INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Internkontroll
• Tilbod om helseundersøkingar og rettleiing til skuleelevar
• Tilbod til elevar med særskilde behov
• Tiltak for å få oversikt over helseproblem blant elevar og risikofaktorar som kan ha samanheng med skulemiljøet.

Stryn kommune gjev tilbod om skulehelseteneste til alle grunnskulane og den vidaregåande skulen i kommunen, men det manglar legeressurs ved skulehelsetenesta i den vidaregåande skulen. Leiande helsesyster er administrativ leiar for skulehelsetenesta, det medisinsk faglege ansvaret er lagt til to av kommunelegane. Den nye "veilederen" for helsestasjon og skulehelsetenesta dannar grunnlaget for utarbeidinga av nye års- og handlingsplanar i kommunen. Alle som byrjar i grunnskulen får tilbod om helseundersøking. Det vert gjeve tilbod om individuelle samtalar og det vert sendt ut informasjonsmateriell til skule, heim og til elevane.

Det er etablert eit internkontroll-system for helsetenesta i kommunen som inneheld den overordna styringsdelen, men dette er ikkje implementert i organisasjonen. Viktige element som gjeld helsestasjon og skulehelsetenesta manglar.

Det er etablert faste tverrfaglege samarbeidsmøte mellom skulehelsetenesta og samarbeidspartnerar som skule, PPT, barnevern, sosialkontor. Elevar med spesielle behov vert følgde opp både individuelt og i grupper.

Kunnskapen om helsetilstand og risikofaktorar i skulemiljøet vert formidla gjennom årsmelding, men tilbakemeldingar til skular og foreldre synest å vere ujamn mellom skulane. Tenesta har ikkje ei heilskapleg ordning som sikrar ei systematisk lik gjennomføring av tilbakemeldingar til alle skulane, og kan ikkje godtgjere at den gir råd til skulen og offentlege organ med omsyn til å førebygge sjukdom , skade eller lyte. Skulehelsetenesta ber preg av at dei har hatt vakante stilingar både for helsesystrer og legar, og at det har vore liten kontinuitet dei siste åra.

Dato: 10. 07.02.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Stryn kommune i perioden 11.06.02 - . Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år. Revisjonen er initiert på bakgrunn av at fellestilsyn med skulehelsetenesta i 2000 avdekte manglar i skulehelsetenesta, og at denne tenesta har relativt låg prioritet i mange kommunar.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike krav frå styresmaktene ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjoner. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Stryn kommune har ca.6700 innbyggarar og det er 11 grunnskular i kommunen, vidare er det ein vidaregåande skule. Skulehelsetenesta er ein del av helsestasjonsverksemda i kommunen og er organisert som ei delteneste under helse- og sosialetaten. Skulehelsetenesta har fast kontorstad og kontortid ved nokre av skulane i kommunen, medan det ved dei minste skulane er avtalt kontortid frå gong til gong, men minimum ein gong kvart halvår i smasvar med informasjonsskriv til skulane ved skulestart. Kommunen har tilsett personell i tilsaman 240% stilling for helsesyster, fordelt på 4 personar. Ingen av dei tilsette helsesystrene har 100% stilling. Vidare er det tilsett jordmor i 100% stilling og kontorfullmektigressursen ved helsestasjonen og skulehelsetenesta er ca. 40% stilling. Kommunelege 1 stillinga har ikkje avtale om eigen ressurs for skulehelsetenesta, to andre legar har tilsaman ca. 45% stilling som helsestasjons- og skulelege. Fysioterapiverksemda i kommunen er organisert som eiga eining og yter teneste til helsestasjons- og skulehelsetenesta etter avtale. Kommunen har dei siste åra hatt stor utskifting av helsepersonell med lite stabilt personell både på helsesyster og legesida. Tenesta ber preg av at dei har hatt fleire ledige stilingar for desse faggruppene, og at det har vore liten kontinuitet blant dei tilsette i deler av tenesta.

