INNHALD

Samandrag

• Om kommunen har utvikla eit styringssystem som systematisk ser til at helsetenesta sine tenester vert utførde i samsvar med gjeldande lover og føresegner og at tenesta samsvarar med kommunale mål i vedtekne plandokument. Systemet bør vere fleksibelt og registrere uførutsette hendingar på ein slik måte at det er lett å korrigere kursen under vegs.
• Om kommunen gjev tilfredsstillande tilbod om helseundersøkingar og rettleiing til skuleelevar og elevar med særskilde behov
• Om kommunen har oversikt over skulemiljøet og har tiltak for å hindre faktorar som kan skape helseproblem og risiko blant elevane.

Fjaler kommune gjev tilbod om skulehelseteneste til alle grunnskulane og til den vidaregåande skulen i kommunen. Alle som byrjar i grunnskulen får tilbod om helseundersøking. Det vert gjeve tilbod om individuelle samtalar til alle elevar, og det vert sendt ut informasjonsmateriell til skule, heim og til elevar. Det er etablert tverrfaglege samarbeidsmøte mellom skulehelsetenesta og samarbeidspartnerar som skule, fysioterapeut, PPT, sosialkontor, barnevern og (re)habiliteringseininga. Kommunen har vedteke ein ruspolitisk handlingsplan. Elevar med spesielle behov vert følgde opp individuelt og i nokre tilfelle i grupper.

Retningslinjene i den nye "veilederen" for helsestasjon og skulehelsetenesta IK 2617 er innarbeidd i handlingsplanar og rutinar for skulehelsetenesta.

Merknad og avvik som var avdekt under revisjonen er nærare omtala under punkt 5 om reviderte område og funn i rapporten.

Konklusjonen frå tilsynet er at kommunen ikkje har på plass eit overordna internkontrollsystem for helsetenesta i kommunen, men at arbeidet med eit slikt system er i gang. Fire av barneskulane manglar egna lokale for helseundersøkingar av lege. Helsesyster har heller ikkje faste kontortider ved desse skulane. Dette fører til at skulehelsetenesta vert lite tilgjengeleg for desse elevane i skuletida.

I tillegg til helsestasjon og skulehelsetenesta er det etablert ei helseopplysningsgruppe i kommunen som arbeider med helsefremjande og ulukkesførebyggande arbeid. Gruppa er samansett av helsepersonell frå fleire profesjonar, politikarar og fleire interesse grupper. Helseopplysningsgruppa utgjer eit godt supplement til det førebyggande- og helsefremjande arbeidet for alle innbyggarar i kommunen uavhengig av alder.

Dato: 26.04.01

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved skulehelsetenesta i Fjaler kommune 22.03.01. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år. Revisjonen er sett i verk på bakgrunn av felles tilsyn med skulehelsetenesta i 2000.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek vare på ulike krav frå styresmaktene ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførte slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er her definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Fjaler kommune har i underkant av 3000 innbyggarar. Skulehelsetenesta er ein del av helsestasjonsverksemda i kommunen og er organisert som eiga driftseining under rådmannen sin stab. Kommunen har 572 skuleborn, desse er delte på 5 barneskular, ein ungdomsskule og ein vidaregåande skule. Skulehelsetenesta har fast kontortid og -stad på dei to største grunnskulane og på den eine vidaregåande skulen i kommunen. Røde Kors United World College i Flekke har eiga skulehelseteneste med innleigd helsesyster og legeressurs. På dei fire små grendeskulane er det ikkje faste kontortider for skulehelsetenesta, dei har heller ikkje fast kontor for skulehelsetenesta. Det er tilsett helsesyster i 100% stilling og kommunelege1 har det medisinsk faglege ansvaret for skulehelsetenesta. Fysioterapitenesta er organisert som eiga driftseining, det er og eiga habilitering og rehabiliteringseining i kommunen. Skulehelsetenesta samarbeider både med (re)habiliteringseininga og fysioterapeut etter behov. Kommunen har tilsett jordmor i 20% stilling, men denne ressursen vert nytta til svangerskapsomsorga og deltek ikkje i svangerskapsførebyggande arbeid i skulehelsetenesta.

I årsmeldinga for 1999 og i eit notat for helsestasjonen dagsett 05.02.2000 har helsesyster peika på at ressurssituasjonen er svært knapp i høve til dei lovpålagde tenestene.

Kommunen har etablert ei helseopplysningsgruppe som arbeider med helsefremjande og ulukkesførebyggande arbeid. Gruppa er samansett av fleire helseprofesjonar, politikar og andre interesse grupper. Gruppa hadde i 1999 fleire temakveldar og tok blant anna opp tema om samarbeid og toleranse både på den vidaregåande skulen og på eit folkemøte.

Vidare har kommunestyret vedteke "Rusmiddelpolitisk handlingsplan" for Fjaler i november 2000.

