behov.

Pleie- og omsorgstenesta i Bremanger er delt med ein områdeleiar for Ytre Bremanger, og ein for Svelgen/Davik området, begge under pleie- og omsorgssjefen som har kontor i Svelgen.

Under systemrevisjonen var det ikkje mogeleg å få klårlagt kvar i administrasjonen hovudansvaret for internkontrollen i kommunen er forankra. Vi fann heller ingen delegasjonsskriv som tilkjennega overført ansvar innan pleie- og omsorgssektoren. Innan helsetenesta var det nedfelt i helseplanen, som vart vedteken i 1995, at ansvaret for internkontrollen i denne delen av tenesta var forankra hjå kommunelege I. Denne hadde og utarbeidd ei internkontrollhandbok for den kommunale helsetenesta inkludert prosedyrebok for legetenesta ved Bremanger Bu og servicesenter i Kalvåg. Kommunelegen har her utarbeidd eit svært godt og oversiktleg system.

For pleie- og omsorgstenesta var det såleis ingen tydeleg og delegert forankring av dette arbeidet, og heller ingen framdriftsplan for same. Det var heller ikkje klart nedfelt i tilgjengeleg skriftleg dokumentasjon kven som har koordineringsansvaret for internkontrollen i kommunen generelt og innan pleie- og omsorgstenesta spesielt.

Vi fann og at sjukepleiarar og hjepepleiarar både på institusjon og i den opne omsorga generelt hadde dårleg forståelse for og kjennskap til kva internkontroll er, kva eit system skal inneholde, og korleis det kan brukast. Nesten alle kjende til HMS forskrifta, men svært få hadde kjennskap til at det også innan helsetenesta er eit generelt krav om internkontroll. Det er såleis tydeleg at kommunen her har ei betydelege informasjons- og opplæringsoppgåve.

Vedtaka ved tildeling av tenester både i institusjon og open omsorg var generelt gjort med heimel i feil lovverk. Det vart gjort vedtak med heimel i Lov om sosial omsorg istaden for kommunehelsetenestelova. Berre eit av mange vedtak vi gjekk gjennom hadde rett lovgrunnlag.

I vedtaket var heller ikkje klageinstansen rett oppgjeven, og klagefristen var sett til 3 veker medan den etter kommunehelsetenestelova skal vere 4 veker, lova sin § 2-4.

Systemrevisjonen sitt føremål er å vurdere korleis dei ulike myndigheitskrava vert ivaretekne i verksemda ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta mellom anna undersøking om:

• internkontrollen i verksemda
• aktivitetar vert utførte slik som dei er skrevne og uttalte
• verksemda når sine mål og driv verksemda si innanfor dei rammer som myndigheitene har sett.

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju, samtaler, synfaring og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar i praksis vert følgde. Rapporten tek føre seg avvik og merknader som er avdekka under revisjonen.

• Avvik vert definert som manglande oppfylling av dei krav myndigheitene har sett. i lov og forskrift.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheitene finn det naudsynt å peike på.

• Aktuelle lover og forskrifter.
• Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen.
• Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drifta.

Dokument som var særleg viktige for gjennomføring av revisjonen er lista i vedlegg 1.

Det fanst ingen skriftleg plan for gjennomføring av internkontroll i institusjon eller open omsorg. Fylgjeleg var det heller ikkje nokon skriftleg framdriftsplan for dette arbeidet.

Avvik frå:

Lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 3 fastset at alle som yter helseteneste skal etablere internkontroll for eiga verksemd. Avviket er såleis heimla i tilsynslova sin § 3.

Kommentar:

Forståelsen for begrepet, innhaldet og systemoppbygginga var svært dårleg hjå dei ulike medarbeidarane som vart intervjua, med unnatak av leiarane. Det er tydeleg at kommunen her har ei betydeleg informasjons-og opplæringsoppgåve framføre seg. Dei fleste kjende til HMS forskrifta og internkontrollkravet i denne, men få eller ingen viste at det og var eit slikt krav for helsetenesta.

Det skal tilleggjast at kommunelegen har utarbeidd eit omfattande internkontrollsystem for legetenesta i institusjon og for legetenesta elles i kommunen.

Vedtak om helsetenester var grunna på feil lovverk idet det vart vist til sosialomsorgslova. Vidare hadde vedtaka ein tidsfrist for klage på 3 veker, medan denne skal vere 4 veker.

Det er og klart at opplysningar om klageadgang og klagemyndigheit var galt. Det vart opplyst at ein kunne klage til fylkeslegen, men førsteinstans for klagesaker er kommunen sitt eige klageorgan.

