INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtalar funn gjort ved tilsynet med helsetenestene til barn og unge med psykiske problem i Askvoll kommune.

Tilsynet omfatta fylgjande område:

Kommunen si planlegging, organisering og styring av helsetenestene slik at

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem vert ivareteke
• at det vert utarbeida individuelle planar til dei som har rett til slik plan

Kommunen sine systematiske tiltak for å sikre dette ( internkontrollsystemet) vart vurdert i høve til kvart område. Tilsynet er eit av dei felles tilsyna alle Fylkeslegane i landet skal gjennomføre etter ein felles mal. Etter førespurnad har Fylkeslegen i forkant av tilsynet gjort telefonintervju med barnevernstenesta og PPT i kommunen. Opplysningar frå desse intervjua vert nytta som observasjonar i tilsynsrapporten.

Helsetenesta i Askvoll kommune er planlagt, organisert og styrt slik at barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing. Born mellom 15 månader og skulestart får regelmessig undersøking og det vert gjennomført målretta undesøkingar ved indikasjon. Dei borna som har trong for det, får vidare oppfylgjing. Born og unge med psykiske problem vert undersøkt av helsestasjons/skulelege ved behov og lege henviser

vidare til BUP. Tenesta sine ordningar sikrar nødvendig informasjon til fastlege ved henvisning og igangsetting av tiltak. Tenesta har tilsett personell med nødvendige kvalifikasjonar. Tenesta har ikkje ordningar for å sikre dei tilsette nødvendig etterutdanning, kompetanseheving og opplæring i nytt regelverk.

Helsestasjon/skulehelsetenesta har etablert strukturar for tverrfagleg samarbeid med andre instansar for å hjelpe born og unge med psykiske problem. Tenesta har eit forbetringspotensiale når det gjeld å ta alle partar som arbeider med born og unge med psykiske problem med i det tverrfaglege samarbeidet. Opplysningsplikta til sosialtenesta vert ivareteke, meldeplikta til barnevernet er kjend men vert praktisert i liten grad.

Kommunen er i gang med å utarbeide felles mal for individuell plan. Dei ulike deltenestene utarbeider individuelle planar i høve til eige ansvarsområde, habiliteringsplan inneheld hovudpunkta i krav til individuell plan. Det er ikkje kome førespurnad frå BUP om samarbeid i høve til utarbeiding av individuell plan for born og unge med rett til slik plan, og barnevern eller PPT har ikkje gjeve tenesta melding om born som har slikt behov.

Tenesta har ikkje hatt opplæring i nytt regelverk om rett til individuell plan og det manglar ei felles forståing for kravet etter ny forskrift om individuell plan.

Tenesta sine ordningar for å sikre lovpålagt omfang og innhald i tenestene (internkontrollsystem) er mangelfullt og manglar deler og overbygnad. Kommunen har ikkje eit fullverdig internkontrollsystem i samsvar med lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3.

Dato: 04.12.02

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Askvoll kommune 04.10.02. Tilsynet inngår som ein del av Fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år, og inngår i dei felles tilsyna alle fylkeslegane skal utføre etter same opplegg for å vurdere om helsetenetene til barn og unge med psykiske problem stettar lovkrava. Dette gjeld i høve til kommunen si planlegging, organisering og styring av helsetenetene for å sikre individuell undersøking og oppfylgjing, samarbeid og utarbeiding av individuell plan for dei som har rett til slik plan.

Kommunen sine systematiske tiltak for å sikre dette (internkontrollsystemet) vert vurdert i høve til dei einskilde områda for tilsynet.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Av kommunen sine KOSTRA data for år 2001 går det fram at Askvoll kommune har 3344 innbyggjarar der 774 er mellom 0 og 16 år. 27 av desse er innvandrar. Komunen har 140 personar mellom 16 - 18 år. 44 born var fødde i 2001, og det var 49 16 åringar, 40 6-åringar, og 55 femåringar. 69 born hadde fått fullført helseundersøkelse ved skulestart, dette utgjer at 100% har fått fullført slik undersøking. Talet på fullførte helseundersøkelsar i 3.klasse var 36.

