INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtalar dei reviderte områda og merknader som kom fram under revisjonen. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Internkontroll
• Tilbod om helseundrsøkingar og rettleiing til skuleelevar
• Tilbod til elevar med særskilde behov
• Tiltak for å få oversikt over helseproblem blant elevar og risikofaktorar som kan ha samanheng med skulemiljøet.

Sogndal kommune gjev tilbod om skulehelseteneste til alle grunn- og vidaregåande skular i kommunen. Leiande helsesyster er administrativ leiar for skulehelsetenesta, medan det medisinsk faglege ansvaret er lagt til skulelegane. Dei fleste tilsette kjenner godt til krav fastsett i lover og føreskrifter. Innføring av den nye "veilederen" for helsestasjons og skulehelsetenesta er komen i gang, og har danna grunnlaget for utarbeiding av reviderte planar for skulehelsetenesta både i grunn- og vidaregåande skule.

Alle som byrjar i grunnskulen og på vidaregåande skule får tilbod om helseundersøking. Det vert gjeve tilbod om individuelle samtalar og det vert sendt ut informasjonsmateriell til skule, heim og til elevane. Det er etablert faste tverrfaglege samarbeidsmøte mellom skulehelsetenesta og samarbeidspartnarar som skule, PPT, barnevern, sosialkontor og BUP. Elevar med spesielle behov vert følgde opp både individuelt og i grupper.

Skulelegen har gjennomført undersøkingar om skuleelevar sin situasjon. Kunnskapen om helsetilstand og risikofaktorar i skulemiljøet vert formidla vidare gjennom rapportar frå undersøkingar, årsmelding og munnleg formidling til skuleleiing, foreldregrupper, i brev til kommuneleiinga og gjennom media. Kommunelege 1 har kvart år fram til 1998 arbeidd ut ein kommunehelseprofil for kommunen. Sektorpolitikarane har synt stor interesse for dette dokumentet, og på byrjinga av 90-talet danna rapporten grunnlag for ein felles planleggingsdag i helse- og sosialsektoren.

Kommunen er i gang med å utvikle eit overordna system for kvalitetsutvikling og internkontroll. Arbeidet er forankra hjå rådmannen og kvar delteneste er representert i ei gruppe som skal samordne og utvikle systemet. Kommunen har planar om å få dette i drift innan utgangen av år 2000.

Dato: 16.08.2000

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved skulehelsetenesta i Sogndal kommune 23.06.2000.

Revisjonen er ein del av fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd år 2000.

Målet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda ivaretek ulike krav frå styresmaktene ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførte slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine, og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjon. Verifikasjon inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller krav fastsett av styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensiale for betring.

Skulehelsetenesta er ein del av helsestasjonsverksemda i kommunen og er organisert som ei delteneste under helse- og sosialetaten. Skulehelsetenesta har fast kontorstad og kontortid ved alle skulane i kommunen. Det er tilsett 4 helsesystrer, 1 jordmor, 3 skulelegar i deltidsstillingar og ein kontormedarbeidar. Jordmor arbeider 100% i svangerskapsomsorga og på helsestasjon. Jordmorkompetansen vert såleis ikkje nytta til svangerskapsførebyggande arbeid i skulehelsetenesta. Fysioterapiverksemda i kommunen er organisert som eiga eining og yter teneste til helsestasjons- og skulehelsetenesta etter nærare avtale og ved behov. Skulehelsetenesta i Sogndal har lang tradisjon for tverrfagleg arbeid kring einskilde elevar og grupper. Skulehelsetenesta/ helsestasjon har eige budsjett for fagleg oppdatering blant helsesystrene, men jordmor, fysioterapeut og eventuelt andre faggrupper er ikkje ein del av den planen. Jordmor har eige budsjett for si verksemd. Helsesystergruppa har faste møte der formidling av kunnskap frå kurs dei tilsette har delteke på er sett på dagsorden.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Årsmelding 1999 for Sogndal helsestasjon
• Arbeidsplan for skulehelsetenesta i dei vidaregåande skulane
• Arbeidsplan for skulehelsetenesta i grunnskulen i Sogndal kommune. Revidert 1993.
• Informasjonsskriv om skulehelsetenesta i Sogndal kommune til foreldre og føresette.
• Ulik informasjon til foreldre og føresette
• Førskuleundersøking ved Sogndal helsestasjon
• Spørjeskjema om helseopplysning frå heimen for 1.klassingar
• Tilbakemeldingsskjema til føresette etter kontakt med skulehelsetenesta
• Melding om vaksinasjon til føresette
• Informasjon om helseundersøking i 5.klasse
• Informasjon om vaksinasjon i 6.klasse
• Informasjon om vaksinasjon i 7.klasse
• Informasjon til føresette om vaksinering mot tuberkulose
• Informasjon til personell, nytilsette og innvandrarar om tuberkulinprøving
• Tilvisningsskjema til fysio- og ergoterapeut
• Skriv til heimane om kontortid for skulehelsetenesta, spørjeskjema om endringar sidan sist
• Registreringsskjema for helsetilstand og trivselsfaktorar for einskilde elevar
• Organisasjonskart for sektor for helse og omsorg i Sogndal kommune
• Stillingsomtale for leiande helsesyster(utarbeidd av leiande helsesyster, ikkje godkjend av overordna)
• Oversikt over tilsette ved skulehelsetenesta og helsestasjon
• Klasse og elevoversyn frå alle grunnskulane i kommunen

