INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtalar påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områda:

• Internkontroll.
• Tilbod om helseundersøkingar og rettleiing til skuleelevar.
• Tilbod til elevar med særskilde behov.
• Tiltak for å få oversikt over helseproblem blant elevar og risikofaktorar som kan ha samanheng med skulemiljøet.

Solund kommune gjev tilbod om skulehelseteneste til alle grunnskulane. Leiande helsesyster er administrativ leiar for skulehelsetenesta, det medisinsk faglege ansvaret er lagt til den legen som er tilsett i kommunelege1-stillinga i kommunen. Innføring av den nye "veilederen" for helsestasjon og skulehelsetenesta er i godt gjenge, og dannar grunnlag for utarbeidinga av nye års- og handlingsplanar i kommunen. Dei tilsette kjenner godt til krav fastsett i lover og føreskrifter, men fysioterapeuten gir uttrykk for at hans rolle er kurativ i høve til einskild elevar og han er ikkje trekt inn i eit tverrfagleg samarbeid i skulehelsetenesta. Det er utarbeidd ei oversiktleg og systematisk prosedyresamling for helsestasjon og skulehelsetenesta. Alle som byrjar i grunnskulen får tilbod om helseundersøking. Det vert gjeve tilbod om individuelle samtalar og det vert sendt ut informasjonsmateriell til skule, heim og til elevane.

Det er ikkje etablert faste tverrfaglege samarbeidsmøte mellom skulehelsetenesta og samarbeidspartnerar som skule, PPT, barnevern, sosialkontor og Barne- og ungdomspsykiatrien (BUPP). Elevar med spesielle behov vert følgde opp individuelt. Det er små einingar i kommunen så skulehelsetenesta har ikkje funne det føremålstenleg å følgje dei opp i grupper. Kunnskapen om helsetilstand og risikofaktorar i skulemiljøet vert ikkje systematisk formidla vidare gjennom årsmelding. Formidling av slik kunnskap vert formidla munnleg og etter behov til skuleleiinga og leiinga i kommunen. Skulehelsetenesta har laga ei prosedyresamling for sin del av verksemda, dette skal vere ein integrert del av Solund kommune sitt overordna styringssytem for helsetenesta i kommunen. Under revisjonen hadde ikkje kommunen eit slikt system på plass.

Dato: 01.07.02.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Solund kommune i perioden 13. februar 2002 – 15. mai 2002. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike krav frå styresmaktene ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførte slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller krav frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Solund kommune har om lag 900 innbyggjarar, 2 grunnskular og ingen vidaregåande skule.

Skulehelsetenesta er ein del av helsestasjonsverksemda i kommunen, og er organisert som ei delteneste under helse- og sosialetaten.

Skulehelsetenesta har fast kontorstad og kontortid ved alle skulekrinsane i kommunen, men manglar kontorplass på skulane. Det er tilsett helsesyster i 50% stilling, men denne er i permisjon, og det er konstituert helsesyster i 40% stilling. Helsesyster samordnar oppgåver og kontakt til skulen. Kommunen har tilsett lege og jordmor som er knytt til helsestasjonsverksemda, legen er og knytt til skulehelsetenesta Det er inngått avtale mellom kommunen og fysioterapeut om privatpraksis i kommunen. Fysioterapiverksemda i kommunen er organisert som eiga eining under helse- og sosialetaten, og yter teneste til helsestasjons- og skulehelsetenesta etter avtale. Skulehelsetenesta/ helsestasjonen i Solund har utarbeidd ei oversiktleg og systematisk prosedyresamling som skal vere ein del av det overordna kvalitetssystemet for helsetenesta i kommunen, når dette ligg føre. Dei er komne langt med sitt arbeid og har eit fungerande avvikssystem. Prosedyrar for blant anna tverrfagleg samarbeid mellom helse, sosial-, barnevernstenesta, PPT og BUPP ligg føre, men desse er ikkje godt nok implementerte i tenesta enno. Kommunen har oppretta helsestasjon for ungdom med opningstid kvar onsdag klokka 13.00 – 15.30, men denne ligg på is på grunn av bemanningssituasjonen.

Skulehelsetenesta omfattar følgjande oppgåver:

• Systematisk medisinsk undersøking, individuelle råd om korleis ein kan bevare god helse og andre medisinske tiltak.
• Hjelpe til med undervisning i den grad skulen ynskjer det.
• Delta på foreldremøte og andre møte på skulane etter behov og ynskje frå skuleleiinga.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Organisasjonskart.
• Oversikt over grunnskulane i kommunen med oversikt over helsepersonell knytt til skulehelsetenesta.
• Stillingsforklaring for leiande helsesyter.
• Stillingsforklaring for kommunelege I.
• Samling av prosedyrar for skulehelsetenesta og helsestasjonen.

