INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler funn gjort ved tilsynet med helsetenestene til barn og unge med psykiske problem.

Tilsynet omfatta fylgjande område:

Kommunen si planlegging, organisering og styring av helsetenestene slik at

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem vert ivareteke
• at det vert utarbeida individuelle planar til dei som har rett til slik plan

Kommunen sine systematiske tiltak for å sikre dette ( internkontrollsystemet) vart vurdert i høve til kvart område. Tilsynet er eit av dei felles tilsyna alle fylkeslegane i landet skal gjennomføre etter ein felles mal. Etter førespurnad har Fylkeslegen i forkant av tilsyna gjort telefonintervju med barnevernstenesta og PPT i kommunen. Resultata frå desse intervjua vert nytta som observasjonar i denne tilsynsrapporten.

Helsetenesta i Hornindal kommune er planlagt, organisert og styrt slik at barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing. Barn mellom 15mndr. og skulestart får regelmessig undersøking. Det vert gjennomført målretta undersøkingar ved indikasjon, og dei borna som har trong for vidare oppfylgjing får dette. Born og ungdom med psykiske problem vert undersøkt av lege ved behov for slik undersøking, og det er lege som skriv under henvisning til BUP. Kommunen har ikkje tilsett personell med helsesøsterutdanning ved helsestasjon/skulehelsetenesta. Kommunen har sett i verk tiltak for å sikre nødvendig kompetanse.

Helsestasjon/skulehelsetenesta har etablert strukturert tverrfagleg samarbeid med andre instansar for å hjelpe born og unge med psykiske problem. Tenesta er organisert slik at opplysningsplikta og samarbeidet med sosialtenesta vert ivareteke. Meldeplikta til barnevernet er kjend. Tenesta har dei to siste åra ikkje hatt saker som har vore aktuelle å melde. Meldesaker vert først drøfta anonymt i samarbeidsmøte, for deretter å bli meld av den som er ansvarleg for saka. Skule melder dei fleste saker. Tenesta har eit forbedringspotensiale i høve til lege si deltaking i tverrfagleg samarbeid. Likeeins gjeld for ordningane med å sikre fullgod tilbakemelding og informasjon frå henvisande lege til helsestasjon/skulehelseteneste og dei som er ansvarleg for oppfylgjinga, om gjennomførd behandling og tiltak i spesialisthelsetenesta.

Kommunen har ikkje sett i verk tiltak for å få utarbeide individuell plan til dei som har rett til slik plan i samsvar med kommunehelsetenestelova § 6-2 a. Tenesta har ikkje eit intenkontrollsystem i samsvar med tilsynslova §3.

Dato: 04.07.02

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Hornindal kommune 14.06.02. Tilsynet inngår som ein del av Fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år, og inngår i dei felles tilsyna alle fylkeslegane skal utføre etter same opplegg for å vurdere om helsetenetene til barn og unge med psykiske problem stettar lovakrava. Dette gjeld i høve til kommunen si planlegging, organisering og styring av helsetenetene for å sikre individuell undersøking og oppfylgjing, samarbeid og utarbeiding av individuell plan for dei som har rett til slik plan.

Kommunen sine systematiske tiltak for å sikre dette (internkontrollsystemet) vert vurdert i høve til dei einskilde områda for tilsynet.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Av kommunen sine KOSTRA data for år 2001 går det fram Hornindal kommune har 1197 innbyggjarar der 318 er mellom 0 og 16 år. 16 born var fødde i 2001, og det var 15 seksåringar, 16 femåringar og 12 sekstenåringar i kommunen. 15 born hadde fått fullført helseundersøking ved skulestart, noko som utgjer 93,8% i høve til andel barn som har fått fullført helseundersøking ved skulestart.

Kommunen sin økonomiske situasjon og forbruk i høve til inntening målt som netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene er 4,7%; mest det doble i høve til den samanliknbare gruppa og eit bedre resultat enn gjennomsnittet for fylket som har eit resultat på – 0,3%. Dette syner at Hornindal har eit positivt resultat i driftsrekneskapet.

Kommunen si prioritering av kommunehelsetenesta målt som netto driftsutgifter i % av totale netto driftsutgifter er 4,6%, om lag som snittet for den samanliknbare gruppa og noko i underkant av gjennomsnitt for kommunane i fylket. Kommunen sine prioritringar i høve til netto driftsutgifter til helsestasjon og skulehelseteneste per innbyggjar 0 –16 år, er 1157. Dette er lågare enn snittet for kommunegruppa, men høgare enn snittet for fylket.

