INNHALD

Samandrag
1. Innleiing
2. Om verksemda - særlege tilhøve
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte område og funn
6. Deltakarar ved tilsynet

Denne rapporten omtalar påpeika avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Internkontrollsystem
• Godkjenningsprosedyrar
• Delegasjonsvedtak
• Sakshandsamingsrutinar

Hyllestad kommune har ein barne- og ungdomsskule og tre barnehagar etter strukturendringa av sektoren i 2001. I samsvar med innføring av ny forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. godkjende kommunen alle barnehagar og skular i kommunen i 1998. Etter krav fastsett i gjeldande forskrift gjer omstruktureringa det naudsynt med ny godkjenning av skule og barnehagar. Dette er arbeidskrevjande både for sentraladministrasjonen og på institusjonsnivå. Vårt inntrykk er at skule- og barnehagesektoren har sikra gode prosedyrer kring arbeidet med arbeidsmiljøet, men manglar eit heilskapleg internkontrollsystem for helsetenesta.

Kommuneleiinga har positive intensjonar om å få på plass eit samordna og heilskapleg internkontrollsystem som tilfredsstiller lovkrava både for Helse, miljø og tryggleik (HMT) og helse- og sosialtenesta.

Fram til no har kommunen brukt mykje tid for å følgje opp pålegg frå Arbeidstilsynet sine tilsyn i skule og barnehagar, og å få på plass eit godt HMT-system.

Tilsette ved tillitsvalde og administrasjonen både sentralt og på institusjon har vore involverte i godkjenningsprosessane som har pågått etter omstruktureringa. Derimot synest ansvarsplassering og sikring av naudsynt kompetanse ved tilsyn og godkjenning av skular og barnehagar i høve til miljøretta helsevern å vere mangelfull. Delegasjonsreglementet er utydeleg når det gjeld delegasjon frå administrasjonssjefen til kommunelegen og andre instansar med omsyn til ansvarsplassering og arbeidsoppgåver i høve til forskrifta om miljøretta helsevern i skular og barnehagar.

Dato: 26.06.03

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med Miljøretta helsevern i barnehagar og skular i Hyllestad kommune 06.06.03. Revisjonen inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Helsetilsynet i Sogn og Fjordane i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylla krav frå styresmaktene. Revisjonen omfatta undersøking om

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomførd ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

2. Om verksemda - særlege tilhøve

Hyllestad kommune har ca.1500 innbyggjarar. Kommunen har ein barne- og ungdomsskule og tre barnehagar. Kommunen godkjende alle barnehagar og skular i kommunen i 1998. Oppvekstetaten arbeidde ut grunnlagsmateriale for godkjenning av barnehagar og skular etter forskrifta. Etter den tid har kommunen gjennomført ei omorganisering av strukturen på skule og barnehagesektoren i kommunen i 2001.

Kommunestyret har ikkje delegert godkjenningsansvaret for miljøretta helsevern til anna organ. Av framlagt dokumentasjon går det fram at helsesektoren har vore lite involvert både i sakshandsaminga, og i søknads- og godkjenningsprosedyrane i høve til miljøretta helsevern i barnehagar og skular.

Kommunen har hatt ein omfattande prosess med omsyn til kartlegging av miljøet og inneklimaet ved skulen og barnehagane etter omorganiseringa, der både arbeidsgivar- og arbeidstakarsida har vore involvert. Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn ved barnehagane og skulen i kommunen hausten 2002, der dei har kome med fleire pålegg om tiltak. Kommunen er i gang med å etterkome dei krava som går fram av rapportane frå Arbeidstilsynet etter tilsyn på skule og barnehagar. Dei er no i gang med å innarbeide desse krava i internkontrollsystemet for helse miljø og tryggleik. I denne gjennomgangen av kvalitetssystemet har kommunen intensjon om å lage eitt felles kvalitetssystem som stetter lovkrav både for helse, miljø og tryggleik og helse- og sosialtenesta. Noko vi meiner er fornuftig.

3. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda sjølv:

• Organisasjonskart over politisk og administrativ organisering
• Delegasjonsreglement for Hyllestad kommune
• Interne delegasjonar frå administrasjons- og seksjonsnivå til 1.linjeleiarar og andre
• Årsrapportar over verne- og miljøarbeidet i Hyllestad kommune samt handlingsplanar for år 2001
• K- sak 82/01Forskrift om skuleordninga i Hyllestad kommune
• K- sak83/01 Endring av barnehagestruktur
• AMU- sak 04/2002 Endring av arealbruk og bygningsmessige tilpassingar som fylgje av endra barnehage- og skulestruktur
• K –sak 03/03 Endring av delegasjonsreglementet
• K- sak 122/98 Godkjenning av barnehagar og skular etter ”Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skolar m.v.”
• Adm.vedtak – skule 10/02 Godkjenning av Leirvik barnehage
• Adm.vedtak – skule 11/02 Endra godkjenning av Øn barnehage
• Miljøretta helsevern - oversyn over arbeidet med dette området i barnehagane i Hyllestad
• Handlingsplanar / årsrapportar frå barnehagane i Hyllestad, Leirvik, Øn og Åfjorddalen
• Brannsynsrapportar
• Skriv til Fylkeslegen datert 30.01.02 vedkomande Miljøretta helsevern i barnehagar og skular i Hyllestad
• Tiltaksoversikt, datert 01.07.02, vedkomande nytt elevareal / utbetring av eksisterande bygg ved Hyllestad skule m/ vedlegg.
• Namneliste over tilsette

