INNHALD

Samandrag
1.Innleiing
2.Skildring av verksemda - særlege tilhøve
3.Dokumentunderlag
4.Gjennomføring
5.Reviderte områder og funn
6.Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten omtalar funn gjort ved tilsynet med helsetenestene til barn og unge med psykiske problem i Flora kommune.

Tilsynet omfatta fylgjande område:

Kommunen si planlegging, organisering og styring av helsetenestene slik at

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem vert ivareteke
• at det vert utarbeida individuelle planar til dei som har rett til slik plan

Kommunen sine systematiske tiltak for å sikre dette ( internkontrollsystemet) vart vurdert i høve til kvart område. Tilsynet er eit av dei felles tilsyna alle Fylkeslegane i landet skal gjennomføre etter ein felles mal. Etter førespurnad har Fylkeslegen i forkant av tilsynet gjort telefonintervju med barnevernstenesta og PPT i kommunen. Opplysningar frå desse intervjua vert nytta som observasjonar i tilsynsrapporten.

Helsetenesta i Flora kommune er planlagt, organisert og styrt slik at barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing. Born mellom 15månader og skulestart får regelmessig undersøking, og det vert gjennomført målretta undersøkingar ved indikasjon. Dei borna som har trong for det, får vidare oppfylgjing. Born og ungdom med psykiske problem vert undersøkt av lege ved behov, og det er lege som henviser vidare til BUP. Tenesta har tilsett personell med nødvendige kvalifikasjonar. Tenesta har ikkje ordningar som sikrar at fastlege alltid vert informert når helsestasjon/skulehelsetenesta henviser vidare til BUP eller set i verk andre tiltak. Tenesta har eit forbedringspotensiale i høve til ordningane for å sikre personellet kompetanseheving og nødvendig opplæring i nytt regelverk.

Helsestasjon/ skulehelsetenesta har etablert strukturar for tverrfagleg samarbeid med andre instansar for å hjelpe born og unge med psykiske problem. Tenesta er organisert slik at opplysningsplikta til- og samarbeidet med sosialtenesta vert ivareteke. Meldeplikta til barnevernet er kjend men vert ikkje praktisert på tilfredstillande måte.

Kommunen har utarbeida framlegg til prosedyre og mal for individuell plan der den som yter mest ressursar er tenkt tillagt ansvar for igangsetting av utarbeiding av slik plan. Dei ulike deltenestene utarbeider individuelle planar i høve til eige ansvarsområde, tenesta sin habiliteringsplan inneheld hovudpunkta i krav til individuell plan. Tenesta har ikkje fått førespurnad frå BUP om samarbeid i høve til utarbeiding av individuell plan, barnevern og PPT har ikkje meldt om born og unge med psykiske problem som har behov for å få utarbeida slik plan.

Tenesta sine ordningar for å sikre lovpålagt omfang og innhald i tenestene er ikkje fullverdige då tenesta mellom anna manglar prosedyre for melding og handsaming av avvik. Fylkeslegen kan ikkje seie at tenesta har eit fullverdig internkontrollsystem i samsvar med lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3.

Dato: 04.12.02

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Flora kommune 02.10.02. Tilsynet inngår som ein del av Fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år, og inngår i dei felles tilsyna alle fylkeslegane skal utføre etter same opplegg for å vurdere om helsetenestene til barn og unge med psykiske problem stettar lovkrava. Dette gjeld i høve til kommunen si planlegging, organisering og styring av helsetenestene for å sikre individuell undersøking og oppfylgjing, samarbeid og utarbeiding av individuell plan for dei som har rett til slik plan.

Kommunen sine systematiske tiltak for å sikre dette (internkontrollsystemet) vert vurdert i høve til dei einskilde områda for tilsynet.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Av kommunen sine KOSTRA data for år 2001 går det fram at Flora kommune har 11323 innbyggjarar der 2892 er mellom 0 og 16 år. 161 av desse er innvandrar. Komunen har 453 innbyggjarar mellom 16-18 år. 156 born var fødde i 2001, og det var 151 16-åringar, 181 6-åringar, og 189 5-åringar. 189 born hadde fått fullført helseundersøkelse ved skulestart, dette utgjer at 100% har fått fullført slik undersøking. Talet på fullførte helseundersøkelsar i 3. klasse var 136.

