INNHALD

Samandrag

Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Internkontroll
• Tilbod om helseundersøkingar og rettleiing til skuleelevar
• Tilbod til elevar med særskilde behov
• Tiltak for å få oversikt over helseproblem blant elevar og risikofaktorar som kan ha samanheng med skulemiljøet.

Kommunen er komen svært langt med å utvikle eit system for internkontroll og kvalitetsutvikling for helsetenesta. Arbeidet er forankra hjå helse- og sosialsjefen, der skulehelsetenesta og helsestasjonen er ein integrert del i systemet. Alle tilsette som vart intervjua hadde kjennskap til systemet og var i gang med kvalitetsutviklingsarbeid. Kommunen har ein tydeleg organisasjon, tydelege leiarar og klare ansvarslinjer, noko som vitna om svært ryddige arbeidstilhøve og god oversikt over tenesteproduksjonen på alle nivå. Arbeidet med eit kvalitets- og internkontroll system er i sluttfasen.

Gaular kommune gjev tilbod om skulehelseteneste til alle grunnskulane i kommunen. Leiande helsesyster er administrativ leiar for skulehelsetenesta, det medisinsk faglege ansvaret er lagt til kommunelegen. Alle tilsette i tenesta kjenner krav fastsett i lover og forskrifter. Retningslinjene i den nye "veilederen" for helsestasjon og skulehelsetenesta IK 2617 er innarbeidd i handlingsplanar, prosedyrar og rutinar ved skulehelsetenesta.

Alle som byrjar i grunnskulen får tilbod om helseundersøking og screeningundersøking av fysioterapeut. Det vert gjeve tilbod om individuelle samtalar til alle elevar, og det vert sendt ut informasjonsmateriell til skule, heim og elevar. Det er etablert faste tverrfaglege samarbeidsmøte mellom skulehelsetenesta og samarbeidspartnerar som skule, fysioterapeut, PPT, sosialkontor og barnevern. Elevar med spesielle behov vert følgde opp både individuelt og i grupper.

Kunnskapen om helsetilstand og risikofaktorar i skulemiljøet vert formidla vidare gjennom rapportar, årsmelding og munnleg formidling til skuleleiing, foreldre/føresette og leiinga i kommunen.

Dato: 21.03.01.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Gaular kommune i perioden 31.01.01. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år. Revisjonen er initiert på bakgrunn av at tilsyn med skulehelsetenesta var eitt av områda for Fylkeslegen sitt felles tilsynsområde i 2000. Vi ville nytte den utarbeidde malen for tilsynet, og kontoret sine erfaringar frå 2000 og såleis skaffe oss eit breiare inntrykk frå dette delområdet i kommunehelsetenesta i fleire kommunar.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførte slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervjue og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Gaular kommune har 2800 innbyggarar og det er 3 grunnskular i kommunen med til saman 433 elevar. Skulehelsetenesta er ein del av helsestasjonsverksemda i kommunen og er organisert som ei delteneste under helse- og sosialetaten. Skulehelsetenesta har fast kontorstad og kontortid ved alle skulane i kommunen. Det er tilsett helsesystrer i 1,5 stilling, jordmor i 50% stilling, kontorfullmektig i 40% stilling. Kommunelege2 stillinga har vanlegvis ansvaret for helsestasjon og skulehelsetenesta i kommunen. No har denne stillinga vore vakant og i ei tid erstatta av vikarar. Kommunelege1 har faste rutiner for korleis han sikrar seg at desse legane følgjer opp tenesta i samsvar med forskrifter og regelverk.. Jordmor arbeider i svangerskapsomsorga og på helsestasjon. Fysioterapiverksemda i kommunen er organisert som eiga eining og yter teneste til helsestasjons- og skulehelsetenesta etter faste samarbeidsavtalar. Skulehelsetenesta i Gaular har god tradisjon for tverrfagleg arbeid kring einskilde elevar og grupper. Helsesyster samordnar oppgåver og kontakt til skulen. Skulehelsetenesta/ helsestasjon har eige budsjett for fagleg oppdatering til kurs og liknande.

