INNHALD

Samandrag

Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Internkontroll
• Tilbod om helseundersøkingar og rettleiing til skuleelevar
• Tilbod til elevar med særskilde behov
• Tiltak for å få oversikt over helseproblem blant elevar og risikofaktorar som kan ha samanheng med skulemiljøet.

Vågsøy kommune gjev tilbod om skulehelsetenesta til alle grunnskulane og den vidaregåande skulen i kommunen. Leiande helsesyster er administrativ leiar for skulehelsetenesta, det medisinsk faglege ansvaret er lagt til skulelegen. Dei fleste tilsette kjenner godt til krav fastsett i lover og føreskrifter. Innføring av den nye "veilederen" for helsestasjons og skulehelsetenesta er komen i gang, og dannar grunnlag for utarbeidinga av nye års- og handlingsplanar i kommunen.

Alle som byrjar i grunnskulen får tilbod om helseundersøking. Det vert gjeve tilbod om individuelle samtalar og det vert sendt ut informasjonsmateriell til skule, heim og til elevane. På Måløy vidaregåande skule starta skulehelsetenesta opp med målretta helseundersøkingar hausten 99, men på grunn innsparingstiltak i kommunen, vart arbeidet stoppa og alle elevane i 1. klasse fekk ikkje eit individuelt tilbod om helserettleiing. Det er planlagt å starte opp att dette arbeidet hausten 2000.

Det er etablert faste tverrfaglege samarbeidsmøte mellom skulehelsetenesta og samarbeidspartnerar som skule, PPT, barnevern, sosialkontor. Elevar med spesielle behov vert følgde opp både individuelt og i grupper.

Skulelegen og kommunelege 1 har gjennomført undersøkingar om skuleelevar sin situasjon. Kunnskapen om helsetilstand og risikofaktorar i skulemiljøet vert formidla vidare gjennom rapportar frå undersøkingar, årsmeldingar og munnleg formidling til skuleleiing, foreldregrupper, i brev til kommuneleiinga og gjennom media.

Kommunen er godt i gang med å utvikle eit overordna system for kvalitetsutvikling og internkontroll. Arbeidet er forankra hjå helse- og sosialsjefen, der kvar delteneste er ein integrert del av systemet. Kommunen har planar om å få dette i drift innan utgangen av år 2000.

Dato: 16.08.2000.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved skulehelsetenesta i Vågsøy kommune 28.06.2000.

Revisjonen er ein del av fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år 2000.

Målet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek vare på ulike krav frå styresmaktene ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførte slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Skulehelsetenesta er ein del av helsestasjonsverksemda i kommunen og er organisert som ei delteneste under helse- og sosialetaten. Skulehelsetenesta har ikkje fast kontorstad og kontortid ved alle skulane i kommunen. Det er mange høvesvis små skular som har besøk av skulehelsetenesta etter nærare avtale. På Vågsøy ungdomsskule har skulehelsetenesta gode romtilhøve. Det er tilsett 3 helsesystrer (2,5 stillingar), 1 skulelege i deltidsstilling og ein kontormedarbeidar. Kommunen kjøper for tida jordmorteneste frå jordmor som og har deltidsstilling i Selje kommune. Jordmorkompetanse vert ikkje nytta til svangerskapsførebyggande arbeid i skulehelsetenesta. Fysioterapiverksemda i kommunen er organisert som eiga eining og yter teneste til helsestasjons- og skulehelsetenesta etter nærare avtale og ved behov. Skulehelsetenesta har godt samarbeid med sosialetaten, barnevernet, skulane og PPT både om grupper og individ.

Arbeidet med å lage ein overordna opplæringsplan er i gang, det er ein kompetanseplan som omfattar ansvarsområdet helse. Skulehelsetenesta/ helsestasjon har eige budsjett for fagleg oppdatering blant helsesystrene og jordmor, men fysioterapeut og eventuelt andre faggrupper er ikkje ein del av den planen. Helsesystergruppa har og faste møte der formidling av kunnskap frå kurs er sett på dagsorden.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

Følgjande dokumentasjon vart sendt Fylkeslegen før revisjonen:

• Organisasjonskart for helsetenesta i Vågsøy kommune
• Oversikt over alle grunnskular og vidaregåande skular i kommunen
• Helseplan, handlingsplan for skulehelsetenesta
• Oversikt og plan for utvikling av internkontroll/kvalitetssystem for helsetenesta, også skulehelsetenesta
• Kopi av prosedyrar som gjeld skulehelsetenesta
• Årsmelding for helse og sosialsektoren i Vågsøy kommune
• Namneliste over tilsette
• Oversikt over leiande helsesyster sine arbeidsområde
• Analyse- og utfordringsdokument. Grunnlagsmateriale for kommuneplan
• Brev frå Helsestasjon i samband med budsjettreduksjon for år 2000
• Brev frå Måløy vidaregåande skule om konsekvensar av budsjettsituasjonen i år 2000 for skulehelsetenesta

• "Hvordan kan vi støtte ungdommer?" hefte frå Statens helseundersøkelser
• Referat frå ansvarsgruppemøte
• Innkalling til skulestartundersøking, informasjonsskriv frå skulehelsetenesta i kommunen.

