INNHALD

Samandrag
1 Innleiing
2 Om verksemda - særlege tilhøve
3 Dokumentunderlag
4 Gjennomføring
5 Reviderte område og funn
6 Deltakarar ved tilsynet

Denne rapporten omtalar avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Internkontroll
• Tilbod om helseundersøkingar og rettleiing til skuleelevar
• Tilbod til elevar med særskilde behov
• Tiltak for å få oversikt over helseproblem blant elevar og risikofaktorar som kan ha samanheng med skulemiljøet.

Bremanger kommune gjev tilbod om skulehelseteneste til alle skulane i kommunen. Leiande helsesyster er administrativ leiar for skulehelsetenesta, det medisinsk faglege ansvaret er lagt til tre kommunelegar. Den nye ”veilederen” for helsestasjon og skulehelsetenesta dannar grunnlaget for utarbeidinga av nye års- og handlingsplanar i kommunen. Alle som byrjar i grunnskulen får tilbod om helseundersøking. Det vert gjeve tilbod om individuelle samtalar og det vert sendt ut informasjonsmateriell til skule, heim og til elevane.

Det er etablert eit internkontroll-system for helsetenesta i kommunen som inneheld systemdelane for helsestasjon og skulehelsetenesta på tenestenivå, men kommunen manglar eit heilskapleg overordna styringssystem for heile helsetenesta som er forankra i kommuneleiinga.

Det er ikkje etablert faste tverrfaglege samarbeidsmøte mellom skulehelsetenesta og samarbeidspartnerar som skule, PPT, barnevern, sosialkontor, men tenesta er i gang med å planleggje slike samarbeidsmøte. Elevar med spesielle behov vert følgde opp både individuelt og i grupper.

Kunnskapen om helsetilstand og risikofaktorar i skulemiljøet vert formidla i årsmelding, men tilbakemeldingar til skular og foreldre er ikkje like godt ivareteke ved alle skulane. Tenesta har ikkje ei heilskapleg ordning som sikrar ei systematisk gjennomføring av tilbakemeldingar til alle skulane, og kan ikkje godtgjere at den gir råd til skulen og offentlege organ med omsyn til å førebygge sjukdom , skade eller lyte.

Dato: 11.06.03

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Skulehelsetenesta i Bremanger kommune 28.06.03. Revisjonen inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Helsetilsynet i Sogn og Fjordane for 2003.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylla krav frå styresmaktene. Revisjonen omfattar undersøking av om

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomførd ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

2. Om verksemda - særlege tilhøve

Bremanger kommune har ca.4100 innbyggarar, det er 7 grunnskular i kommunen, og ingen vidaregåande skule. Kommunelege 1 er helsesjef i kommunen. Skulehelsetenesta er ein del av helsestasjonsverksemda i kommunen og er organisert som ei delteneste under helseetaten. Det er utarbeidd plan for skulehelsetenesta i samarbeid med legane i kommunen. Skulehelsetenesta har fast kontorstad og kontortid ved nokre av skulane i kommunen, medan det ved dei minste skulane vert avtalt kontortid frå gong til gong, og ved ein skule har tenesta kontorstad i eit tannlege kontor i nærleiken av skulen. Helsesyster seier at lokala på skulane er lite eigna for skulehelsetenestearbeid. Kommunen har 1,5 stilling for helsesyster, fordelt på 3 personar. Leiande helsesyster har 50% studiepermisjon i inneverande år. Vidare er ei av helsesystrene og utdanna jordmor, og er tilsett som jordmor i 30% stilling i Bremanger kommune, jordmortenesta kjøper Bremanger kommune frå Flora kommune. Dei tre legane i kommunen har det medisinske ansvaret for kvar sine skulehelsetenester, sameleis deler tre fysioterapeutar det fysioterapifaglege ansvaret for skulane mellom seg.

Samarbeidet mellom legane og helsesystrene fungerer godt, det er derimot ikkje etablert tilsvarande formaliserte samarbeidsrutiner mellom fysioterapeutane og helsesystrene.

