INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler funn gjort ved tilsynet med helsetenestene til barn og unge med psykiske problem.

Tilsynet omfatta fylgjande område:

Kommunen si planlegging, organisering og styring av helsetenestene slik at

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem vert ivareteke
• at det vert utarbeida individuelle planar til dei som har rett til slik plan

Kommunen sine systematiske tiltak for å sikre dette ( internkontrollsystemet) vart vurdert i høve til kvart område. Tilsynet er eit av dei felles tilsyna alle fylkeslegane i landet skal gjennomføre etter ein felles mal. Etter førespurnad har Fylkeslegen i forkant av tilsyna gjort telefonintervju med barnevernstenesta og PPT i kommunen. Resultata frå desse intervjua vert nytta som observasjonar i denne tilsynsrapporten.

Helsetenesta i Gloppen kommune er planlagt, organisert og styrt slik at barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing. Barn mellom 15mndr og skulestart får regelmessig undersøking. Det vert gjennomført målretta undersøkingar ved indikasjon, og dei borna som har trong for vidare oppfylgjing får dette. Born og ungdom med psykiske problem vert undersøkt av lege ved behov for slik undersøking, og det er lege som henviser vidare til BUP. Tenesta har tilsett personell med nødvendige kvalifikasjonar. Tenesta har eit forbetringspotensiale når det gjeld informasjon til fastlege om born og unge som vert henvist frå helsestasjonslege/skulelege og om tiltak som vert sett i verk.

Dette gjeld også tenesta sine ordningar for å sikre opplæring i nytt regelverk.

Både helsestasjon og skulehelsetenesta har etablert strukturert tverrfagleg samarbeid med andre instansar for å hjelpe born og unge med psykiske problem. Tenesta er organisert slik at opplysningsplikta og samarbeidet med sosialtenesta vert ivareteke. Meldeplikta til barnevernet er kjend, men vert lite praktisert. Helsetenesta tek opp aktuelle meldesaker muntleg i samarbeidmøte.

Kommunen har utarbeida mal for individuell re/habiliteringsplan der den som er utpeika som koordinator eller den som har eit hovudansvar for helsetenestene har ansvar for igangsetting av utarbeiding av slik plan. Individuell re/habiliteringsplan skal sjåast på som individuell plan i samsvar med ny forskrift om slik plan, og innheld hovudpunkta som bør gå fram av slik plan. Kommunen har til no ikkje teke del i psykiatrien si utarbeiding av individuell plan og har heller ikkje fått førespurnad om dette frå spesialisthelsetenesta. Kommunen sin mal for individuell plan skal evaluerast hausten 2002. Helsestasjon/skulehelsetenesta har til no ikkje teke del i utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem. Tenesta manglar felles forståing for at kommunen sin mal for individuell re/habiliteringsplan skal sjåast på som individuell plan etter ny forskrift om individuelle planar.

Dato: 04.07.02

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Gloppen kommune 12.06.02. Tilsynet inngår som ein del av Fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år, og inngår i dei felles tilsyna alle fylkeslegane skal utføre etter same opplegg for å vurdere om helsetenetene til barn og unge med psykiske problem stettar lovakrava. Dette gjeld i høve til kommunen si planlegging, organisering og styring av helsetenetene for å sikre individuell undersøking og oppfylgjing, samarbeid og utarbeiding av individuell plan for dei som har rett til slik plan.

Kommunen sine systematiske tiltak for å sikre dette (internkontrollsystemet) vert vurdert i høve til dei einskilde områda for tilsynet.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Av kommunen sine KOSTRA data for år 2001 går det fram at Gloppen kommune har 5716 innbyggjarar der 1314 av desse er mellom 0 og 16 år.

66 barn var fødde i 2001, og det var 62 6-åringar, 106 5-åringar og 84 16 -åringar i kommunen. Ingen barn hadde fått fullført helseundersøkelse ved skulestart, medan 75 barn hadde fått fullført helseundersøkelse i 3.klasse.

Kommunen sin økonomiske situasjon og forbruk i høve til inntening målt som netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene er 0,8 %; noko som er 1% lågare enn gruppa av kommunar Gloppen kan samanlikne seg med, men høgare enn gjennomsnitt for kommunane i fylket, som viser eit negativt resultat på – 0,5 %. Dette syner at Gloppen har eit svakt positivt resultat i driftsrekneskapet.

Kommunen si prioritering av kommunehelsetenesta målt som netto driftsutgifter i % av totale netto driftsutgifter er 5,6%, noko som er høgare enn både gruppesnittet og gjennomsnittet for kommunane i Sogn og Fjordane. Kommunen sine prioritringar i høve til netto driftsutgifter til helsestasjon og skulehelseteneste per innbyggjar 0 –16 år, er 893. Dette er lågare enn snittet for kommunane som Gloppen vert samanlikna med, og lågare enn snittet for fylket.