• Melding om tilsyn med skulehelsetenesta i Vågsøy frå Fylkeslegen 14.04.2000.
• Brev om ny dato for systemrevisjon og avtale om formøte frå Fylkeslegen 12. mai og 19.mai 2000.
• Svarbrev med etterspurd dokumentasjon til Fylkeslegen frå Vågsøy kommune 02.06.2000.
• Framlegg til program for formøte og systemrevisjonen vart sendt til Vågsøy kommune 09.06.2000.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt ut 14.04.2000

Formøte vart halde 20.06.2000.

Deltakarar på møtet:

Frå fylkeslegen deltok:
Bjørg Eikum Tang rådgivar
Anne Eli Wangen, fylkessjukepleiar

• Presentasjon av deltakarar
• Føremål med tilsynet
• Krav og dokument som dannar grunnlaget for tilsynet
• Korleis planlegg og gjennomfører Fylkeslegen systemrevisjonar
• Korleis ein vel ut personar som skal intervjuast
• Dagsorden for revisjonen
• Kort presentasjon av verksemda
• Eventuell synfaring

Møtet varte ca. 2 timar.

Opningsmøte vart halde 28.06.2000 klokka 10.45

Intervju
5 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde:

• Helsekort (journal) for 2 elevar i 1.klasse
• Kvalitetssystem for helsetenesta
• Referat frå ansvarsgruppemøte
• Informasjonsskriv til foreldre i 1.klasse
• Skriv om fullført sakshandsaming i kommunen

Sluttmøte var halde 28.06. klokka 15.00

Følgjande observasjonar vart presenterte:

• Det føreligg ingen spesifikk delegasjon frå rådmannen til helse- og sosialsjefen med omsyn til å utarbeide eit overordna internkontrollsystem, men helse- og sosialsjefen gjer dette i forståing med og på vegne av rådmannen. Rådmannen har ambisjonar om å setje seg nærare inn i kvalitetsutviklingsarbeidet ved gjennomgangen av budsjettet for 2001.
• I utarbeidinga av kvalitetssystem for helsetenesta i kommunen er det ikkje innarbeidd stillingsomtale /funksjonsomtale for dei tilsette. På møtet kom det fram at det er intensjonar om å innarbeide slike omtalar som ein del av kvalitetssystemet.
• Opplæringsplanar for kommunen si helseteneste er under utarbeiding på det overordna nivået, men arbeidet er kome kort når det gjeld å involvere dei einskilde deltenestene sine spesifikke behov.

5. Reviderte område og funn

Område 1: Organisering. Internkontroll

• Lov av 30.mars 1984 nr. 15 om statleg tilsyn med helsetenesta §3
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane
• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular.

Det vart peikt på følgjande avvik:

Avvik 1

Observasjon:

Kommunen manglar rutinar for å sikre at dei tilsette er kjende med gjeldande regelverk og faglege standardar

Jf. § 3 i Lov om statleg tilsyn med helsetenesta

Kommunen er i gang med å arbeide ut eit heilskapleg overordna system for kvalitetsutvikling i helsetenesta. Skulehelsetenesta er ein del av dette systemet.

Det vart peikt på følgjande merknader:

Merknad 1

Det er ikkje utarbeidd stillingsomtalar for korkje leiande helsesyster eller andre stillingar i skulehelsetenesta.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar: Leiande helsesyster har lista opp ein oversikt over sine arbeidsområde/ansvarsområde, men denne er førebels ikkje innarbeidde i samband med kvalitetsutviklingsarbeidet.

Område 2: Tilbod om helseundersøking og rettleiing til skuleelevar

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det vart ikkje funne avvik på dette området.

Merknad

Det vart ikkje gitt tilbod om målretta helserettleiing til alle elevane som byrja på Måløy vidaregåande skule i 1999, men skulehelsetenesta har planar om å gi eit slikt tilbod i 2000.

Område 3: Strukturert tverretatleg samarbeid

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 4: Tilbod og rådgjeving til skulen om tilrettelegging for elevar med særskilde behov

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd og § 1-4.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 5: Kommunehelsetenesta /skulehelsetenesta sitt oversyn over helsetilstanden til skuleelevar og risikofaktorar i skule og oppvekstmiljø (helseovervaking)

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §1-4.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på formøtet, opningsmøtet og sluttmøtet, og over kva personar som vart intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Bjørg Eikum Tang. revisjonsleiar
Anne Eli Wangen, revisor