Skulehelsetenesta omfattar følgjande oppgåver:

• Systematisk medisinsk undersøking, individuelle råd om korleis ein kan bevare god helse og andre medisinske tiltak.
• Strukturert tverrfagleg samarbeid mellom legane og helsesystrene.
• Delta i ansvarsgruppene til funksjonshemma born.

3. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda sjølv:

Plan for skolehelsetjeneste i Bremanger Kommune

Indeks

• Forord
• Formålet med skolehelsetjeneste
• Aktuelle lover og forskrifter
• Internkontroll for skolehelsetjeneste
• Organisasjonskart med ansvars- og arbeidsområder
• Stillingsinstrukser
• Ansvarsbeskrivelse og delegasjon av ansvaret
• Oversikt over skoler og barnehager i Bremanger
• Organisering av skolehelsetjeneste og metodebeskrivelser
• Tverrfaglig samarbeid og samarbeid med barnevern
• Miljørettet helsevern i skoler og barnehager
• Innsatsområder i skolehelsetjenestearbeid
• Rutiner for oppfølging av barn og unge med spesielle problemer
• Infeksjoner hos barn og forholdsregler
• Vaksinasjon
• Klagebehandling
• Evaluering og redigering av planen
• Framtidsutfordringer
• Organisasjonskart for Bremanger kommune
• Plan for skulehelsetenesta i Bremanger
• Oversikt over namn og ansvarsområde for tilsette i skulehelsetenesta
• Mal for innkalling til 3.klasseundersøking

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane:

• Brev frå Helsetilsynet i Sogn og Fjordane med melding om tilsyn med skulehelsetenesta i Bremanger kommune 28.02.03
• Brev frå Helsetilsynet i Sogn og Fjordane med melding om dato for tilsynet 11.03.03
• Brev frå Bremanger kommune med planar og dokumentasjon til systemrevisjon med skulehelsetenesta 24.04.03
• Brev frå Bremanger kommune om namn og ansvarsområde for tilsette i skulehelsetenesta 13.05.03
• Brev frå Helsetilsynet i Sogn og Fjordane med program for tilsynet 19.05.03

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart send ut 28.02.03

Formøte vart ikkje halde

Opningsmøte vart halde 28.05. klokka 11.00

Intervjuer
4 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde:

• Nokre tilfeldig utvalde journalar vart lagde fram
• Referat frå møte i tverrfaglege grupper

Sluttmøte var halde klokka 14:30

Område 1:  Organisering. Internkontroll

Det vart funne fylgjande avvik på dette området.

Avvik 1

Kommunen manglar eit heilskapleg Internkontrollsystem for helsetenesta. Eit system som omfattar helsestasjon og skulehelsetenesta inneheld dei fleste element i eit slikt system, men manglar mellom anna system for handsaming av avvik, og det er ikkje synleggjort korleis tenesta kan lære av uheldige hendingar, jamfør:

Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten,.. §4

a)      beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt,

Avviket byggjer på fylgjande observasjonar:

• Kommunelege1 er komen langt med å arbeide ut system for legetenesta, helsestasjon og skulehelsetenesta, men manglar ein overordna styringsdel som syner organisasjonsoppbygging, lovkrav og mål for helsetenesta i kommunen. (jf. a)
• Skulehelsetenesta kan ikkje dokumentere eit ik-system som syner fysioterapeutane sin plass i helsestasjons- og skulehelsetenesta. (jf. a)
• Dei tilsette er kjende med regekverk og faglege standardar
• Systemet manglar ein prosedyre for korleis ein handsamar avvik (jf. g, h)

Område 2: Tilbod om helseundersøking og rettleiing til skuleelevar

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det vart ikkje funne avvik på dette området.

Observasjonar:

• Tenesta har ein plan for helseundersøkingar
• Dokumentasjon i journal av gjennomførde helseundersøkingar ved skulestart og vidare etter oppsett plan i samsvar med «Veilderen« frå Statens helsetilsyn
• Informasjonsskriv til foreldere og skular vert sendt ut kvar haust

Område 3: Strukturert tverretatleg samarbeid

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd.

