INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtalar funn gjort ved tilsynet med helsetenestene til barn og unge med psykiske problem i Vik kommune.

Tilsynet omfatta fylgjande område:

Kommunen si planlegging, organisering og styring av helsetenestene slik at

• barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problem vert ivareteke
• at det vert utarbeida individuelle planar til dei som har rett til slik plan

Kommunen sine systematiske tiltak for å sikre dette ( internkontrollsystemet) vart vurdert i høve til kvart område. Tilsynet er eit av dei felles tilsyna alle Fylkeslegane i landet skal gjennomføre etter ein felles mal. Etter førespurnad har Fylkeslegen i forkant av tilsynet gjort telefonintervju med barnevernstenesta og PPT i kommunen. Opplysningar frå desse intervjua vert nytta som observasjonar i tilsynsrapporten.

Helsetenesta i Vik komune har planlagt, organisert og styrt tenestene slik at barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing. Born mellom 15 månader og 1.klasse får regelmessig undersøking, og det vert gjennomført målretta undersøkingar ved indikasjon. Born som har trong for det, får vidare oppfylgjing. Born og unge med psykiske problem vert undersøkt av lege ved behov. Lege henviser vidare til BUP og PPT, helsesøster henviser også direkte til PPT. Fastlege vert orientert om tilvising ved kopi av tilvisingsbrev. Tenesta har tilsett personell med naudsynt kompetanse. Tenesta har eit forbetringspotensiale når det gjeld ordningane med å sikre oversikt over born og unge som har trong for målretta undersøkingar. Tenesta sine ordningar med dokumnetasjon og informasjonsflyt mellom helsesøster og helsestasjoslege/skulelege er ikkje fullgode.

Helsestasjon/skuelhelsetenesta har etablert strukturar for tverrfagleg samarbeid med BUP, PPT, barnevern, skule og barnehage for å hjelpe born og unge med psykiske problem. Psykiatrisk sjukepleiar vert nytta i enkeltsaker. Opplysningsplikta til sosialtenesta vert ivareteke, medan meldeplikta til barnevernet er kjend men vert ikkje ivareteke i tilstrekkeleg grad.

Tenesta har ikkje igangsett arbeidet med ansvarsdeling og utarbeiding av individuell plan. Kommunen har ikkje sluttført arbeidet med kommunal re/habiliterings plan der leiar for rehabiliteringsavdeling er tiltenkt ansvar for igangsetting av arbeidet med individuell plan Tenesta har ikkje individuell plan i samsvar med forskrift om individuell plan.

Kommunen er i gang med utarbeiding av kvalitetsystem for helsetenesta. Nokre overordna prosedyrar er utarbeida som prosedyre for avvikshandsaming, dokumentstyring og prosedyreskriving. Tenesta manglar mellom anna opplæringsplan for å sikre nødvendig opplæring i nytt regelverk og stillingsomtalar. Det er ikkje utarbeida plan for helsestasjon og skulehelsetenesta.

Tenesta sine ordningar for å sikre lovpålagt omfang og innhald i tenestene er ikkje fullverdige, og Fylkeslegen kan ikkje seie at internkontrollsystemet er i samsvar med lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3.

Dato: 16.12.02

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Vik kommune 25.10.02. Tilsynet inngår som ein del av Fylkeslegen si planlagde tilsynsverksemd i år, og inngår i dei felles tilsyna alle fylkeslegane skal utføre etter same opplegg for å vurdere om helsetenetene til barn og unge med psykiske problem stettar lovkrava. Dette gjeld i høve til kommunen si planlegging, organisering og styring av helsetenetene for å sikre individuell undersøking og oppfylgjing, samarbeid og utarbeiding av individuell plan for dei som har rett til slik plan.

Kommunen sine systematiske tiltak for å sikre dette (internkontrollsystemet) vert vurdert i høve til dei einskilde områda for tilsynet.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Av kommunen sine KOSTRA data for år 2001 går det fram at Vik kommune har

2915 innbyggjarar der 628 er mellom 0 og 16 år. Kommunen har 116 16-18 åringar. 22 born var fødde i 2001, og det var 37 16 –åringar, 42 6-åringar og 42 5-åringar. 29 born hadde fått fullført helseundersøking ved skulestart, dette utgjer at 69% har fått fullført slik undersøking. Talet på fullførte helseundersøkingar i 3. klasse var 36.

Kommunen sin økonomiske situasjon og forbruk i høve til inntening målt som netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene er 7 %, noko som er langt høgre enn for gruppa av kommunar Vik kan samanlikne seg med ( 2,8%) og enno høgre enn gjennomsnittet for kommunane i fylket ( - 0,5%). Dette syner at Vik har solid positivt resultat i driftsrekneskapet.

Kommunen si prioritering av kommunehelsetenesta målt som netto driftsutgifter i % av totale netto driftsutgifter er 5%, noko som er om lag som snittet for den samanliknbare gruppa og gjennomsnitt for kommunane i Sogn og Fjordane.