Når det gjeld dekningsgrad, har Gloppen 7,8 årsverk av legar per 10000 innbyggjarar 0-6 år på helsestasjon og skulehelseteneste. Dette er høgare enn både gjennomsnitt for kommunegruppa og gjennomsnitt for fylket. Tilsvarande dekning av helsesøsterårsverk er 45,3, noko som er høgare enn for kommunegruppa men det same som fylkessnittet. Tenesta har 14,5 timar per veke av lege på helsestasjon/skulehelseteneste og 84,38 timar per veke av helsesøster på helsestasjon/skulehelseteneste.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Organisasjonskart
• Årsmelding for helsestasjon
• Verksemdplan for helsestasjon
• Plan for skulehelsetenesta
• Internkontroll for helsestasjon
• Regelverk for arbeid i ansvarsgruppe
• Innhaldsoversikt og generelle prosedyrar for internkontroll i helse- og sosialetaten
• Mal for individuell re/habiliteringsplan
• Mal for tverrfagleg samarbeid mellom barnevern, helsestasjon, PPT, skular, barnehagar
• Handlingsplan for helse- og sosialpersonell
• Rehabiliteringsplan
• Psykiatriplan 2002-2005
• Psykiatriplan 1998-2001
• Innstruks for rehabiliteringsleiar.

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Brev frå Fylkeslegen med varsel om tilsyn dagsett 30.04.02
• Brev til kommunen med førespurnad om intervju av PPT og barnevern dagsett 30.04.02
• Brev med vedlegg frå Gloppen kommune dagsett 08.05.02.
• Brev frå Fylkeslegen til kommunen dagsett 28.05.02

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 30.04.02

Opningsmøte vart halde 12.06 02

Intervjuer
5 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• Gjennomsyn av elektronisk journalar og helsekort
• Gjennomsyn av møteprotokoll – tverrfagleg gruppe
• Gjennomsyn av internkontrollsystem
• Gjennomsyn av utarbeida habiliteringsplan

Sluttmøte var halde 12.06.02

På førehand, den 06.06.02, vart det gjort telefonintervju med Aslaug Moen, leiar for PP-tenesta i Gloppen, og med Randi Skarstein, leiar for barnevernet i Gloppen kommune.

5. Reviderte område og funn

Område 1: Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing

Det vart ikkje funne avvik frå myndigheitskrava på dette området.

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Gjennom intervju og gjennomsyn av journalar gjekk det fram at tenesta har ordningar for gjennomføring av 2års og 4 års kontrollar og 1.klasse.
• Tenesta nyttar Helsetilsynet sin rettleiar for gjennomføring av helsekontrollar på helsestasjonen og skulehelsetenesta.
• Tenesta har utarbeida plan for helsekontrollar og målretta undersøkingar på helsestasjon og skulehelsetenesta
• Som fylgje av legemangel har tenesta hatt avvik i høve til utarbeida plan.
• Tenesta har sett i verk tiltak med auke av legekapasitet for å korrigere manglande etterleving av plan for gjennomføring av 1.klasse undersøkingar.
• Det vert gjennomført målretta undersøkingar i skulehelsetenesta
• Tenesta nyttar resultat frå screeningundersøkingar, melding frå foreldre, melding frå skule og barnehage eller melding frå sosial/barnevern som indikasjon for målretta undersøkingar
• Barn med psykiske problem vert undersøkt av helsestasjonslege/skulelege på indikasjon etter at helsesøster har ført barnet opp til time hjå legen
• Det vert planlagt og sett i verk oppfylgjande tiltak
• Barn og ungdom med psykiske problem vert henvist til spesialisthelsetenesta av lege
• Ved helsestasjon og skulehelseteneste er det tilsett personell med helsesøsterutdanning og lege.
• Det er tilsett lege som er medisinsk fagleg ansvarleg for helsestasjon og skulehelsetenesta.

Tenesta har ikkje ordningar som sikrar at fastlege alltid vert informert når det vert henvist til BUP og / eller sett i gang tiltak.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Gjennom intervju gjekk det fram at helsestasjonslege eller skulelege som oftast også er fastlege.
• Dei fleste av fastlegane i kommunen arbeider i kontorfellesskap med felles journalsystem og skulelege informerer som oftast anna fastlege ved behov.
• Gjennom intervju gjekk det fram at helsestasjon/skulehelseteneste ikkje har rutine for tilbakemelding til den fastlege som ikkje arbeider i kontorfellesskap.

Tenesta sine ordningar for etterutdanning og kompetanseutvikling sikrar ikkje nødvendig opplæring i nytt regelverk.

Merknaden er basert på fylgjande observasjonar:

• Det er ikkje utarbeida ein samla kompetanseplan for helsetenesta, men kommunen har utarbeida og vedteke handlingsplan for helse- og sosialpersonell der det går fram at rekrutteringstiltak og kompetansehevingstiltak må til ei kvar tid prioriterast innanfor den årlege budsjettramma. Ramma for 2002 dekker ikkje minimumsbehovet til kurs/opplæring og kompetanseutvikling.
• Gjennom intervju gjekk det fram at personell ikkje har fått opplæring/undervisning i nytt regelverk om individuell plan
• Personell på helsestasjon/skulehelsetenesta har høve til kursdeltaking i samsvar med muntleg plan og økonomiske rammer

Område 2: Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problem vert ivareteke