Skulehelsetenesta omfattar følgjande oppgåver:

• Systematisk medisinsk undersøking, individuelle råd om korleis ein kan bevare god helse og andre medisinske tiltak, m.a. vert det drive helseopplysning.
• Strukturert tverrfagleg samarbeid spesielt med skulen, PPT og sosialtenesta.
• Gje råd til skulen sitt personale som gjeld hygieniske forhold og arbeidsmiljø samt vere med å leggje til rette for integrering av funksjonshemma born.
• Hjelpe med undervisning i den grad skulen ynskjer det.
• Koordinere ansvarsgruppene til funksjonshemma born.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Organisasjonskart for verksemda
• Oversikt over alle grunnskular med elevtal på dei ulike klassetrinn
• Utskrift frå rehabiliteringsplan som omhandlar helsestasjon inkludert skulehelsetenesta
• Utskrift frå årsmelding i Gaular kommune 1999, delen som omhandlar helse- og sosialetaten
• Plan for utvikling av internkontrollsystem /kvalitetssystem for helse- og sosialetaten (styringsdel)
• Avviksskjema
• Kartleggingsskjema HMT
• Diverse prosedyrar om skulehelsetenesta
• Informasjonsskriv om skulehelsetenesta
• Instruksen for leiande helsesyster og helsestasjonsverksemda (denne er forelda og er under revisjon).
• Diverse skjema miljøretta helsevern i skular og barnehagar (alle skulane i kommunen er godkjende og det er utarbeidd tiltaksplanar for miljøretta helsevern).
• Namneliste over tilsette i verksemda som skal reviderast

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn i Gaular kommune frå Fylkeslegen 28.12.2000
• Tilbakemelding frå Gaular kommune med vedlagd dokumentasjon over dei dokument Fylkeslegen bad om i brev dagsett 28.12.2000
• Brev frå Fylkeslegen med nærare omtale av systemrevisjonen og framlegg til program for tilsynet 23. januar

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 28.12.2000

Formøte vart ikkje halde, men nokre praktiske problemstillingar vart avtala på telefon mellom leiande helsesyster og revisjonsleiar.

Opningsmøte vart halde 31.01.01 klokka 11.00

Intervju
6 personar vart intervjua.

Verifikasjonar

Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• Helsekort (journal) for elev i 1. klasse
• Referat frå ansvarsgruppemøte
• I tillegg til tilsendt materiell vart diverse delplanar for helsetenesta i kommunen lagt fram.

Sluttmøte var halde 15.30- 15.45

• Kommunen har ein tydeleg organisasjon med tydelege leiarar og dei intervjua har god oversikt over ansvarslinjene i organisasjonen
• Skulehelsetenesta i kommunen har eit strukturert opplegg med faste kontortider på alle skular, og dei har teke i bruk den nye "veilederen" for helsestasjon og skulehelsetenesta IK 2617.
• Kommunen er i gang med å utarbeide ein overordna opplæringsplan for helse og sosialsektoren. Gjennom intervjua kom det fram at helsestasjonen og skulehelsetenesta har sett av ein sum pengar i årsbudsjettet til bruk for fagleg oppdatering og kursing av helsepersonellet i denne delen av verksemda. Noko dei intervjua gjev uttrykk for at dei er godt nøgde med, og føler at ressursane til dette er tilfredsstillande.
• Stillingsomtale (funksjonsomtale) for tilsette er ikkje utarbeidd, korkje for leiarar eller andre i tenesta, dette er noko av det som skal gjerast i samband med å få på plass eit ferdig internkontrollsystem.
• Kommunen er komen langt med å utarbeide eit internkontrollsystem, men manglar sluttdelen for å få dette til å fungere som eit effektivt styringsreiskap, og eit reiskap som organisasjonen kan nytta til lærings- og utviklingsføremål.

5. Reviderte område og funn

Område 1: Organisering. Internkontroll

Avvik 1

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det er ikkje utarbeidd stillingsomtalar for korkje leiande helsesyster eller andre stillingar i skulehelsetenesta.
• Avvikshandsaminga er ikkje ein integrert del av systemet
• Kommunen har ikkje avslutta arbeidet med ein overordna opplæringsplan.

Kommunen er i gang med å arbeide ut eit heilskapleg overordna system for kvalitetsutvikling i helsetenesta. Skulehelsetenesta er ein del av dette systemet, og har utarbeidd eigne skriftlege prosedyrar for denne deltenesta. Kommunen har bygd opp systemet med ein overordna styringsdel som syner organisasjonsoppbygging, lovkrav og mål for helsetenesta i kommunen. Kvalitetssystemet er knytt opp til planane for helsetenesta i kommunen. Systemet manglar nokre element som gjer at det ikkje fullt ut tilfredsstiller lovkrava i Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3:

Område 2:  Tilbod om helseundersøking og rettleiing til skuleelevar

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 3: Strukturert tverretatleg samarbeid

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 4: Tilbod og rådgjeving til skulen om tilrettelegging for elevar med særskilde behov

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd og § 1-4.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Område 5: Kommunehelsetenesta /skulehelsetenesta sitt oversyn over helsetilstanden til skuleelevar og risikofaktorar i skule og oppvekstmiljø (helseovervaking)

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §1-4.

Det vart ikkje funne avvik på dette området.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Konsulent Berit Ødegård Myklestad, revisor
Kvalitetsrådgivar Tove Hovland, revisor
Rådgivar Bjørg Eikum Tang, revisjonsleiar