Prioriteringar i høve til netto driftsutgifter til helsestasjon og skulehelseteneste per innbyggjar 0-16 år er 1376, noko som ligg nett i overkant av snittet for kommunegruppa ( 1260) og også i overkant av snittet for fylket (1108).

Når det gjeld dekningsgrad, har Vik 6 årsverk legar per 10000 innbyggjarar 0-6 år på helsestasjon/skulehelseteneste. Dette er under både gjennomsnitt for den samanliknbare kommunegruppa og kommunane i Sogn og Fjordane. Tilsvarande dekning helsesøsterårsverk er 44,6. Dette er under snittet for gruppa Vik kan samanlikne seg med, og også under gjennomsnittet for kommunane i fylket. Tenesta har 5 timar per veke med lege på helsestasjon/skulehelseteneste og 37,5 timar per veke med helsesøster på helsestasjon/skulehelseteneste.

Helsestasjon/skulehelsetenesta har fått tilsett helsesøster i 50% stilling av psykiatrimidlane frå hausten 2002.

3. Dokumentunderlag

Verksemdas eigen dokumentasjon:

• Organisasjonskart for verksemda
• Stillingsomtalar
• Miljøarbeidar
• Psykiatrisk sjukepleiar
• Rådgjevar
• Namneliste – oversikt over tilsette
• Psykiatriplan for Vik kommune 2002-2005
• Årsmelding for psykisk helsevern 2001
• Årsmelding 2001 for helsestasjon og skulehelsetenesta
• Utarbeida målsetting for avdeling psykisk helsevern
• Kopi utarbeida prosedyrar i kvalitetsystem for Vik kommune – handbok helsesøster og handbok avdeling for psykiatri
• Målsettingar for helse- sosial og omsorg
• Organisering
• Prosedyre for dokumentstyring
• Prosedyre for avvikshandsaming
• Skjema for registrering av avvik

Utdelt tilsynsdagen:

• Mal for arbeid i ansvarsgrupper

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Brev dagsett 01.07.02 frå Fylkeslegen til Vik kommune med melding om tilsyn
• Brev frå Fylkeslegen dagsett 29.08.02 til Vik kommune
• Brev frå Vik kommune til Fylkeslegen dagsett 12.09.02
• Brev med vedlegg frå Vik kommune til Fylkeslegen dagsett 23.09.02
• Brev med vedlegg dagsett 26.09.02 frå Fylkeslegen til kommunen- dagsorden for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 01.07.02

Opningsmøte vart halde >25.10.02

Intervju
6 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• Gjennomsyn av journalar
• Gjennomsyn av ansvarsgruppereferat
• Gjennomsyn av mal for arbeid i ansvarsgrupper
• Gjennomsyn av BUP sin møteplan for samhandlingsmøta i kommunen
• Gjennomsyn avutarbeida internkontrollsystem

Sluttmøte var halde 25.10.02

På førehand, den 03.10.02, vart det gjort telefonintervju med Marit Hønsi, leiar for PPT, og med sosialleiar Sverre Ottestad, leiar for barnevernet i Vik kommune

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at barn og unge med psykiske problem får individuell undersøking og oppfylgjing

Det vart ikkje funne avvik i høve til myndigheitskrava på dette området.

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Tenesta gjennomfører rutinemessig og regelmessig undersøking av born mellom 15mndr og skulealder. Gjennom intervju gjekk det fram at ein del av førskuleundersøkingane vart utførte i 1.klassetrinn.
• Tenesta nyttar Helsetilsynet sin veileder som rettleiaande i høve undersøking og oppfylgjing av barn og unge.
• Det vert gjeve målretta undersøkingar ved indikasjon og helsesøster fører aktuelle born og unge på helsestasjonslege/skulelege si liste. Skule kontaktar også lege direkte.
• Indikasjonsgrunnlag som vert nytta er meldingar frå foreldre, skule, helsestasjon/skulehelsetenesta og evt. andre.
• Tenesta syter for oppfylgjing av born og unge som har trong for det
• Barn og unge med psykiske problem vert undersøkt av lege
• Barn og unge vert henvist til BUP og PPT av lege, helsesøster henviser også direkte til PPT. Det vert nytta standard skjema for slike henvisingar
• Fastlege som ikkje er Helsestasjonslege/skulelege vert orientert om tilvising ved kopi av tilvising
• Tenesta har tilsett personell med nødvendige kvalifikasjonar

Ordningane som skal sikre oversikt over born som treng oppfylgjing og målretta undersøking er mangelfulle

Merknaden byggjer på fylgjande observasjonar:

• Gjennom intervju og ved verifikasjon gjekk det fram at det vert nytta gule lappar på helsekort i tillegg til notat i helsekortet som oversikt over born som treng målretta undersøkingar og vidare oppfylgjing

Tenesta har ikkje fullgode ordningar for å sikre nødvendig informasjonsflyt mellom legane og helsestasjon/skulehelsetenesta

Merknaden byggjer på fylgjande observasjonar:

• Kopi av epikrise vert lagt i pasientjournal på legekontor og ikkje i helsestasjonsjournal
• Helsestasjonslege skriv notat frå helsestasjon/skulehelsetenesta i pasientjournal på legekontor.
• Helsesøster nyttar elektronisk journal som ikkje vert nytta av helsestasjonslege/skulelege
• Helsekort vert nytta av både helsesøster og lege

Område 2: Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problem vert ivareteke

Det vart ikkje funne avvik frå myndigheitskrava på dette området.