Det vart ikkje funne avvik frå myndigheitskrava på dette området

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Gjennom intervju gjekk det fram at det er oppretta tverrfagleg team som har møte 2.kvar tirsdag der PPT, helsesøster, barnevern og sosialtenesta deltek
• Det vert skrive referat frå møta, referent og møteleiar går på omgang. Møteprotokoll vert oppbevara på helsestasjon.
• Tema for møta er bekymringssaker og enkeltsaker som vert drøfta anonymt eller med namn etter innhenta fullmakt. Oppgåver og oppfylgjing vert fordelt i møta
• Gjennomføring av samhandlingsmøta er verifisert gjennom intervju med barnevernet og PP-tenesta og ved verifisering av møteprotokoll
• Det er oppretta ansvarsgrupper kring enkelte barn og unge med store hjelpebehov
• Tenesta har utarbeida "regelverk for arbeid i ansvarsgrupper"
• Helsestasjon og skulehelseteneste er deltakarar i tverrfagleg samarbeidsteam barnehage, skule og helsestasjon.
• Det er utarbeida plan med føremål og mal for gjennomføring av slike møte
• Helsestasjon og skulehelseteneste deltek på samarbeidsmøter (konsultasjonsmøter) med BUP, barnevern og PPT der BUP har utarbeida halvårig møteplan med møter ei gong per månad.
• Saker vert meldt til BUP på førehand på eige skjema, det vert ikkje skrive referat frå møta, deltakarane på møta tek eigne notat
• Oppgåver vert fordelt slik at den som har meldt saka har ansvar for å fylgje opp.
• BUP sin kontaktperson til helsestasjon har regelmessige møter på helsestasjon
• Tilbakemelding frå BUP varierer og den er personavhengig. Det vert gjeve tilbakemelding i form av epikrise og etter vurdering.
• Opplysningsplikt og samarbeidet med sosialtenesta skjer per telefon eller i møter (samhandlingsmøter)

Medisinsk ansvarleg personell deltek lite i tverrfagleg samarbeid

Merknaden er basert på fylgjande observasjonar:

• Helsestasjons/skulelege har etter fastlegeordninga ikkje vore med på samarbeidsmøte/tverrfagleg møte
• Fastlege er ikkje med på tverrfagleg møte
• Gjennom intervju gjekk det fram at helsestasjonspersonell ynskjer deltaking frå lege i samarbeidsmøte/tverrfagleg møte

Meldeplikta til barnevernet er kjend men vert sjeldan praktisert

Merknaden er basert på fylgjande observasjonar:

• Gjennom intervju gjekk det fram at eige skjema skulle nyttast ved melding til barnevernet
• Meldingar til barnevernet vert som oftast teke opp/drøfta muntleg i samarbeidsmøte etter at bekymringar først er drøfta internt
• Gjennom intervju gjekk det fram at barnevernet ikkje hugsar å ha fått anna enn nokre få bekymringsmeldingar frå helsestasjonen, få saker har vorte melde.

Område 3: Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at det vert utarbeida individuelle planar for barn og unge med psykiske problem som har rett til slik plan

Det vart ikkje funne avvik frå myndigheitskrava på dette området

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Tenesta har utarbeida mal for individuell re/habiliteringsplan som er tenkt som individuell plan for personar med langvarige og koordinerte tilbod
• Koordinator i ansvarsgruppe eller andre som har hovudansvar for helseteneste til barn og ungdom som har behov for slik plan, har ansvar for utarbeiding av planen
• Helsesøster har til no ikkje teke initiativ til-, eller hatt ansvar for utarbeiding av slik plan
• Rehabiliteringsleiar er ansvarleg for rådgjeving i høve til utarbeiding av plan
• Planen skal oppbevarast i pasientjournal
• Planen innheld oversikt over målsettingar, tiltak, ansvarsdeling, tidspunkt for evaluering av tiltak og ansvarleg koordinator.
• Planen er teken i bruk frå 01.01.01 og skal evaluerast til hausten
• Ved gjennomsyn av journal gjekk det fram at born som har behov for det (utviklingsforstyrring), har fått utarbeida slik plan
• Tenesta har ikkje fått førespurnad frå BUP om deltaking i utarbeiding av individuell plan
• Tenesta har ikkje fått melding frå barnevern om barn og unge som har behov for å få utarbeida individuell plan
• Gjennom intervju gjekk det fram at barnevern eller PPT ikkje har meldt slikt behov til helsetenesta

Tenesta har ikkje ei felles forståing for at kommunen sin mal for individuell re/habiliteringsplan også skal brukast til utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem som har rett til slik plan

Merknaden er basert på fylgjande observasjonar:

• Det er ikkje gjeve opplæring i nytt regelverk om individuell plan
• Gjennom intervju gjekk det fram at helsepersonell på helsestasjon/skulehelseteneste ikkje kjenner til at mal for re/habiliteringsplan er å sjå på som mal for individuell plan og som kan brukast til målgruppa for tilsynet
• Helsestasjon/skulelege og helsesøster har ikkje delteke i utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problem

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Bjørg Eikum Tang, revisor
Øyvin Myrmæl, observatør
Anne Eli Wangen, revisjonsleiar