Kommunen har 6,3 årsverk av legar per 10000 innbyggjarar 0-6 år på helsestasjon. Dette er lågare dekningsgrad enn både gjennomsnitt for kommunegruppa og gjennomsnitt for fylket. Tilsvarande dekning av helsesøsterårsverk er 47,6, noko som er lågare enn kommunegruppa men noko høgare enn fylkessnittet. Tenesta har 3 timar per veke av lege på helsestasjon /skulehelseteneste og 22,5 timar per veke av helsesøster på helsestasjon/skulehelseteneste.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Sakspapir helse- og sosialutvalet med framlegg til organisering av verksemda
• Årsmelding for helse- og sosialetaten
• Psykiatriplan 2001 – 2006
• Plan for skulehelsearbeidet i Hornindal
• Plan for medisinsk (re)habilitering

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Brev frå Fylkeslegen med varsel om tilsyn dagsett 30.04.02
• Brev til kommunen med førespurnad om intervju av PPT og barnevern dagsett 30.04.02
• Brev med vedlegg frå Hornindal kommune dagsett 21.05.02
• Brev frå Fylkeslegen til kommunen dagsett 28.05.02

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 30.04.02

Opningsmøte vart halde 14.06.02

Intervjuer
2 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:
- Gjennomsyn av journalar; papirversjon med kopi av rapport frå BUP og elektronisk journal med fortløpande journalnotat
- Gjennomsyn av førsteutkast til internkontrollsystem med innhaldsfortegnelse
- Prosedyrar/rutinar for legetenesta

Sluttmøte vart halde 14.06.02

På førehand, den 05.06.02 vart det gjort telefonintervju med Asbjørn Lunde, leiar for PPR i Stryn og Hornindal, og den 06.06.02 vart det gjennomført telefonintervju med Monica Osvold, sosial- og barnevernsleiar i Hornindal.

5. Reviderte område og funn

Område 1: Om tenesta har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing

Det vart ikkje funne avvik frå myndigheitskrava på dette området

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Gjennom intervju gjekk det fram at det vert gjennomført 2-års, 4-års og 0.klasse undersøking av alle barn i kommunen
• Gjennomsyn av journalar viser at slike undersøkingar er gjennomført
• Tenesta nyttar Helsetilsynet sin veileder for helsestasjonsvirksomhet og skulehelseteneste som plan for kontroll og undersøkin
• Det vert gjennomført målretta undersøkingar av skuleborn ved indikasjon
• Tenesta nyttar melding frå foreldre, skule, barnehage og andre som indikasjonsgrunnlag for medisinsk undersøking
• Helsesøster vurderer behov for medisinsk undersøking etter alder, situasjon og problemstilling
• Helsesøster har faste tider på skulen kvar fredag
• Tenesta har medisinsk ansvarleg lege
• Helsestasjonslege/skulelege har fast tid på helsestasjon kvar onsdag og lege kan også kontaktast ved behov
• Områdepediater har faste kontordagar ved helsestasjonen anna kvar månad
• Tenesta syter for at skuleelevar som har behov for det, får oppfylgjing
• Tenesta nyttar eige henvisningsskjema som oftast vert utfylt av helsesøster, men barn og unge vert henvist til spesialisthelsetenesta av lege der lege skriv under henvisning. Barn og unge får ikkje alltid medisinsk undersøking av lege i forkant av henvisning til spesialisthelsetenesta, men legen kjenner barna/ungdommen og problemstillingane.
  Helsestasjon og skulehelseteneste sikrar informasjon til lege ved henvisning eller iverksetting av tiltak. Fastlegen er kommunalt tilsett i heil stilling. Det er kun ein legestilling i kommunen

Tenesta har ikkje fått tilsett personell med helsesøsterutdanning ved helsestasjon og skulehelseteneste.

Merknaden er basert på fylgjande observasjonar:

• Kommunen har ein helsesøsterstilling på 60% som har administrativt og fagleg ansvar for tenestene
• Kommunen har mellombels tilsett sjukepleiar med vidareutdanning i psykiatrisk sjukepleie som helsesøster og helsesjef
• Helsesøster fungerer som leiande helsesøster og helsesjef med administrativt ansvar for helseavdelinga, og stillinga er utvida til 70%
• Leiande helsesøsterstilling har vore lyst ut utan å få søkarar med helsesøsterutdanning
• Tenesta har sett i verk tiltak for å sikre nødvendig kompetanse då sjukepleiar i helsesøsterstillinga har søkt om studieplass på desentralisert helsesøsterutdanning frå hausten 2002.

Område 2: Om kommunehelsetenesta har planlagt, organisert og styrt tenestene slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problem vert ivareteke

Det vart ikkje funne avvik frå myndigheitskrava på dette området.

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Tenesta har etablert strukturert tverrfagleg samarbeid med andre instansar som PPT, barnevern, sosial, skule og BUP
• Det vert halde faste konsultasjonsmøter etter oppsett halvårig møteplan. Det vert drøfta NN saker eller personsaker der samtykke er innhenta på førehand og det vert innhenta råd frå BUP. Ansvarleg for sakene og vidare oppfylgjing er avhengig av problemstilling/sak. Kommunen har eigne kontaktpersonar hjå BUP som møter på desse møta. Det vert ikkje skrive møtereferat.
• Helsesøster deltek i ansvarsgrupper kring særskilde born. For ansvarsgruppemøta vert det skrive referat og koordinator er ansvarleg for møteinnkalling
• Det er oppretta skulehelseteam der helsesøster deltek saman med lærarar /rektor på skulen.
• Tenesta er organisert slik at samarbeid med barnevern og sosialtenesta vert ivareteke og felles lokalisering av verksemdene mogleggjer dagleg samarbeid
• Meldeplikta til barnevernet er kjend men har vorte lite brukt
• Gjennom intervju gjekk det fram at bekymringar/problemstillingar vert som oftast drøfta i møte først og det er den som har mest med saka/det aktuelle barnet /ungdom å gjere, som melder saka. Skule melder dei fleste saker
• Gjennom intervju med barnevernet gjekk det fram at det dei siste to åra ikkje har vore aktuelt å melde saker frå helsetenesta. Det vanlege er å drøfte saker som NN saker først.
• Gjennom intervju gjekk det fram at tilbakemeldingane frå BUP varierer og er personavhengige. Helsestasjon / skulehelsetenesta får tilsendt kopi av behandlingsrapportar frå BUP
• Tenesta nyttar BUP til rådgjeving og at kvalitet på rådgjevinga er personavhengig