Avvik frå:

Vedtak om helsetenester skal gjerast med grunnlag i kommunehelsetenestelova § 2-1, og vedtaket skal vere grunna i denne lova. Vidare skal første klageinstans vere kommunen sitt eige klageorgan i medhold av kommunehelsetenestelova sin § 3-2. Går avgjerda søkjaren imot i dette organet kan søkjar klaga vidare til fylkeslege.

Kommentar:

Vedtaksmalen som vart nytta var gamal og ein har automatisk vidareført denne utan at ein har revurdert innhaldet. Dette avviket burde såleis kunne stengjast ganske umiddelbart.

Det er svært uklart etter denne revisjonen kven i kommunen som har hovudansvaret for internkontrollsystemet, og kven som har koordineringsansvaret. Vidare vart det ikkje mogeleg å skaffe fram eventuelle delegasjonsskriv frå øverste administrativt ansvarleg til leiarane for deltenestene, og spesielt pleie- og omsorgstenesta. Dermed vart ansvaret flytande og uforpliktande.

Kommentarar:

Vi legg til grunn at ansvaret for innføring av internkontroll i verksemder i kommunen går opp til kommunene si øverste administartive leiing, rådmannen. Denne må så ved delegasjon overføra ansvar til leiarane for ulike deltenester, og det må fastsetjast kven som har det overordna koordineringsansvaret for at systema kjem på plass.

For helsetenesta har vi forstått at det i helseplanen var nedfelt kven som hadde det formelle ansvaret, og dette er svært godt fylgd opp av kommunelege I som har utarbeidd planar og prosedyrar for ulike legerelaterte aktivitetar. Men for resten av tenesta synes slike system å mangle totalt.

Det vart halde opningsmøte både ved institusjon og i open omsorg.

Revisjonsleiar gjorde greie for føremålet med tilsynet, kva område som var utvalde for gjennomgang. Vi gjekk gjennom den framlagde timeplanen, og det vart gjort mindre endringar for å tilpasse tidene slik det høvde best for den einskilde medarbeidar.

I Kalvåg var desse med på opningsmøte:
Avd. sjukepleiar Rita Igland
Områdeleiar Anne Karin Svarstad
Hjelpepleiar Merethe Naustdal
Hjelpepleiar Hildegunn Larsen
Kontorfullmektig Ruth Vamråk
Sjukepleiar Rita David

Frå fylkeslegekontoret var desse med på revisjonen:
Ass. fylkeslege Arne Sunde, revisjonsleiar
Rådgjevar Bjørg Eikum Tang
Fylkessjukepleiar Marta Finden Halset

Dei same som var med på opningsmøte var og med på sluttmøte.

Her gjekk ein gjennom ei førebels oppsummering etter tilsynet ved institusjonen, men det vart klargjort at endeleg oppsummering først kunne gjerast etter revisjon av den opne omsorga som skulle gjennomførast neste dag.

Det vart og halde opningsmøte i Bremanger etter same malen som ved opningsmøte i Kalvåg.

Desse var med på dette møte:
Avd. sjukepleiar Eunike Sandberg
Sjukepleiar Olaug Grotle
Hjelpepleiar May Britt Ryland
Hjelpepleiar Jorunn Naustdal
Kommunelege K. Shanker
Pleie-og omsorgssjef Siv Aase Eggen.

Dette var dei same personane som vart intervjua ved revisjonen i Bremanger:

Frå fylkeslegekontoret møtte dei same medarbeidarane som ved revisjonen i Kalvåg.

Ved sluttmøte i Bremanger gjorde revisjonsteamet ei oppsummering av funna ved den samla systemrevisjonen med dei avvik og merknader som vart avdekka.

Det kom ikkje fram motsegner til revisjonskonklusjonane under møte.

Det vart og gjort greie for den vidare saksgangen

Revisjonen vart avslutta kl. 13.45.

Oversikt over dokument som vart lagt til grunn for revisjonen ved verksemda.
Under er lista dokument som var særskilt viktige som dokumentunderlag for revisjonen

• Lov om statleg tilsyn med helsetenesta.
• Lov om helsetenesta i kommunane
• Lov om tannhelsetenesta
• Lov om offentlegheit i forvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstenesta

Utgreiing om kva emne revisjonen omfatta
For fylkeslegen var eit håp om målretta styring utgangspunktet for alle emne som vart tekne opp med verksemda. Målretta styring kan realiserast og dokumenterast gjennom å:

• fastsette mål
• planlegge og organisere slik at måla vert nådde
• kontrollere og verifisere at arbeidet vert utført som planlagt
• vurdere og handsame avvik, og gjere naudsynte korrigeringar for å hindre fleire like avvik.
• bruke erfaringar systematisk til forbetringar