Skulehelsetenesta omfattar følgjande oppgåver:

• Systematisk medisinsk undersøking, individuelle råd om korleis ein kan bevare god helse og andre medisinske tiltak.
• Strukturert tverrfagleg samarbeid spesielt med skulen, PPT og sosialtenesta.
• Delta i ansvarsgruppene til funksjonshemma born.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Personelloversikt for helsestasjon og skulehelsetenesta i Stryn kommune
• Organisasjonsplan for helse- og sosialetaten
• Budsjett 2002, fordeling av stillingar i legetenesta
• Samleoversikt fordeling av kommunale legeoppgåver
• Stillingsomtalar
• Oversikt over skular med skulehelseteneste
• Orienteringskriv om skulehelseteneste til foreldre/føresette
• Informasjonsskriv om nye retningsliner i skulehelsetenesta
• Mål og metodeskildring for førebyggande og helsefremjande arbeid i helsestasjonen og skulehelsetenesta
• Prosjekt om samarbeid for barn og unge mellom sosialtenesta, skule, barnehage, helsetenesta, PPR og barnevern. Retningslijer for ansvarsgrupper i Stryn kommune
• Plan for etablering og oppfylging av prosedyrar for kvalitetssikring av helse- og sosialtenestene Internkontroll - Overordna retningslinjer
• Skjema for nøkkeltenester, brukarbehov, og behhovsdekking for
• Helseovervaking for å fremme helsa hos vordande foreldre, born og unge
• Opplysnings- og kartleggingsteneste for å betre folkehelsa
• Målstruktur for helse og sosialsektoren i Stryn kommune
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Stryn kommune 2000 - 2004
• Rullert psykiatriplan for Stryn kommune 2002 - 2005
• Kommunedelplan for barn og ungdom 2000 - 2003
• Kommuneplan, Stryn kommune
• Arbeidsplan for skulehelsetenesta

Dokumentasjon utlevert under revisjonen:

• Årsrapport for helsestasjon og skulehelsetenesta 2001
• Avtale mellom Stryn kommune og Næringsmiddeltilsynet for Hornindal og Stryn om samarbeid om løysing av den tekniske hygieniske del av kap.4 i kommunehelsetenestelova - om miljøretta helsevern

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Brev frå Fylkeslegen med melding om tilsyn med skulehelsetenesta i Stryn 13.02.02
• Brev frå Fylkeslegen med melding om ny dato for tilsynet 22.04.02
• Brev frå Stryn kommune med planar og dokumentasjon til systemrevisjon med skulehelsetenesta 31.05.02
• Brev frå Fylkeslegen med program for tilsynet 07.06.02

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 13.02.02

Formøte vart ikkje halde, det var ein del telefonkontakt mellom helsestasjonen i Stryn og Fylkeslegen

Opningsmøte vart halde 11.06 kl.11.00

Intervju
4 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:
- Nokre tilfeldig utvalde journalar vart lagde fram
- Referat frå møte i tverrfaglege grupper

Sluttmøte var halde 11.06. klokka 15.00

5. Reviderte område og funn

Område 1:  Organisering. Internkontroll

Det vart funne fylgjande avvik på dette området.

IK-systemet inneheld den overordna styringsdelen, men dette er ikkje implementert i organisasjonen. Element som gjeld helsestasjon og skulehelsetenesta manglar.

• Systemet tilfredsstiller ikkje krava i Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3:
  
  Plikt til å opprette internkontrollsystem og tilsyn med at det føres internkontroll
  
  Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift.
  

Avviket byggjer på fylgjande observasjonar:

• Kommunen er komen langt med å arbeide ut overordna system for kvalitetsutvikling i helsetenesta.
• Kommunen har bygd opp systemet med ein overordna styringsdel som syner organisasjonsoppbygging, lovkrav og mål for helsetenesta i kommunen.
• Kvalitetssystemet er knytt opp til planane for helsetenesta i kommunen.
• Helsestasjon og skulehelsetenesta er komen kort med sin del av systemet, tenesta har lite skriftleg materiell og manglar ei god forståing av korleis dette skal gjennomførast.
• Skulehelsetenesta kan ikkje dokumentere eit ik-system som syner deira plass i det overordna styringssystemet..