Kommunen sin økonomiske situasjon og forbruk i høve til inntening målt som netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene er – 8,6%, noko som er langt lågare enn for den samanliknbare gruppa (1,9%), og lågare enn gjennomsnittet for fylket (- 0,5%). Dette syner at Askvoll har eit stort negativt resultat i driftsrekneskapet.

Kommunen si prioritering av kommunehelsetenesta målt som netto driftsutgifter i % av totale netto driftsutgifter er 5,1% noko som er litt i overkant av snittet for gruppa Askvoll kan samanlikne seg med, men om lag som snittet for Sogn og Fjordane.

Kommunen sine prioriteringar i høve til netto driftsutgifter til helsestasjon og skulehelseteneste per innbyggjar 0 – 16 år er 1124. Dette er høgare enn for den samanliknbare gruppa (926) og også høgre en for snittet i fylket (1108).

Når det gjeld dekningsgrad, har Askvol 5,5 lårsverk legar per 10000 innbyggjarar 0-6 år på helsestasjon/skulehelsetenete. Dette er lågare enn for den samanliknbare gruppa, og også lågare enn gjennomsnittet for kommunane i fylket. Tilsvarande dekning helsesøsterårsverk er 51,5 Dette er høgare enn snittet for gruppa Askvoll kan samanlikne seg med, og også høgare enn gjennomsnittet for kommunane i fylket. Tenesta har 6 timar per veke med legar på helsestasjon/skulehelsetenete og 56,25 timar per veke med helsesøstrer på helsestasjon/skulehelsetenetse.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Handlingsplan for psykisk helsevern i Askvoll kommune – revidert utgåve
• Organisasjonskart for verksemda
• Årsmelding for helsetenesta – 2000
• Årsmelding , helseetaten år 2001
• Plan for skulehelsetenesta i Askvoll 2002 – 2004

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Brev til Askvoll kommune frå Fylkeslegen dagsett 01.07.02 med varsel om tilsyn
• Brev til Askvoll kommune frå Fylkeslegen dagsett 29.08.02
• Brev med vedlegg frå Askvoll kommune til Fylkeslegen dagsett 02.09.02
• Brev til Fylkeslegen frå Askvoll kommune dagsett 13.09.02
• Brev til Askvoll kommune frå Fylkeslegen dagsett 20.09.02 med dagsorden for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 01.07.02.

Opningsmøte vart halde 04.10.02

Intervjuer
6 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• Gjennomsyn av journalar
• Gjennomsyn av møteprotokoll – BUP -møte
• Gjennomsyn av referat ansvarsgruppemøte
• Gjennomsyn av internkontrollsystem
• Gjennomsyn av mal for habiliteringsplan

Sluttmøte var halde 04.10.02

På førehand, den 30.09.02, vart det gjort telefonintervju med psykolog Arve Ese, leiar for PPT, og den 24.09.02 med sosialsjef Torgunn Kvellestad, leiar for barnevernet i Askvoll.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:
Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing

Avvik 1

Tenesta har ikkje fullgode ordningar som sikrar planlegging, utføring og kontroll med eiga verksemd.

Avvik frå fylgjande myndigheitskrav:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3

(Fylgjande minimumskrav om element i internkontrollsystem vert lagt til grunn:

• Skildring av verksemda, ansvar og mynde
• Målsetting for tenesta
• Oversikt over og kunnskap om myndigheitskrav som vert stillt til tenesta
• Prosedyrar som sikrar dei viktigaste arbeidsprosessane, særleg der det er fare for svikt som kan medføre sikkerheitsrisiko for brukarane
• Sikring av tenesteutøvarane sin kompetanse i forhold til oppgåver
• Avvikshandsaming
• Vedlikehald av internkontrollsystemet)

Avviket baserer seg på fylgjande observasjonar:

• Ved gjennomsyn av utarbeida internkontrollsystem manglar fleire element.
• Tenesta har ikkje ordningar for melding og handsaming av avvik.
• Tenesta er godt i gang med utarbeiding av fag -prosedyrar og enkelte rutinar.
• Ordningane har ikkje ei overordna forankring
• Utarbeida stillingsomtale er ikkje godkjend av administrativt overordna.

