Innhald:

1. Innleiing
2. Dokumentunderlag
3. Omfang
4. Avvik
5. Merknader
6. Resultater fra verifikasjoner
7. Andre tilhøve
8. Gjennomføring

Vedlegg 1: Dokumentunderlag for systemrevisjonen

• Internkontroll.
• Sakshandsaming ved tildeling av tenester og avslag på søknad om tenester
• Dekking av grunnleggjande behov.

Det er vårt inntrykk etter denne revisjonen at pleie- og omsorgstenesta i Vikane området er godt i gang med å etablere eit internkontrollsystem. Sjukeheimen har byrja arbeidet med å lage prosedyrar innan mange område. Prosedyrane var kjende og vart praktiserte av dei tilsette. Nokre justeringar av eksisterande rutiner og prosedyrar er under arbeid. Det finst muntlege avtalar for framdrifta av arbeidet med å opprette eit internkontroll- og eit kvalitetssystem i pleie- og omsorgstenesta i kommunen.

Det er likevel slik at kommunen manglar ein overordna plan for internkontrollarbeidet. Det er ikkje tilgjengeleg skriftleg dokumentasjon for kven som har koordineringsarbeidet for internkontrollen i helsetenesta i kommunen generelt eller innan pleie- og omsorgstenesta spesielt.

Revisjonsteamet avdekka eit avvik og har to merknader der teamet meiner det føreligg potensiale for betring. Avvik og merknader er spesifisert i rapporten.

Revisjonen går inn som ein del av fylkeslegen sitt planlagte revisjonsarbeid i år.

Systemrevisjonen sitt føremål er å vurdere korleis dei ulike myndigheitskrava vert ivaretekne i verksemda ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta mellom anna undersøking om:

• internkontrollen i verksemda er føremålstenleg og dekkjande
• aktivitetar vert utførte slik som dei er skrivne og uttalte
• verksemda når sine mål og driv verksemda si innanfor dei rammer som myndigheitene har sett.

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju, samtaler, synfaring og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar i praksis vert følgde. Rapporten tek føre seg avvik og merknader som er avdekka under revisjonen.

• Avvik vert definert som manglande oppfylling av dei krav myndigheitene har sett. i lov og forskrift.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheitene finn det naudsynt å peike på.

• Aktuelle lover, forskrifter, eventuelle rundskriv og godkjenningar.
• Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen.
• Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drifta og andre tilhøve som kan vere viktige.

Dokument som er særkilt viktige for gjennomføring av revisjonen er lista i vedlegg 1.

Tilsynet vart gjennomført som ein systemrevisjon med intervju, verifikasjon og dokumentgjennomgang. Revisjonen starta med opningsmøte på sjukeheimen ved Vikane omsorgssenter første dagen og med dei som vart intervjua frå open omsorg andre dagen. Alle som skulle intervjuast deltok på opningsmøte enten første eller andre dagen. I tillegg var rådmann Harald Risnes tilstade på opningsmøtet første dagen saman med helse- og sosialsjefen.

Dei intervjua var peika ut på førehand og hadde fått melding om det. Vidare var det gjennomført verifikasjonar som revisjonen tilsa, og det vart gjennomgang av dokument som ikkje var tilsende i forkant av tilsynet.

Det manglar ein overordna plan for internkontrollarbeidet i kommunen.

Avvik frå:

Tilsynsloven § 3 Enhver som yter helsetjenester skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjeneste planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift.

Det er ikkje klart kvar det overordna koordinerande ansvaret for internkontrollarbeidet i kommunen er plassert. Delegasjonsvedtak frå Rådmannen manglar.

Det var ikkje mogeleg å skaffe fram eventuelle delegasjonsskriv frå den administrative leiinga til leiarane for deltenestene, og spesielt pleie- og omsorg. Det gjer ansvaret flytande mellom leiarane for deltenestene.

Kommentar:

Vi legg til grunn at ansvaret for innføring av internkontroll i den kommunale verksemda ligg til den øverste administrative leiinga, altså rådmannen. Denne må ved delegasjon overføra ansvar til leiarane for ulike deltenester , og det må fastsetjast kven som har det koordinerande ansvaret for at systemet kjem på plass.

Det bør veljast /verte peika ut ny brukarrepresentant ved institusjonen. Den som er peika ut har bedd om å bli friteken og gitt til kjenne at vedkomande ikkje vil i vareta den funksjonen.

Kommentar:

Vi forstod det slik at den valde representanten ikkje ynskte å sitja i vervet som brukarrepresentant og at det var vanskeleg å finne andre som var villige til å vere brukarrepresentant på institusjonen. Andre løysingar bør difor prøvast.

Verifikasjonen stadfesta dei opplysningane som vart gitt i intervjua og tilsende dokument i forkant av revisjonen.


7. Andre tilhøve

I rapporten har Fylkeslegen peika på to merknader der vi meiner verksemda har eit betringspotensiale.


8. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Opningsmøte.

Det vart halde eit opningsmøte kvar dag med alle som skulle intervjuast.

Frå Fylkeslegen vart det kort orientert om føremålet med tilsynet og gjennomføringa av dette. Vidare vart timeplanen skissert og gjennomgått.

Intervjua omfatta 9 personar . Tidsplan for intervjua var kjend for alle på førehand. Revisjonsteamet hadde gått gjennom spørsmålsmatrisa på førehand og avklara arbeidsdelinga på intervjua.

Verifikasjonar vart gjennomført i samsvar med planar og det som kom fram i intervjua.

Sluttmøte vart halde begge dagane. Første dagen med dei som var inervjua frå institusjonen . Andre dagen var alle som hadde vore på intervjua begge dagane og rådmannen tilstade på sluttmøtet.

Revisjonsleiar og revisjonsteamet oppsummerte og presenterte resultata av revisjonen. Vi gjekk gjennom påviste avvik og tok opp dei merknadene vi hadde til drifta. Det kom ikkje fram formelle motsegner til revisjonskonklusjonen under møtet.

Det vart gjort greie for den vidare saksgangen.

Møtet vart avslutta klokka 13.15.

Oversikt over dokument som vart lagt til grunn for revisjonen ved verksemda.
Under er lista dokument som var særskilt viktige som dokumentunderlag for revisjonen

• Lov om statleg tilsyn med helsetenesta
• Lov om helsetenesta i kommunane.
• Lov om tannhelsetenesta.
• Forskrift om sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie
• Rundskriv om kvalitet i pleie- og omsorgstenesta.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om offentlighet i forvaltningen.

Området og kommunen sin framlagde dokumentasjon:

• Organisasjonskart for sektor for helse og omsorg.
• Funksjonsbeskrivelse for stillingar i pleie- og omsorgstenesta i Vikane område
• Prosedyrar som er utarbeidde for metodebok ved Vikane omsorgssenter.
• Retningslinjer for legemiddelordinasjon og utdeling av medisiner ved Vikane omsorgssenter, open omsorg.
• Oversikt over kapittelinndeling for oppbygging av kvalitetssystem ved Vikane omsorgssenter og open omsorg.
• Oversikt over tilsette ved institusjonen