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Melding om tilsyn, 13. februar 2002.
• Ny melding om tilsyn, 1. mars 2002.
• Ny melding om tilsyn, 25. april 2002.
• Brev frå Solund kommune med vedlagt dokumentasjon, 29. april 2002.
• Brev frå Fylkeslegen med program og tidsplan for gjennomføring av tilsynet, 6. mai 2002.

Dokument lagt fram under revisjon:

• Individuell avtale om privat praksis i fysioterapi mellom Solund kommune og fysioterapeut Thomas Stølen.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 13. februar 2002.

Formøte vart ikkje halde.

Opningsmøte vart halde 15. mai kl 11.00 – 11. 20.

Intervju
5 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:
Helsekort (journal) for 3 elevar i første klasse.
Referat frå tverrfagleg samarbeidsmøte (2001) for funksjonshemma elev.
Dokumentasjon på avviksmeldingar og korrigerande tiltak ved helsestasjonen.

Sluttmøte var halde 15. mai kl 15.00 – 15.30.

5. Reviderte område og funn

Område 1:  Organisering. Internkontroll

Avvik 1

Avvik frå krav i Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3:

Avviket er basert på følgjande observasjon: Kommunen har ikkje bygd opp systemet med ein overordna styringsdel som syner organisasjonsoppbygging, lovkrav og mål for helsetenesta i kommunen. Skulehelsetenesta skal vere ein del av dette systemet. Helsestasjon og skulehelsetenesta har utarbeidd eigne skriftlege prosedyrar for denne deltenesta, dei er komne langt med sitt arbeid og har eit fungerande avvikssystem.

Systemet manglar element som gjer at det ikkje tilfredsstiller lovkrava i Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3:

Område 2: Tilbod om helseundersøking og rettleiing til skuleelevar

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd og §6
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Merknad i høve til krav i Forskrift om helsetenester i skular §6. … Kommunen skal påse at skolen stiller tilfredsstillende lokaler og utstyr til disposisjon for skolehelsetjenesten.

Det er ikkje avsett eigne lokale ved skulane til skulehelsetenesta, men skulehelsetenesta nyttar lokala til helsestasjon og legekontor som ligg i nærleiken av skulane.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar: Skulehelsetenesta nyttar helsestasjonen sine lokaler som ligg i gangavstand frå skulane. I informasjonsbrosjyren til skulane er det ikkje oppsett faste kontortider eller konkrete intervall for kor ofte skulehelsetenesta er tilgjengeleg i dei ulike skulekrinsane. Det er heller ikkje sett opp fast telefontid som elevane kan kontakte skulehelsetenesta i.

Område 3: Strukturert tverretatleg samarbeid

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Forskrift om skulehelseteneste § 3.2 Skolehelsetjenesten skal omfatte følgende:

…. strukturert tverrfaglig samarbeid spesielt med skolen, padagogisk-psykologisk tjeneste, sosialtjenesten og den offentlige tannhelsetjeneste.

Merknaden er basert på følgjande observasjon: Det er laga prosedyre for tverrfagleg samarbeid for elevar med spesielle behov, men dette er ikkje innarbeidd i den praktiske gjennomføringa av tenestetilbodet. Under intervjua kom det fram at det tverrfaglege samarbeidet kring elevar med spesielle behov ikkje er innarbeidd i ein fast struktur og skulehelsetenesta manglar strukturert samarbeid med fysioterapeut.

Område 4: Tilbod og rådgjeving til skulen om tilrettelegging for elevar med særskilde behov

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd og § 1-4.

Avvik frå forskrift om skulehelseteneste
§ 2. Formål Skolehelsetjenesten skal - i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapparat i samfunnet - arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon. Jf.§3.3 …strukturert tverrfaglig samarbeid spesielt med skolen, padagogisk-psykologisk tjeneste, sosialtjenesten og den offentlige tannhelsetjeneste og

Avviket er basert på følgjande observasjon: Skulehelsetenesta har ikkje dokumentert systematiske tiltak for tilrettelegging og integrering av funksjonshemma born saman med skulen og andre etatar.

Område 5: Kommunehelsetenesta /skulehelsetenesta sitt oversyn over helsetilstanden til skuleelevar og risikofaktorar i skule og oppvekstmiljø (helseovervaking).

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §1-4.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Lov om helsetjenesten i kommunene §1-4.
• Forskrift av 23. november 1983 om helsetjenester i skoler.

Avviket er basert på følgjande observasjonar: Skulehelsetenesta formidlar ikkje systematisk kunnskapar om helseforhold hjå elevane eller helserelaterte tilhøve ved skulen til skule- eller kommuneleiinga. Årsmelding for verksemda er ikkje lagt fram under revisjonen.

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Bjørg Eikum Tang, revisjonsleiar.
Tove Hovland, revisor.