Dette er basert på fylgjande observasjonar:

• Tenesta har etablert strukturert tverrfagleg samarbeid med andre instansar
• Det vert halde samhandlingsmøte mellom BUP, PPT, barnevern, og helsestasjon/skulehelsetenesta 2-3 gonger i halvåret, helsestasjonslege/skulelege deltek på desse møta
• BUP sender halvårig oversikt over møtedagar, det vert ikkje utarbeida sakliste men deltakarane melder opp saker ved oppstart av møtet. Det vert ikkje skrive referat frå desse møta, den einskilde noterer kvar for seg.
• Tema er generelle problemstillingar i tillegg til einskildsaker, enten anonyme eller med namn etter innhenta samtykke.
• Helsestasjon/skulehelsetenesata både deltek og er koordinator for ansvarsgrupper.
• Gjennom intervju og ved verifikasjon gjekk det fram at det vert skrive referat frå desse møta der mellom anna ansvar og oppgåvedeling er definert.
• Helsesøster har "bekymringsmøte" med barnevern i forkant av samhandlingsmøta med BUP.
• Gjennom intevju gjekk det fram at psykiatrisk sjukepleiar vert nytta i enkeltsaker som gjeld born og unge
• Helsesøster saman med barnevern og PPT reiser rundt og har møte på dei ulike skulane
• Tenesta har tilrettelagt for samarbeid og ivaretaking av opplysingsplikta til sosialtenesta

Meldeplikta til barnevernet vert ikkje ivareteke i tilstrekkeleg grad

Merknaden byggjer på fylgjande observasjonar:

• Helsestasjon/skulehelsetenesta sitt personell kjenner meldeplikta til barnevernet
• Tenesta har ikkje utarbeida ein felles prosedyre for kva saker som skal meldast til barnevernet.
• Gjennom intervju gjekk det fram at tenesta har meldt få saker skriftleg, men har drøfta muntleg med barnevernet
• Gjennom intervju med barnevernet gjekk det fram at svært få saker vert melde frå helsetenesta
• Meldeplikta har vore tema i samhandlingsmøte

Område 3: Om kommunen har planlagt, organisert og styrt helsetenestene slik at det vert utarbeida individuelle planar for barn og unge med psykiske problem som har rett til slik plan

Avvik 1:
Det vert ikkje utarbeida individuell plan for nye pasientar som har rett til slik plan, og som ynskjer slik plan

Avvik frå Fylgjande myndigheitskrav:

• Kommunehelsetenestelova § 6-2a
• Forskrift om individuell plan

Avviket er basert på fylgjande observasjonar:

• Av kommunen sin tilsendte dokumentasjon går det fram at det ikkje er utarbeida ein felles mal for individuell plan i kommunen
• Arbeidet med kommunal re/habiliteringsplan er i gang men ikkje sluttført og godkjent.
• Gjennom intervju gjekk det fram at leiar for planlagt rehabiliteringsavdeling er tiltenkt ansvar for arbeidet med individuell plan
• Gjennom verifisering gjekk det fram at det er utarbeida mal for arbeid i ansvarsgrupper som innheld element i individuell plan
• Denne malen vert ikkje nytta i ansvarsgruppearbeidet
• Deltenesta psykiatri har utarbeida individuell planar for sitt tenesteområde
• Gjennom intervju gjekk det fram at ikkje alle tilsette hadde fått opplæring i nytt regelverk om individuell plan.
• BUP, barnevern eller PPT har ikkje kome med melding om behov for utarbeiding av slik plan til helsetenesta.

Avvik 2:
Tenesta har ikkje fullgode ordningar for å planlegge, organisere og styre helsetenestene

Avviket er basert på fylgjande observasjonar:

• Helsetenesta er i gang med utarbeiding av kvalitetsystem
• Det er utarbeida nokre overordna prosedyrar til dømes prosedyre for avvikhandsaming, prosedyreskriving dokumentstyring og målsetting for verksemda, men det manglar element på tenestenivå
• Gjennom intervju gjekk det fram at utarbeida prosedyre for avvikhandsaming og melding om avvik vert ikkje nytta og er lite kjent blant personellet på helsestasjon/skulehelsetenesta
• Det er ikkje utarbeida stillingsomtalar for dei tilsette
• Det er ikkje utarbeida plan for helsestasjon og skulehelsetenesta
• Kommunen har utarbeida ein overordna kompetanseplan, men det er ikkje utarbeida plan på tenestenivå som sikrar nødvendig kompetanse og opplæring i nytt regelverk

Det vart ikkje funne andre avvik eller peika på merknader på dette området.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Bjørg Eikum Tang, revisor
Øyvin Myrmel, observatør
Anne Eli Wangen, revisjonsleiar