Det vart funne følgjande avvik på dette området.

Avvik 2

Skulehelsetenesta kan ikkje dokumentere at det er etablert eit tverrfagleg strukturet samarbeid med andre instansar/ faggrupper.

Observasjonar:

• Det føreligg referat frå samarbeidsmøte om elevar med spesielle behov
• Det er oppretta ansvarsgrupper kring funksjonshemma elevar, men dei har ikkje kome i gang med å utarbeide Individuelle planar for alle born og unge som har krav på slik plan.
• Skulehelsetenesta deltek ved tilrettelegging og integrering av elevar med kronisk sjukdom eller funksjonshemming
• Det er etablert samarbeid med fysioterapeut i skulehelsetenesta kring einskildsaker, men det er ikkje eit strukturet samarbeid
• Det er ikkje faste samarbeidsmøte mellom helsesystrer, fysioterapeutar og legar ): dei som arbeider på helsestasjonen, slike faste tverrfaglege møte er etablert mellom legegruppa og helsesystrer, og mellom legane og fysioterapeutane.
• Det er oppretta forpliktande samarbeidsmøte mellom sosial/ barnevern, logoped, barnehagestyrar og helsesyster. Tilsvarande møtestruktur er ikkje etablert mellom helsesystrene og skulen.

Område 4: Tilbod og rådgjeving til skulen om tilrettelegging for elevar med særskilde behov

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd.
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §6-3, tredje ledd og § 1-4.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Observasjonar:

• Det vert gitt tilbod om rådgiving rundt einskildelevar, dette skjer etter avtale med lærarar / skulen
• Av årsmeldinga går det fram at det er eit systematisk samarbeid med PPT og det er felles diskusjonar om ansvarsdeling og tilbakemeldingar

Område 5: Kommunehelsetenesta /skulehelsetenesta sitt oversyn over helsetilstanden til skuleelevar og risikofaktorar i skule og oppvekstmiljø (helseovervaking).

• Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i skular jf.§2 andre ledd
• Lov av 19.nov.1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane jf §1-4.

Både lov om kommunehelseteneste og forskrift om helsetenester i skular er omfatta av lov om grunnskolen og lov om videregående opplæring.

Det vart funne fylgjande avvik på dette området.

Avvik 3

Skulehelsetenesta kan ikkje godtgjere at den har ei systematisk oversikt over helsetilstanden til alle elevane i kommunen. Jf. kommunehelseteneste lova § 1-4…..Kommunens helsetjeneste skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne. Helsetjenesten skal foreslå helsefremmende og forebyggende tiltak i kommunen.

Skulehelsetenesta kan ikkje godtgjere at den gir råd til skulen og offentlege organ med omsyn til å førebygge sjukdom , skade eller lyte. Jf. Forskrift av 23. Nov.1983 om helsetenester i

skular jf.§2 andre ledd
….. Skolehelsetjenesten skal arbeide for å fremme elevenes totale helse og forebygge sykdom, skade eller lyte.

Skolehelsetjenesten skal - i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapparat i samfunnet - arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon.

Avviket byggjer på fylgjande observasjonar:

• Skulehelsetenesta kan ikkje godtgjere at den har oversikt over risikofaktorar som mobbing, rusproblem, utagerande åtferd, depresjonar og liknande blant elevane
• Det vert ikkje gitt systematisk rådgiving til skulen sitt personale og til foreldre
• Skulehelsetenesta deltek ikkje systematisk i undervisninga
• Tilbakemeldingar til skular og foreldre synest å vere ujamn, tenesta har ikkje eit heilskapleg system som sikrar ei systematisk lik gjennomføring av tilbakemeldingar til alle involverte partar.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over personar som vart intervjua.

Frå Helsetilsynet i Sogn og Fjordane deltok:

• Rådgivar Tove Hovland, revisor
• Konsulent Berit Ødegård Myklestad, revisor
• Rådgivar Bjørg Eikum Tang, revisjonsleiar