Det vart ikkje funne andre avvik frå myndigheitskrava på dette området.

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Gjennom intervju og gjennomsyn av journalar gjekk det fram at tenesta gjennomfører 2års -, 4års- kontrollar og 1.klasse undersøking.
• Tenesta har utarbeida plan for gjennomføring av helsekontrollar og målretta undersøkingar på helsestasjon og for skulehelsetenesta
• Tensta nytta Helsetilsynet sin veileder for gjennomføring av av helsekontrollar på helsestasjon og skulehelsetenesta.
• Det vert gjennomført målretta undersøkingar på helsestasjon og i skulehelsetenesta
• Tenesta nyttar eigen kunnskap, melding frå foreldre, skule, barnehage og PPT som indikasjon for målretta undersøkingar.
• Born/unge vert undersøkt av helsestasjons/skulelege etter at helsesøster har ført dei opp på legen si liste. Skule kan også ta direkte kontakt med skulelege.
• Tenesta har utarbeida skriftleg informasjon til foreldre om målretta undersøkingar
• Det vert planlagt og sett i verk oppfylgjande tiltak.
• Barn og unge vert alltid henvist til spesialisthelsetenesta av lege, medan helsesøster kan henvise til PPT.
• Ved helsestasjon og skulehelseteneste er det tilsett personell med helsesøsterutdanning og lege som er medisinsk fagleg ansvarleg.
• Helsestasjons/skulelege er ikkje fastlege for alle born/unge i kommunen, men legane i kommunen arbeider i kontorfellesskap.
• Fastlege vert informert om tiltak/henvisning ved at helsestasjonslege/skulelege gjev muntleg informasjon og skriv journalnotat i pasientjournal på legekontor og ved helsestasjon.

Tenesta har ikkje ordningar for planlagd etterutdanning, kompetanseheving og opplæring i nytt regelverk

Merknaden er basert på fylgjande observasjonar:

• Det er ikkje utarbeida opplæringsplan eller kompetanseplan for verksemda.
• Deltaking på kurs/seminar vert avgjort fortløpande ut frå aktuelle tilbod
• Deltaking på faglege kurs/seminar vert prioritert og helsesøtrene deltek ut frå interesse og tilgjengeleg ressursar.
• Gjennom intervju gjekk det fram at tenesta gjennomfører personalmøte kvar 14. dag der faglege spørsmål vert drøfta. Til dømes har individuell ikkje vore tema på slike møte

Område 2:
Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problem vert ivareteke

Det vart ikkje funne avvik frå myndigheitskrava på dette området.

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Gjennom intervju gjekk det fram at det er etablert strukturar for tverrfagleg samarbeid med BUP, sosial/barnevern, PPT og helsestasjon.
• Det har vore utarbeida møteplan med varierande møtefrekvens om lag 2.kvar månad, barnevern fører sakliste, og det vert ført møteprotokoll av helsesøster. Individuelle saker vert drøfta etter først innhenta samtykke frå foreldre eller saker vert drøfta anonymt.
• Det er oppretta ansvarsgrupper kring enkelte born og unge med store hjelpebehov.
• Gjennom intervju og ved verifikasjon av referat frå ansvarsgruppemøte gjekk det fram Helsestasjons/skulelege og helsesøster er med i nokre ansvarsgrupper.
• Ansvar for oppfylgjing er lagt til den tenesta som har teke opp problemstillinga og barnvern er møteleiar av ansvarsgruppemøta.
• Tenesta kjenner til og praktiserer opplysningsplikta til sosialtenesta.
• BUP sine kontaktpersonar kan kontaktast for rådgjeving og rettleiing per telefon og terskel for slik kontakt er låg.
• Helsestasjon/skuelehelsetenesta nyttar PPT til råd/rettleiing i stor grad som fylgje av lange ventelister hjå BUP.