Dokumentasjon framlagt under revisjonen:

• Forslag til arbeidsplan for skulehelsetenesta i grunnskulen og vidaregåande skule – revidert juni 2000
• Skjema for avviksrapport til interne møte ved Sogndal helsestasjon
• Oversikt over førebyggande tiltak barn og ungdom for skuleåret 1999 - 2000 frå administrativ oppvekstgruppe (gjeld for skule, barnehagar og alle faste samarbeidspartnarar)
• Opplæringsplan for 1999 /2000- 2003
• Samarbeidstiltak for kompetanseutvikling i Sogn
• Møteinnkalling og møtereferat frå arbeid med internkontroll og kvalitetssikring i kommunehelsetenesta
• Kartleggingsskjema om eleven sin helsetilstand i 5. og 8.klasse
• Kommunehelseprofil for Sogndal kommune 1997 utarbeidd mars 1998 (ettersendt)

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Melding om tilsyn med skulehelsetenesta i Sogndal frå Fylkeslegen 14.04.2000.
• Svarbrev med etterspurd dokumentasjon til Fylkeslegen frå Sogndal kommune 15.06.2000.
• Framlegg til endeleg program for tilsynet vart sendt til Sogndal kommune 19.06.2000.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 14.04.2000

Opningsmøte vart halde 23.06.2000 klokka 09.00

Intervju
7 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde:

• Helsekort (journal) for elev i 1.klasse
• Kvalitetssystem for helsetenesta
• Referat frå ansvarsgruppemøte
• Informasjonsskriv til foreldre i 5. og 8.klasse
• Opplæringsplan for tilsette i kommunen
• Skjema for melding av avvik til interne møte ved helsestasjon
• Forslag til revidert plan for skulehelsetenesta

Sluttmøte var halde 23.06. klokka 14.30

Følgjande observasjonar vart presenterte:

• Skulehelsetenesta i kommunen har eit strukturert opplegg med faste kontortider på alle skular.
• Kommunen har ein overordna opplæringsplan for helse og sosialsektoren. Planen er omfattande og virkar svært godt gjennomarbeidd, men gjennom intervjua kom det fram at ikkje alle er godt nok kjende med den.
• Stillingsomtale (funksjonsomtale) for tilsette er ikkje utarbeidd, korkje for leiarar eller andre i tenesta.
• Kommunen har lange tradisjonar og godt innarbeidde rutinar for tverrfagleg samarbeid, men jordmorressursen vert ikkje nytta i det førebyggande arbeidet i skulehelsetenesta.

Område 1: Organisering. Internkontroll

• Lov av 30.mars 1984 nr. 15 om statleg tilsyn med helsetenesta §3
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane
• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular.

Kommunen er i gang med å arbeide ut eit heilskapleg overordna system for kvalitetsutvikling i helsetenesta. Skulehelsetenesta er ein del av dette systemet.

Det vart peikt på følgjande merknad:

Merknad 1

Det er ikkje utarbeidd stillingsomtalar for korkje leiande helsesyster eller andre stillingar i skulehelsetenesta.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar: Leiande helsesyster har lista opp ein oversikt over sine arbeidsområde/ansvarsområde, men denne er ikkje innarbeidde eller diskuterte i samband med kvalitetsutviklingsarbeidet.

Det vart ikkje funne avvik på dette området.

Område 2: Tilbod om helseundersøking og rettleiing til skuleelevar

Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.

Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 3: Strukturert tverretatleg samarbeid

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 4: Tilbod og rådgjeving til skulen om tilrettelegging for elevar med særskilde behov

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd og § 1-4.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 5: Kommunehelsetenesta /skulehelsetenesta sitt oversyn over helsetilstanden til skuleelevar og risikofaktorar i skule og oppvekstmiljø (helseovervaking)

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §1-4.

Det vart ikkje funne avvik på dette området.

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som vart intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Bjørg Eikum Tang. revisjonsleiar
Anne Eli Wangen, revisor
Berit Ødegård Myklestad, revisor