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

Tilsendt dokumentasjon:

• Organisasjonskart for kommunen og skulehelsetenesta
• Oversikt over skular og banehagar i kommunen
• Arbeidsplan for skulehelsetenesta
• Diverse skjema og informasjonsskriv som vert nytta i skulehelsetenesta
• Årsmelding for helsesystertenesta og jordmortenesta i kommunen 1999
• Årsmelding frå helseopplysningsnemnda og arbeidsgruppa for førebygging av ulukker 1999Prosedyre for vaksinasjon
• Prosedyre for allergiske reaksjonar ved vaksinering
• Prosedyre for kontroll av tuberkulose
• Prosedyre for handtering av vaksine
• Prosedyre for etterleving av teiepliktreglar og skjema for å underteikne teieplikt
• Prosedyre for samarbeid med barnevernet
• Prosedyre for oppfølging av barn og ungdom med spesielle behov
• Prosedyre for oppfølging og innkalling av elevar/ born som ikkje møter til avtala tid ved helsestasjon og skulehelsetenesta
• Skjema for foreldre/føresette som ikkje ynskjer at borna skal få vaksine
• Prosedyre for journalhandsaming - overføring, utlån, oppbevaring
• Prosedyre for audiometer og bruk av det
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Fjaler 2000 - 2004

Dokumentasjon lagd fram under revisjonen:

• Mal for prosedyreskriving for Fjaler kommune
• Rapportskjema for avvik
• Prosedyre for avvikshandsaming. Retningslinjer for arbeidsoppgåver og funksjonar for legetenesta ved Fjaler legekontor
• Grunnlag for prioritering av oppgåver
• Arbeidsplan for legane i kommunen

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Melding om tilsyn med skulehelsetenesta i Fjaler kommune dagsett 28.12.2000
• Brev om endra dato for tilsynet 01.02.01
• Brev om program for tilsynet 28.02.01

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 28.12.2000

Formøte vart ikkje halde

Opningsmøte vart halde 22.03.01 klokka 11.00- 11.20

Intervju
5 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• Helsekort (journal) for elevar i 1. klasse
• Referat frå ansvarsgruppemøte
• Diverse dokument som vart lagde fram under revisjonen:
• Mal for prosedyreskriving for Fjaler kommune
• Rapportskjema for avvik
• Prosedyre for avvikshandsaming. Retningslinjer for arbeidsoppgåver og funksjonar for legetenesta ved Fjaler legekontor
• Grunnlag for prioritering av oppgåver
• Arbeidsplan for legane i kommunen
• Internkontrollsystem for helse miljø og tryggleik

Sluttmøte var halde 22.03. klokka 15.30- 16.00.

Område 1: Organisering. Internkontroll

Avvik 1

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

i Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3:

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det er ikkje utarbeidd stillingsforklarigar for korkje leiande helsesyster eller andre stillingar i skulehelsetenesta.
• Skulehelsetenesta er i gang med å utarbeide eigne skriftlege prosedyrar for denne del- tenesta, men det er ikkje utarbeidd eit overordna system for internkontroll i kommunen innafor helselovgjevinga.

Område 2: Tilbod om helseundersøking og rettleiing til skuleelevar

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

Ved 4 av barneskulane i kommunen er det ikkje avsett eige rom til skulehelsetenesta og det er ikkje fast kontortid for skulehelsetenesta ved desse skulane. Legeumdersøkingane vert utførde ved helsestasjonen grunna mangel på egna lokale ved dei fire barneskulane. Helsesyster har heller ikkje faste kontortider ved desse skulane, tenesttilbodet til elevane ved desse skulane vert ytt frå helsestasjon sine lokale i Dale sentrum. Grunngjevinga for dette er at det er meir ressurskrevjande for helsepersonell å reise ut til skulane og at tilbodet vert så sjeldan på kvar einskild skule at det kan vere vanskeleg å få til kontinuitet i tenestetilbodet på kvar stad.

Avviket er basert på følgjande krav frå styresmaktene:

Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular §6

Område 3: Strukturert tverretatleg samarbeid

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 4: Tilbod og rådgjeving til skulen om tilrettelegging for elevar med særskilde behov

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd og § 1-4.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 5: Kommunehelsetenesta /skulehelsetenesta sitt oversyn over helsetilstanden til skuleelevar og risikofaktorar i skule og oppvekstmiljø (helseovervaking)

Merknad 1

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

Skulehelsetenesta kan ikkje dokumentere ein systematisk oversikt over tiltak for å identifisere helserisiko / helsetilstand blant skuleelevar.

I årsmeldinga for helsestasjonen/skulehelsetenesta er det sagt …….Generelt blir det også drive for lite helseopplysning for å kunne gi råd og "puff" til å bruke sin viten til å endre haldning og adferd til eit levesett som gir overskot i høve kvardagen sine behov; ulukker, kost, tobakk, samliv , trivsel m.m. Skulehelsetenesta skaffar seg oversikt over helsetilstand og risikofaktorar gjennom individuelle kontaktar med elevar, men kan ikkje dokumentere systematiske tiltak for å kartlegge og formidle kunnskap om slike tilhøve vidare til skuleleinga.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Berit Ødegård Myklestad, revisor
Tove Hovland, revisor
Bjørg Eikum Tang, revisjonsleiar