Kommunen sin økonomiske situasjon og forbruk i høve til inntening målt som netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene er –1,1%, noko som er lægre enn for den samanliknbare kommunegruppa (1%), og lægre enn gjennomsnittet for fylket (- 0,5%). Det negative resultatet i driftsrekneskapet tyder på at kommunen brukar meir pengar enn dei tener.

Kommunen si prioritering av kommunehelsetenesta målt som netto driftsutgifter i % av totale netto driftsutgifter er 4,8% dette er litt i overkant av snittet for kommunegruppa Flora kan samanlikne seg med, men i underkant av snittet for kommunane i Sogn og Fjordane.

Kommunen sine prioriteringar i høve til netto driftsutgifter til helsestasjon og skulehelseteneste per innbyggjar 0 – 16 år er 1461. Dette er langt høgre enn for den samanliknbare gruppa (866) og også høgre en for snittet for fylket (1108).

Når det gjeld dekningsgrad, har Flora 6,7 årsverk legar per 10000 innbyggjarar 0-6 år på helsestasjon/skulehelsetenete. Dette er noko høgre enn for den samanliknbare gruppa, men i underkant av gjennomsnittet for kommunane i fylket. Tilsvarande dekning helsesøsterårsverk er 39,6. Dette er høgre enn snittet for gruppa Flora kan samanlikne seg med, men i underkant av gjennomsnittet for kommunane i fylket. Tenesta har 30,5 timar per veke med legar på helsestasjon/skulehelsetenete og 180,5 timar per veke med helsesøstrer på helsestasjon/skulehelsetenetse.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Organisasjonskart for verksemda
• Oversikt over tilsette ved helsestasjon/skulehelseteneste
• Tenesteerklæring for Flora helsestasjon
• Målsetting for helsestasjonsverksemda
• Verksemdplan – helsestasjon 2002
• Ulike brosjyremateriell/informasjon om tenesta
• ½ årsplan for skulehelsetenesta v/ Flora ungdomskule
• Høyringsnotat om individuelle planar i Flora kommune – prosedyrar og malar
• Plan for omsorgstenesta – psykiatri
• Prosedyre for utarbeiding av metodeskildring
• Handbok for ansvarsgrupper i Flora kommune
• Skulehelseplan for Flora kommune

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Brev dagsett 01.07.02 frå Fylkeslegen med melding om tilsyn
• Brev dagsett 29.08.02 frå Fylkeslegen med førespurnad om intervju PPT og barnevern
• Brev dagsett 18.09. 02 frå Flora kommune til Fylkeslegen
• Brev med vedlegg dagsett 23.09.02 frå Flora kommune
• Brev dagsett 19.09.02 med vedlegg frå Flora kommune
• Brev dagsett 23.09.02 frå Fylkeslegen med dagsorden for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 01.07.02

Opningsmøte vart halde 02.10.02

Intervjuer
7 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• Gjennomsyn av journalar – papir og elektronisk journal
• Gjennomsyn av habiliteringsplan
• Gjennomsyn av referat – ansvarsgruppemøte
• Gjennomsyn av internkontrollsystem

Sluttmøte vart halde 02.10.02

På førehand, den 23.09.02, vart det gjort telefonintervju med Ruth Leni Førde, leiar for PPT i Flora, og den 24.09.02 med Marit Klokkernes, leiar for barnevernet i Flora kommune.

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing

Avvik 1

Tenesta sitt internkontrollsystem manglar ordningar for handsaming av avvik.

Avvik frå fylgjande myndigheitskrav:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3

Avviket er basert på fylgjande observasjonar:

• Tenesta sine ordningar for internkontroll innheld ikkje avvikshandsaming.
• Det er ikkje utarbeida skjema for melding av avvik i samband med enkelthendingar.
• Det er ikkje utarbeida prosedyre for handsaming av avvik
• Tenesta har utarbeida fleire element som prosedyre for prosedyreskriving og ulike fagprosedyrar i sitt internkontrollsystem
• Tenesta har ordningar for evaluering av rutinar

Det vart ikkje funne andre avvik frå myndigheitskrava på dette området.