Tenesta har ikkje fullgode rutinar som sikrar nødvendig informasjon og tilbakemelding frå henvisande lege til helsestsjon / skulehelsetenesta og dei som har det daglege oppfylgjingsansvaret, om gjennomførd behandling og tiltak i spesialisthelsetenesta

Merknaden er basert på fylgjande observasjonar:

• Tenesta kjenner ikkje til at BUP sender kopi av1. møteinnkalling hjå BUP til henvisande instans
• Gjennom intervju gjekk det fram at tenesta ikkje kjenner BUP si ordning med å sende epikrise etter avslutta behandling til henvisande lege

Medisinsk ansvarleg personell deltek ikkje i tverrfagleg samarbeid

Merknaden er basert på fylgjande observasjonar:

• Gjennom intervju gjekk det fram at lege ikkje tek del i tverrfaglege møte
• Legetenesta har vore ustabil dei siste åra. Den seinare tida har kommunen nytta vikarordningar med skifte av lege kvar 14.dag. Legeressursane vert prioritert til pasientbehandling.

Område 3: Om kommunehelsetenesta har planlagt, organisert og styrt tenestene slik at barn og unge med psykiske problem og som har rett til det, får utarbeida slik plan

Avvik 1

Det vert ikkje utarbeida individuell plan for nye pasientar som har rett til slik plan, og som ynskjer ein slik plan.

Avvik frå fylgjande myndigheitskrav:

• Kommunehelsetenestelova § 6-2a

Avviket er basert på fylgjande observasjonar:

• Tenesta har til no ikkje utarbeida slik plan og tenesta har ikkje utarbeida mal for individuell plan
• Gjennom intervju gjekk det fram at myndigheitskrava om retten til slik individuell plan er kjend
• Ansvar for- og mynde til igangsetting og utarbeiding av slik plan er ikkje avklåra
• Tenesta har ikkje vorte førespurd frå BUP om deltaking i utarbeiding av individuell plan
• Tenesta kjenner til arbeidet med utarbeiding av opplæringsplanar i PPT og skulen og helsetenesta sine rehabiliteringsplanar

Tenesta har ikkje fullgode ordningar som sikrar planlegging, utføring og kontroll med eiga verksemd.

Avvik frå fylgjande myndigheitskrav:

• Tilsynslova §3

(Fylgjande minimumskrav om element i internkontrollsystem vert lagt til grunn:

• Skildring av verksemda, ansvar og mynde
• Målsetting for tenesta
• Oversikt over og kunnskap om myndigheitskrav som vert stillt til tenesta
• Prosedyrar som sikrar dei viktigaste arbeidsprosessane, særleg der det er fare for svikt som kan medføre sikkerheitsrisiko for brukarane
• Sikring av tenesteutøvarane sin kompetanse i forhold til oppgåver
• Avvikshandtering
• Vedlikehald av internkontrollsystemet)

Avviket er basert på fylgjande observasjonar:

• Tenesta er i gang med utarbeiding av kvalitetsystem for heile den kommunale verksemda. Det er utarbeida framdriftsplan for dette arbeidet, men som fylgje av sjukdom og vakansar har arbeidet for tida stoppa opp.
• Gjennom intervju gjekk det fram at Rådmann har ansvaret for framdrifta av arbeidet og dette er ikkje er delegert til andre.
• Det er utarbeida innhaldsfortegnelse til internkontrollsystem. Arbeidet med nokre kritiske område som til dømes rutinar og prosedyrar for legetenesta er prioritert og sett i gang.
• Det er ikkje tilsett personell med nødvendig kompetanse ved helsestasjon og skulehelseteneste
• Kommunen er i gang med å revidere/utarbeide kompetanseplan som del av kvalitetsikringsarbeidet
• Det er ikkje utarbeida prosedyre for utarbeiding av individuell plan, eller fordelt ansvar i høve til dette arbeidet
• Tenesta har ikkje sett i verk tiltak for å sikre igangsetting av utarbeiding av individuell plan for nye pasientar som ynskjer det og som har rett til slik plan
• Tenesta har ikkje eit fungerande og fullgodt avviksystem.

Det vart ikkje peika på merknader på dette området

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Bjørg Eikum Tang, revisor
Øyvin Myrmæl, observatør
Anne Eli Wangen, revisjonsleiar