Område 2: Tilbod om helseundersøking og rettleiing til skuleelevar

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det vart funne fylgjande avvik på dette området.

Det manglar fast legeressurs ved skulehelsetenesta i den vidaregåande skulen

Avviket byggjer på fylgjande observasjonar:

• Ved den vidaregåande skulen er det tilbod om helsesyster ein gong per veke, men det manglar legeressurs i den vidaregåande skulen.
• Tenesta har ein plan for helseundersøkingar
• Dokumentasjon i journal av gjennomførde helseundersøkingar ved skulestart og vidare etter oppsett plan i samsvar med "Veilderen" frå Statens helsetilsyn
• Informasjonsskriv til foreldere og skular vert sendt ut kvar haust

Område 3: Strukturert tverretatleg samarbeid

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Observasjonar:

• Det føreligg referat frå samarbeidsmøte om elevar med spesielle behov
• Det er oppretta ansvarsgrupper kring funksjonshemma elevar
• Skulehelsetenesta deltek ved tilrettelegging og integrering av elevar med kronisk sjukdom eller funksjonshemming
• Det er etablert samarbeid med fysioterapeut i skulehelsetenesta

Område 4: Tilbod og rådgjeving til skulen om tilrettelegging for elevar med særskilde behov

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd og § 1-4.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Observasjonar:

• Det er utarbeidd eit prosjekt om samarbeid for barn og unge mellom sosialtenesta, skule, barnehage, helsetenesta, PPR og barnevern i kommunen for nokre år sidan, men dette er ikkje kjent og implementert blant alle dei tilsette helsearbeiderane i skulehelsetenesta.
• Det vert gitt tilbod om rådgiving rundt einskildelevar, dette skjer etter avtale med lærarar / skulen
• Av årsmeldinga går det fram at det er eit systematisk samarbeid med PPT og det er felles diskusjonar om ansvarsdeling og tilbakemeldingar

Område 5: Kommunehelsetenesta /skulehelsetenesta sitt oversyn over helsetilstanden til skuleelevar og risikofaktorar i skule og oppvekstmiljø (helseovervaking).

Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd
Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §1-4.

Både lov om kommunehelseteneste og forskrift om helsetenester i skular er omfatta av lov om grunnskolen og lov om videregående opplæring.

Det vart funne fylgjande avvik på dette området.

Skulehelsetenesta kan ikkje godtgjere at den har ei systematisk oversikt over helsetilstanden til alle elevane i kommunen. Jf. kommunehelseteneste lova § 1-4…..Kommunens helsetjeneste skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne. Helsetjenesten skal foreslå helsefremmende og forebyggende tiltak i kommunen.

Skulehelsetenesta kan ikkje godtgjere at den gir råd til skulen og offentlege organ med omsyn til å førebygge sjukdom , skade eller lyte. Jf. Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd
….. Skolehelsetjenesten skal arbeide for å fremme elevenes totale helse og forebygge sykdom, skade eller lyte.

Avvika byggjer på fylgjande observasjonar:

• Deler av skulehelsetenesta kan ikkje godtgjere at den har oversikt over risikofaktorar som mobbing, rusproblem, utagerande åtferd, depresjonar og liknande blant elevane
• Det vert ikkje gitt systematisk rådgiving til skulen sitt personale og til foreldre
• Skulehelsetenesta deltek ikkje systematisk i undervisninga
• Tilbakemeldingar til skular og foreldre synest å vere ujamn mellom skulane, tenesta har ikkje eit heilskapleg ordning som sikrar ei systematisk lik gjennomføring av tilbakemeldingar til alle skulane.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Helsesyster Randi Yri Pedersen hadde sjukdomsforfall, ho var opprinneleg opsett til intervju

Frå fylkeslegen deltok:
Kvalitetsrådgivar Tove Hovland, revisor
Konsulent Berit Ødegård Myklestad, revisor
Rådgivar Bjørg Eikum Tang, revisjonsleiar