INNHALD

1. Innleiing
2. Skildring av verksemda
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte område og funn
6. Deltakarar på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Samandrag

1. Innleiing

Systemrevisjonen sitt føremål er å vurdere korleis dei ulike myndigheitskrava vert ivaretekne i verksemda ved hjelp av interkontroll.

Revisjonen omfatta undersøking om:

• internkontrollen i verksemda er føremålstenleg og dekkjande
• aktivitetar vert utførte slik som dei er skrivne og uttalte
• verksemda når sine mål og driv verksemda si innanfor dei rammer som styresmaktene har sett.

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju, samtaler, synfaring og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar i praksis vert følgde.

Revisjonsteamet hadde gått gjennom tilsendt dokumentasjon frå kommunen før tilsynet.

Revisjonen starta med opningsmøte på servicesenteret. Alle som skulle intervjuast var til stade, utan om tilsynslegen og pleie og omsorgsleiar. Pleie- og omsorgsleiar hadde meldt avbod same dag, grunna sjukdom. Personalsjefen møtte i staden for rådmannen.

Rapporten tek føre seg avvik og merknader som er avdekt under revisjonen.

• Avvik vert definert som manglande oppfylling av dei krav styresmaktene har sett i lov og forskrift.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men som tilsynsstyresmaktene finn det naudsynt å peike på.

Fylkeslegen har revidert følgjande område:

Kor langt verksemda har kome med å innføre eit internkontrollsystem, kva slags sakshandsamingsrutinar som vert praktiserte ved tildeling av plassar/ tenester, om tenesta kjenner til og tilfredsstiller krava i I 13/97 Rundskriv om Kvalitet i pleie og omsorgstjenesten og om prosedyrane/rutinane for medisinhandsaming på institusjonen er i samsvar med gjeldande regelverk.

2. Skildring av verksemda

Pleie og omsorgstenesta i Bremanger er administrativt leia av ein pleie og omsorgsleiar, tenesta er delt inn i to geografisk avgrensa område. Svelgen bu og service senter med omliggjande område for open omsorg og heimetenester er eitt av områda. Områdeleiar er ansvarleg for tenestene i denne delen av kommunen. Svelgen bu og servicesenter har 34 plassar, 2 korttidsplassar/rehabiliteringsplassar og 11 servicebustader. Bu og servicesenteret har "arbeidsstove" med aktivitør, og det er fast tilbod om fysioterapi. Heimetenesta har kontor på servicesenteret.

3. Dokumentunderlag

• Aktuelle lover, forskrifter, eventuelle rundskriv og godkjenningar.
• Korrespondanse mellom verksemda og Fylkeslegen.
• Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drifta og andre tilhøve som kan vere viktige.

Under er lista dokument som var særskilt viktige som dokumentunderlag for revisjonen

• Lov om helsetenesta i kommuna
• Lov om tannhelsetjeneste
• Forskrift om sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie
• Forskrift om lege og helseinstitusjons journal
• Forskrift om legemiddelforsyning i kommunene
• Rundskriv om kvalitet i pleie- og omsorgstenesta

Pleie og omsorgstenesta sin dokumentasjon:

• Plan for innføring av internkontroll i pleie og omsorgstenesta
• Organisasjonskart for pleie og omsorgstenesta
• Stillingsomtale for personellgrupper i pleie- og omsorgstenesta
• Ymse prosedyrar som vert nytta i tenesta
• Meldeskjema for ulukker/skader og tillaup til slike i pleie- og omsorgstenesta i kommunen
• Mal for møtebok / vedtak ved tildeling av plass i institusjon og open omsorg
• Mal for søknadsskjema om pleie og omsorgstenester
• Namneliste over tilsette

4. Gjennomføring

Opningsmøtet starta klokka 09.00

Avslutningsmøtet vart halde klokka 14.00

Intervju: 7 personar vart intervjua

Verifikasjonar

Verifikasjon omfatta gjennomgang av internkontrollperm, prosedyreperm, avviksperm, journalar, kardex, rutinar for legemiddelhandtering, vurdering av inn- og utskrivingsvedtak.

Revisjonsbesøket vart avslutta med eit sluttmøte der følgjande observasjonar vart presenterte:

Verksemda er komen godt i gang med å føre inn eit internkontrollsystem som er forankra i gjeldande lovverk og hjå administrativ leiing for tenesta. Det er laga prosedyre for handsaming av avvik, nye prosedyrar for tildeling av plass ved institusjonen og tenestetilbod i open omsorg. Rutinane for signering i kardex ved tildeling og seponering av medisin til pasientane er i samsvar med regelverket.

Journalane ved institusjonen er overførte frå legekontoret. Det vert ikkje oppretta nye journalar for pasientane ved innlegging i sjukeheimen. Institusjonsleiinga vart gjorde merksame på at dette er ikkje i samsvar med regelverket.

5. Reviderte område og funn

Revisjonen omfatta følgjande område:

• Internkontroll
• Sakshandsaming
• Dekking av grunnleggjande behov
• Medisinhandsaming ved institusjonen

Observasjon:

I vedtak for tildeling av langtidsplass ved institusjonen er det ført opp feil § som heimel for tildeling av plass. Det same gjeld heimel for høve til å anke.

I vedtaket for tildeling av langtidsplass ved institusjonen er det synt til § 1-3 i Lov om kommunehelseteneste, rett § skal vere § 2-1 i same lov. I same vedtak er klageretten heimla i § 2-3 i lov om kommunehelseteneste, i staden for § 2-4. Vidare er det sett opp 3 veker som klagefrist etter kommunehelsetenestelova.

Observasjon:

I vedtak for tildeling av heimehjelp og opplæring er det ført opp at det kan klagast på vedtaket etter Lov om helseteneste i kommunane, i staden for Lov om sosialteneste.

Kommentar:

Ved stikkprøver på vedtak var det vist til feil lovheimel som grunnlag for vedtak, det same når det gjeld høve til å klage på vedtak. Revisjonsteamet registrerer at det i prosedyrepermen som er arbeidd fram, er brukt rett lovgrunnlag og rett ankefrist, men at denne prosedyren ikkje er konsekvent brukt i alle vedtak som er fatta i seinare tid (etter at ny prosedyre /mal vart laga).

Revisjonsteamet har valt å merke dette som merknad, ettersom dei malane som ligg i prosedyrepermen er rette. Sansynlegvis har nokre av malane i datamaskinene ikkje vorte oppdaterte i samsvar med nye prosedyrar. Områdeleiar vart merksam på at det hadde skjedd ein "glipp". Ho vil syte for at alle malane som vert brukte for tildeling av plass eller tenestetilbod, vert vurderte på nytt og retta opp i samsvar med lovverket og gjeldande prosedyrar.

6. Deltakarar på revisjonen

Oversikt over personane frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

Tabellen under syner oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over kven som vart intervjua.

Frå Fylkeslegen deltok:
Assisterande fylkeslege S. Karl Johan Nesdal revisor
Fylkessjukepleiar Åge Wiberg Bøyum revisor
Rådgivar Bjørg Eikum Tang revisjonsleiar