Ordningane for å sikre at personell som arbeider med born og unge med psykiske problem tek del i tverrfagleg samarbeid og får nødvendig informasjon er mangelfulle.

Merknaden baserer seg på fylgjande observasjonar:

• Dersom fastlege henviser born/unge til spesialisthelsetenesta får ikkje alltid helsestasjon/skulehelsetenesta nødvendig informasjon om dette.
• Det gjekk fram at BUP sine tilbakemeldingar/epikrise til fastlege/skulelege fører til at helsestasjon/skulehelsetenesta ikkje vert sikra nødvendig informasjon.
• Helsestasjon får ikkje kopi av BUP sin første møteinnkalling til barn/foreldre.
• Gjennom intervju gjekk det fram at psykiatrisk sjukepleiar også arbeider med born og unge med psykiske problem, men deltek ikkje i tverrfagleg møteverksemd kring desse borna.
• Gjennom intervju og ved verifikasjon av møteprotokoll gjekk det fram at det ikkje har vorte halde regelmessige samarbeidsmøte mellom Helsestasjon/skulehelseteneste, barnevern og PPT etter at BUP på grunn av kapasitetsproblem ikkje har kunne delta i møta.
• Gjennom intervju med barnevern, PPT og helsestasjon/skulehelsetenete gjekk det fram at møtefrekvens har vorte redusert etter at BUP ikkje lenger deltek på tverrfaglege møte.

Meldeplikta til barnevernet er kjend men vert praktisert i liten grad.

Merknaden er basert på fylgjande observasjonar:

• Det er utarbeida skriftleg prosedyre for melding av saker til barnevernet.
• Gjennom intervju gjekk det fram at saker skal meldast skriftleg, men det er få saker som er melde skriftleg frå helsetenesta.
• Der helsestasjon/skulehelsetenesta har vurdert behov for melding til barnevernet, har sakene vorte melde av andre t.d. skule.
• Saker vert lufta anonymt muntleg/per telefon med barnevernet.
• Helsepersonell si meldeplikt til barnevernet har ikkje vore tema i tverrfaglege møte eller interne møte.
• Gjennom intervju gjekk det fram at helsestasjon/skulehelsetenesta og barnevernet har ulik forståing for omfanget av meldeplikta til barnevernet.

Område 3:
Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at det vert utarbeida individuelle planar for barn og unge med psykiske problem som har rett til slik plan

Det vart ikkje funne avvik frå myndigheitskrava på dette området.

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Tenesta har mal for- og brukar individuell habiliteringsplan.
• Psykiatritenesta nyttar Sintef sin mal for individuell plan
• Kommunen har nedsett gruppe som arbeider med utarbeiding felles mal for individuell plan.
• Individuell habiliteringsplan innheld dei vesentlege momenta som slik plan skal innehalde; målsettingar, tiltak, ansvarsdeling, evalueringstidspunkt og ansvarleg koordinator
• Tenesta har ikkje fått førespurnad frå BUP om utarbeiding av individuell plan
• Tenesta har ikkje fått melding frå barnevern om barn og unge med psykiske problem som har behov for å få utarbeida individuell plan.
• Gjennom intervju med PPT gjekk det fram at dei ved eit høve har meldt behov om utarbeiding av individuell plan til helsestasjon/skulehelsetenesta

Tenesta har ikkje ei felles forståing for kravet til individuell i samsvar med ny forskrift om individuell plan.

Merknaden byggjer på fylgjande observasjonar:

• Utarbeida framlegg til felles mal for individuell plan har ikkje ny forskrift for individuell plan i heimelsgrunnlaget.
• Gjennom intervju gjekk det fram at det ikkje er vorte halde opplæring i nytt regelverk om individuell plan. Dette har heller ikkje vore tema på personalmøte.
• Av arbeidsgruppa sitt framlegg til individuell plan er helsesøster tillagt koordineringansvar for habilitering medan fysioterapeut er tillagt ansvar for rehabilitering.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Bjørg Eikum Tang, revisor
Øyvin Myrmæl, observatør
Anne Eli Wangen, revisjonsleiar
Marianne Noodt, observatør frå Statens helsetilsyn.