• Internkontroll
• Sakshandsaming
• Dekking av grunnleggjande behov

Hovudkonklusjon:

Vik bygde og sjukeheim har 60 plassar, 4 er rehabiliteringsplassar og ein akutt plass. Sjukeheimen er komen godt i gang med å utvikle eit internkontrollsystem. Sjukeheimen har laga eit internkontrollsystem som inneheld målsetjingar for pleie og omsorgstenesta og avdelingane på sjukeheimen, organisasjonskart, ansvars- og oppgåvedeling og kommunikasjonslinjer i organisasjonen. Skriving av prosedyrar er komen godt i gang på mange område, og det er laga prosedyre for avvikshandsaming. Vårt inntrykk er at sjukeheimen gjev eit godt tilbod til pasientane.

Revisjonen avdekka 3 avvik og revisjonsteamet har 2 merknader. Avvika og merknadene er nærare omtala i rapporten kap. 4 og 5.

Revisjonen går inn som ein del av fylkeslegen sitt planlagte revisjonsarbeid i år.

Systemrevisjonen sitt føremål er å vurdere korleis dei ulike myndigheitskrava vert ivaretekne i verksemda ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta mellom anna undersøking om:

• internkontrollen i verksemda er føremålstenleg og dekkjande
• aktivitetar vert utførte slik som dei er skrevne og uttalte
• verksemda når sine mål og driv verksemda si innanfor dei rammer som myndigheitene har sett.

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju, samtaler, synfaring og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar i praksis vert følgde. Rapporten tek føre seg avvik og merknader som er avdekka under revisjonen.

• Avvik vert definert som manglande oppfylling av dei krav myndigheitene har sett. i lov og forskrift.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, der tilsynsmyndigheitene meiner det er eit visst potensiale for betring, og som dei finn det naudsynt å peike på.

• Aktuelle lover, forskrifter, eventuelle rundskriv og godkjenningar.
• Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen.
• Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drifta og andre tilhøve som kan vere viktige.

Dokument som er særkilt viktige for gjennomføring av revisjonen er lista i vedlegg 1.

Det er ikkje oppnemnd talsrepresentant for bebuarane på sjukeheimen.

Avvik frå: Forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie § 4 -10:

Talsrepresentanten velges på felles møte av beboere og pårørende.
I de tilfellene det ikke er opprettet eget styre for boformen må en talsrepresentant for beboerne på annen måte sikres mulighet for innflytelse på driften."

Kommentar:

Vi forstod det slik at det var vanskeleg å finne personar blant brukarane som er villige til å vere brukarrepresentant på institusjonen. Andre løysingar bør difor prøvast.

Kontrollrutinar for medisinhandtering når det gjeld injeksjonar av insulin er ikkje følgde opp like godt av alle.

I Forskrift om legemiddelforsyningen mv i den kommunale helsetjeneste § 8 punkt heiter det:

Kommentarar:

I intervjua gjekk det fram at ikkje alle var nøye med å vere 2 som kontrollerte doseringa når dei trekte opp insulin.

Bebuarane ved institusjonen har ikkje regelmessig tilsyn av tannlege eller tannpleiar.

Avvik frå:

Rundskriv I - 13/97 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene.

§ 3 Oppgaver og innhold i tjenestene.

Jf. Lov om tannhelseteneste av 3.juni 1983 § 1 - 3

--- Den offentlige tannhelseteneste skal organisere forebyggende tiltak for hele befolkningen. Den skal gi et regelmessig og oppsøkende tilbud til:

Kommentarar:

Tannhelseteneste er eit fylkeskommunalt ansvar og ligg utafor kommunen sitt ansvar. Kommunen ved sjukeheimen plikter etter kvalitetsforskrifta å ha eit system med prosedyrar som sikrar at tannbehandling vert følgt opp regelmessig og forsvarleg, sjølv om det er den fylkeskommunale tannhelsetenesta som er ansvarleg for å utøve sjølve tenesta.

Observasjon: Internkontrollsystemet er ikkje godt kjent blant alle arbeidstakarane på institusjonen.

Kommentarar:

IK-systemet er under utarbeiding og mange prosedyrar er heilt nye. Det er viktig at flest mogeleg vert dregne inn i arbeidet tidleg for å få både kjennskap og medeigarskap til systemet.

Observasjon: Det har ikkje vore arrangert kurs i medisinhandtering for hjelpepleiarar på fleire år.