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Det gjekk fram gjennom intervju og verifikasjon at verksemda gjennomfører 2 års-, 4års- og 1.klasse kontrollar.
• Tenesta nyttar Helsetilsynet sin rettleiar som utgangspunkt for planlegging av helsekontrollar og målretta undersøkingar ved helsestasjon og skulehelsetenesta.
• Tenesta har utarbeida planar for gjennomføring av helsekontrollar og målretta undersøkingar ved helsestasjon og skulehelsetenesta.
• Det vert gjennomført målretta helseundersøkingar i skulehelsetenesta.
• Tenesta nyttar melding frå skule/barnehage og foreldre i tillegg til eigne observasjonar/kunnskap som indikasjon for målretta undersøkingar
• Tenesta har oppretta helsestasjon for ungdom med lege og jordmor/helsesøster
• Tenesta syter for at barn og unge med psykiske problem vert undersøkt av lege ved at helsesøster henviser vidare og fører opp time hjå helsestasjonslege/skulelege
• Det er alltid lege som henviser vidare til BUP, medan både lege og helsesøster henviser til PPT
• Tenesta har ordningar for oppfylgjing av planlagde tiltak.
• Ved helsestasjon og skulehelsetenesta er det tilsett personell med nødvendig kompetanse. har tilsett personell med nødvendig kompetanse
• Tre legar deler det medisinsk faglege ansvaret for skulehelsetenesta og helsestasjonen

Tenesta har ikkje ordningar som sikrar at fastlege alltid vert informert når det vert henvist til BUP og / eller sett i gang andre tiltak.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Gjennom intervju gjekk det fram at kommunen har fleire fastlegar enn dei som også er medisinsk fagleg ansvarleg for helsestasjon og skulehelsetenesta
• Alle legane arbeider i kontorfellesskap med felles journalsystem, og skulelege/helsestasjonslege gjev muntleg informasjon til fastlege ved behov
• Gjennom intervju gjekk det fram at tenesta ikkje har faste rutinar for tilbakemelding til fastlege ved henvisning eller igangsetting av tiltak.
• Helsestasjon/skulehelsetenesta mottek ikkje tilbakemelding frå fastlege dersom desse har henvist vidare /sett i verk tiltak.

Tenesta sine ordningar for å sikre etterutdanning, kompetanseheving og nødvendig opplæring i nytt regelverk er mangelfulle.

Merknaden er basert på fylgjande observasjonar:

• Det er ikkje utarbeida opplæringsplan for tenesta.
• Opplæringstiltak og kursdeltaking for personell på helsestasjon/skulehelsetnesta vert avgjort fortløpande ut frå individuelle ynskjer og dei tilbod som er aktuelle
• Kommunen er i ferd med å utarbeide kompetanse/utviklingsplan.
• Det vert planlagt og halde internundervisning om ulike tema.

Område 2: Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problem vert ivareteke

Det vart ikkje funne avvik frå myndigheitskrava dette området.