Dokumentasjon framlagt under tilsynet:

• Stillingsframstilling for Kommunelege1
• Stillingsframstilling for leiande helsesyster
• Perm for Internkontrollsystem i kommunen

Korrespondanse mellom kommunen og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane:

• Varselbrev frå Helsetilsynet i Sogn og Fjordane om tilsyn med miljøretta helsevern i Hyllestad kommune 28.02 03
• Nytt varselbrev med endring av dato 27.03.03
• Brev frå Hyllestad kommune vedlagt etterspurd dokumentasjon til tilsynet, dagsett 15.05.03
• Brev frå Helsetilsynet i Sogn og Fjordane med program for gjennomføring timeplan for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart send ut 28.02.03

Formøte vart ikkje halde

Opningsmøte vart halde 06.06.03 klokka10.00

Intervju
6 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde:

• Gjennomgang av saker om godkjenning av barnehagar
• Gjennomsyn av Internkontrollperm

Sluttmøte var halde 06.06.03 klokka 14.30

5. Reviderte område og funn

Område 1: Internkontrollsystem

Avvik 1

Kommunen manglar eit heilskapleg internkontrollsystem for helstenesta

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984jf. § 3 og Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten jf. §3 og §4.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

        Kommunen sin internkontroll kan ikkje dokumentere:

• oversikt over kvar ein finn aktuelle lover og forskrifter for verksemda
• eit system som sørgjer for at arbeidstakarane medverkar slik at samla kunnskap og erfaring vert utnytta
• at naudsynte prosedyrar, instruksar, rutinar eller andre tiltak vert utvikla, iverksette og evaluerte for å førebygge eller rette opp brot på lover og føresegner
• det vert gjennomført systematisk overvaking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer etter føresetnadene og medverkar til kontinuerleg betring
• Ein heilskapleg overordna del av eit internkontrollsystem for helsetenesta var ikkje kjent blant helsepersonell, som vart intervjua.

Område 2: Godkjenningsprosedyrar og kompetanse

Avvik 2

Kommunen har ikkje sikra naudsynt kompetanse ved godkjenning og tilsyn med miljøretta helsevern i skule og barnehagar.

Avvik frå følgjande lovkrav og regelverk:

• ”Forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehagar m.v. i 1998. §§6, 26. Lov om kommunehelseteneste § 3-3.

Avvik er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunestyret har gjort vedtak om godkjenning av barnehagar og skular etter ”Forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehagar m.v. i 1998.
• Vedtak om godkjenning av tre barnehagar og Hyllestad skule i 2002 etter omorganisering av skule- og barnehagetilbodet i kommunen, er fatta av skuleadministrasjonen, utan at det føreligg delegasjonsvedtak for miljøretta helsevern og helselovene til dette organet.
• Vedtaka om godkjenning byggjer på vurderingar gjort av vernetenesta i kommunen og Arbeidstilsynet, helsefagleg kompetanse synest ikkje å vere trekt inn i saksutgreiinga
• Korkje leiande helsesyster eller kommunelege1 har oppfatta at dei har fått delegert mynde eller har hatt ei rolle i høve til godkjenning og tilsyn med miljøretta helsevern i barnehagar og skule
• Vilkåra for godkjenning går ikkje fram av vedtaka, sjølv om det går fram av saksdokumenta at det skal gjennomførast tiltak for at vilkåra for godkjenning er tilstades
• Vedtak om godkjenning på vilkår er ikkje gjort av kommunestyret (jf.§ 26 ). Det går heller ikkje fram av vedtaka om dei gjeld under føresetnad av at vilkåra vert innfridde innafor ei viss tidsramme.

Område 3: Delegasjon

Avvik 3

Kommunestyret har gjort vedtak om å delegerer mynde etter lov om kommunehelsetenesta til administrasjonssjefen, men delegasjon vidare til kommunelege og eventuelt andre instansar er uklar.

Avvik frå følgjande lovkrav og regelverk:

• Kommunehelsetjeneste loven § 4a-3, Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler § 25.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunelege og helsesyster har ikkje oppfatta at dei har fått delegert mynde for området Miljøretta helsevern
• Delegasjonsvedtak om kommunelege1 sitt ansvar på dette saksområde er uklart
• Stillingsframstillinga for kommunelege1 og leiande helsesyster syner ikkje klart om dei har ansvar i høve til dette saksområde

Område 4: Sakshandsamingsrutinar

Merknad 1

Saksutgreiingane som er lagde fram ved tilsynet, manglar helsefagleg vurdering

Merknaden byggjer på følgjande observasjonar:

• Saksutgreiingar i saker som handlar om godkjenning av skular og barnehagar i høve til miljøretta helsevern, har ikkje dokumentert helsefagleg vurderingar.
• Saker manglar utgreiing og vurdering av tilhøve som kjem fram i vedlegg til saker om godkjenning av barnehagar.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over personar som vart intervjua.

Frå Helsetilsynet i Sogn og Fjordane deltok:
Rådgivar Tove Hovland, revisor

Rådgivar Bjørg Eikum Tang, revisjonsleiar