Kommentarar:

Medisin vert vanlegvis ikkje delt ut av andre enn sjukepleiarar, men hjelpepleiarar gjev av og til insulin. Det er ikkje alltid sjukepleiar på aktiv vakt ved sjukeheimen og hjelpepleiar må då følgje opp og vurdere pasientane åleine. Jf. Forskrift om legemiddelforsyning mv i den kommunale helsetjenesten, § 8 punkt 4…. Lege kan unntaksvis gi myndighet til andre enn offentlig godkjent syke/vernepleier. Før slik myndighet gis, skal sykehjemmet ha skriftlige retningslinjer for hvem som kan utføre dette arbeidet og for hvilken opplæring disse må ha i legemiddelhåndtering.

Vårt inntrykk er at sjukeheimen gjev eit godt tilbod til pasientane og at bebuarane har eit godt tilbod både når det gjeld kost og aktivitetar. Sjukeheimen har arbeidsstove med aktivitør og fast avtale med fysioterapeut kvar veke. Sjukeheimen disponerer og ein velferdsbil som gjer at dei kan ta bebuarane med på tur, særleg er det aktuelt i sommarhalvåret.

Det vart halde opningsmøte med alle som skulle intervjuast og i tillegg personalsjefen i kommunen. Frå Fylkeslegen vart det orientert om føremålet med tilsynet og gjennomføringa av dette. Timeplan og framdrift i møtet vart skissert.

Intervjua omfatta dei som er nemnde ovanfor og var med på opningsmøtet, med unnatak av personalsjefen.

Seks personar vart intervjua.

Verifikasjonar vart gjennomførde i samsvar med planane.

Sluttmøtet vart halde med dei som var med på opningsmøtet.

For fylkeslegen var eit håp om målretta styring utgangspunktet for alle emne som vart tekne opp med verksemda. Målretta styring kan realiserast og dokumenterast gjennom å:

• fastsette mål
• planleggje og organisere slik at måla vert nådde
• kontrollere og verifisere at arbeidet vert utført som planlagt
• vurdere og handsame avvik, og gjere naudsynte korrigeringar for å hindre fleire like avvik.
• bruke erfaringar systematisk til forbetringar

Revisjonsteamet ved revisjonsleiar gjekk gjennom dei avvik og merknader som var påviste ved intervju og verifikasjon. Det kom ikkje fram formelle motsegner mot konklusjonane til revisjonsteamet under møtet.

Revisjonsleiar gjorde greie for den vidare sakshandsaminga.

Møtet var slutt kl. 16.15.

Oversikt over dokument som vart lagt til grunn for revisjonen ved verksemda.
Under er lista dokument som var særskilt viktige som dokumentunderlag for revisjonen

• Lov om statleg tilsyn med helsetenesta.
• Lov om helsetenesta i kommunane.
• Lov om tannhelsetenesta.
• Forskrift om sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie
• Forskrift om lege og helseinstitusjons journal
• Forskrift om legemiddelforsyning i kommunene
• Rundskriv om kvalitet i pleie- og omsorgstenesta
• Sjukeheimen sin eigen dokumentasjon:
• Vik kommune - eining for omsorg intern kontroll system
• Organisering – Organisasjonskart
  Ansvars - og opgåvedeling
• Kommunikasjonslinjer
• Dokumentstyring
• Innhald i dei ulike stillingane
• Prosedyrar for dei ulike avdelingar
• Prosedyrar for avviksregistrering og korrigerande tiltak
• Prosedyre for intern revisjon
• Namneliste over tilsette.
• Årsmelding for omsorgstenesta for 1997

Kort beskrivelse av gjennomførte verifikasjoner og resultat av desse.

Ved revisjonen gjekk ein gjennom følgjande i relasjon til dei i rappoorten framkomne avvik:

• Personalet stadfesta på direkte spørsmål at det ikkje var oppnemnt brukarrepresenetant på institusjonen.
• Ein gjekk nøye inn på sytem for bruk av injiserbare legemidlar og særleg insulin. Dette var teke opp med omsyn til praktisk gjennomføring med nokre av dei som har høve til å gje slike medikament. Nokre av intervjuobjekta stadfesta at kontrollen ikkje er slik som forskrifta fastset at den fortrinnsvis skal vere. Ein har valt å merke dette med avvik fordi feil her kan få svært alvorlege fylgjer for dei pasientane det gjeld.
• Ein fekk ikkje stadfesta ved samtale med personalet at dei hadde regelmessig tilsyn av tannlege. Det kunne heller ikkje skaffast fram avtale om slike besøk ved personale frå distrikstannklinikken. I raporten er dette medteke som avvik.

Til rapporten:

Legemiddelhandteringa i institusjonen var klart i samsvar med forskriftene, bortsett frå kontrollavvik ved kontroll av injiserbare legemidlar.

Kvalitetsforskrifta var godt kjend blant dei fleste i institusjonen.,