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Gjennom intervju og utarbeida planar gjekk det fram at det er oppretta fleire strukturar for tverrfagleg samarbeid.
• Det er oppretta ulike nettverk i kommunen, mellom anna for barn og unge der leiarane for PPT, sosial/barnevern, helsestasjon, ergoterapi og fysioterapi deltek.
• Generelle problemstillingar, til dømes samarbeid og utarbeiding av individuell plan har vore tema på slike møte.
• Mandag er fast møtedag; interndag der alle skal vera tilgjengelege for kvarandre, og nettverksmøte vert halde kvar 14.dag etter oppsett møteplan. Det vert ikkje skrive referat frå desse møta.
• Det er oppretta ressursgrupper på dei store skulane der PPT, barnevern og skulehelsetenesta deltek. Møta vert halde etter oppsett møteplan og det vert skrive referat. Rektor ansvarleg for referat og innkalling.
• Gruppene drøftar førebyggande tiltak. Etter samtykke frå foreldre, kan saker gjeldande enkeltelevar som er melde inn på førehand drøftast. Saker kring enkeltelevar vert også drøfta anonymt
• Det er oppretta ansvarsgrupper kring enkelte born og unge med store hjelpebehov, der helsesøster er koordinator eller deltek i nokre av desse gruppene.
• Helsestasjonslege/skulelege deltek i enkelte ansvarsgrupper. Fastlege vert innkalla og deltek i slike møte ved behov.
• Det vert skrive referat frå møta. Referat vert lagt i journal. Gjennomføring av møte, ansvar for møteinnkalling og fordeling av ansvar for vidare oppfylgjing er verifisert ved gjennomsyn av journal og ved intervju med barnevern og PPT.
• Det er utarbeida handbok for ansvarsgrupper i Flora kommune.
• BUP deltek i rettleiingsforum med helsesøstrer, jordmødrer og legane kvar 6. veke. Det vert ikkje utarbeida sakliste; helsesøster melder inn enkeltsaker eller generelle saker ein ynskjer å drøfta i forkant av møta.
• BUP vert også konsultert per telefon for råd og rettleiing.
• BUP sine tilbakemeldingar gjeldande små born er bedre enn for store born
• BUP sender kopi til helsestasjon av første innkalling til foreldre/born.
• BUP sine epikrisar til henvisande lege medfører at personell på helsestasjon ikkje alltid får nødvendig informasjon dersom fastlege og helsestasjons/skulelege ikkje er same lege.

Meldeplikta til barnevernet er kjend men vert ikkje praktisert i tilfredstillande grad.

Merknaden er basert på fylgjande observasjonar:

• Bekymringssaker vert drøfta anonymt med barnevernet og saker kan verta melde felles frå lege/helsesøster.
• Meldeplikta til barnevernet har vore tema og har vorte drøfta i helsesøsterforum og på nettverksmøte
• I fylgje barnevernet vert få saker melde frå helsestasjon og legane sender nesten ikkje saker. Saker vert melde skriftleg i noko grad.
• Gjennom intervju gjekk det fram at terskel for melding av saker til barnevernet har endra seg og at denne har stege, medan terskel for drøfting av saker anonymt med barnevernet har endra seg og blitt redusert.
• Gjennom intervju gjekk det fram at tenesta har ei avventande haldning til barnevernet. Tenesta ynskjer eit meir førebyggjande barnevern og opplever at barnevernet ikkje alltid tek tak i slike saker som vert melde.
• Tenesta har ikkje utarbeida prosedyre for melding av saker til barnevernet.

Område 3: Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at det vert utarbeida individuelle planar for barn og unge med psykiske problem som har rett til slik plan

Det vart ikkje funne avvik frå myndigheitskrava eller gjeve merknader på dette området.

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Kommunen har nedsett gruppe som har utarbeida framlegg til prosedyre og mal for individuell plan. Framlegget er ute til høyring.
• Tenesteleiar som er inne med mest ressursar er tenkt tillagt ansvar for å få utarbeide slik individuell plan og SINTEF Unimed sin planmal er tenkt nytta i arbeidet.
• Dei ulike deltenestene utarbeider individuelle planar ut frå sine ansvarsområde som habiliteringsplanar og opplæringsplanar.
• Ved gjennomsyn av journal gjekk det fram at habiliteringsplan inneheld hovudpunkta i kravet til individuell plan som til dømes målsetting, tiltak, ansvarsdeling og evaluering.
• Gjennom intervju gjekk det fram at PPT ikkje har meldt behov om utarbeiding av individuell plan til helsetenesta
• Tenesta har ikkje fått melding frå barnevern om born og unge som har behov for å få utarbeida individuell plan.
• Barnevern har meldt om behov for- og har samarbeida om utarbeiding habiliteringsplan
• Tenesta har ikkje fått førespurnad frå BUP om deltaking i utarbeiding av individuell plan
• Individuell plan har vore tema ved intern undervisning på helsestasjon/skulehelsetenesta

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Fylkessjukepleiar Anne Eli Wangen, revisjonsleiar
Førebyggingsrådgjevar Bjørg Eikum Tang, revisor
Psykiatrirådgjevar Øyvin Myrmæl, observatør