INNHALD

Innan dei reviderte områda er det påpeikt følgjande avvik:

• Det er ikkje etablert system som sikrar forsvarleg føring og oppbevaring av pasientopplysningar i pleie- og omsorgstenestene.
  Avvik frå Lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 3 og Lov om legar § 43,

• jfr Forskrift om leges og helseinstitusjons journal for pasient §§ 5, 6, 7 og 10.
• 2 . Jondal kommune brukar feil lovheimel for tildeling av heimesjukepleie og plass i sjukeheim.
  Avvik frå Lov om helsetenesta i kommunane § 2-1, 4. ledd og forvaltningslova §25, 1. ledd og § 27, 3. ledd jfr lov om helsetenesta i kommunane § 2-4.
• Jondal kommune er komen svært kort i arbeidet med å etablere internkontrollsystem for helsetenestene.
  Avvik frå Lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 3 og Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenestene § 3.

Fylkeslegen har gitt følgjande merknader:

• Tilbod til alders demente pasientar ved Jondal sjukeheim er lite tilpassa deira særlege behov.
• Kommunen har ikkje samarbeid med den offentlege tannhelsetenesta.

Dato: 4. april 2000

Formålet med tilsynet er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere korleis verksemda oppfyller krav som følgjer av lover og forskrifter for helsetenesta.

Tilsynet omfatta mellom anna:

• om internkontroll i verksemda er formålstenleg og dekkjande.
• om aktivitetar blir utførte slik dei er framstilte skriftleg og muntleg.
• om verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Tilsynet blei gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju, synfaring ved Jondal sjukeheim og verifikasjonar, jfr punkt 6. Rapporten omhandlar avvik og merknader som blei avdekte ved tilsynet.

Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.

Merknad er tilhøve som ikkje blir omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har sett, avdekkjer potensial for betring.

• Jondal kommune har ikkje hatt fast lege sidan 15. oktober 1999 og har fram til dags dato (14.03.00) hatt legevikarar for to til tre veker om gongen.
• I namnet har kommunen ein alders- og sjukeheim, 8 aldersheimsplassar og 21 sjukeheimsplassar. I praksis er alle plassane sjukeheimsplassar og pasientane er innlagt på grunn av behov for heildøgs omsorg og pleie. Då tilsynet ble gjennomført hadde det nyleg vore ein større vasslekkasje på sjukeheimen. I påvente av at skadane blir utbetra er pasientane mellombels plasserte i andre rom på sjukeheimen.
• Kommunestyret har vedteke å innhente anbod på bygging av ny sjukeheim. Endeleg avgjerd om bygging skal handsamast i kommunestyret. Byggjestart blir tidlegast i august 2000.
• Kommunestyret har også vedteke å redusere talet på administrative ledd i organisasjonen, etatsjefane blir tekne vekk. Den nye organisasjonsstrukturen skal vere iverksett før sommarferien 2000.

Dokumentunderlaget for tilsynet var:

-Aktuelle lover og forskrifter:

• Lov av 30. mars 1984 nr 15 om statleg tilsyn med helsetenesta (tilsynslova)
• Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetenesta i kommunane (kommunehelsetenestelova)
• Lov av 13. juni 1980 nr 42 om legar (legelova)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 (forvaltningslova)
• Lov av 25. september 1992 nr 107 om kommunar og fylkeskommunar (kommunelova)
• Forskrift av 17. mars 1989 nr 277 om leges og helseinstitusjons journal for pasient (journalforskrifta)
• Forskrift av 14. november 1988 nr 932 for sjukeheim og buform for heildøgns omsorg og pleie (sjukeheimsforskrifta)
• Forskrift av 27. februar 1997 nr 358 om kvalitet i pleie og omsorgstenestene (kvalitetsforskrifta)

Korrespondanse mellom Jondal kommune og Fylkeslegen.

• Dokumentasjon frå Jondal kommune, jfr vedlegg 1.
• Verifikasjonar, jfr punkt 6.

Internkontroll.

• Lov om statleg tilsyn med helsetenesta av 30. mars 1984 nr 15, § 3.
• Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstenestene av 27. februar 1997 nr 358, § 3.

Saksbehandling ved tildeling av tenester og ved avslag på søknad om tenester.

• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.
• Lov om helsetenesta i kommunane av 19. november 1982 nr 66, § 2-1 og § 2-4, jfr §§ 1-1 og 1-3.
• Lov om kommunar og fylkeskommunar av 25. september 1992 nr 107, § 23.

Dekking av grunnleggjande behov.

• Lov om helsetenesta i kommunane av 19. november 1982 nr 66, §§ 1-1 og 2-1, jfr § 1-3, § 3-3 og § 6-3, tredje ledd.
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenestene av 27. februar 1997 nr 358 , § 1 og § 3.
• Forskrift for sjukeheim og buform for heildøgns omsorg og pleie av 14. november 1988 nr 932.
• Lov om legar av 13. juni 1980 nr 42, § 43.
• Forskrift om leges og helseinstitusjons journal for pasient av 17. mars 1989 nr 277.

Melding om tilsyn blei sendt til Jondal kommune 14. januar 2000. Dokumentasjon som Fylkeslegen ba om, blei motteken på fylkeslegekontoret 18. februar 2000. Framlegg til program blei oversendt 24. februar 2000. Endeleg program blei sendt 6. mars 2000.

I opningsmøtet 14. mars blei det gitt informasjon frå Fylkeslegen om formålet med og gjennomføringa av tilsynet. Det blei gjennomført fem intervju, synfaring ved Jondal sjukeheim og verifikasjonar, jfr punkt 6. På grunn av arbeid med utbetring av skader etter vasslekkasje og mellombels losjering av pasientane blei ikkje forhold jfr sjukeheimsforskrifta § 4-3 verifiserte. I sluttmøtet ga Fylkeslegen ei oppsummering og presentasjon av resultat. I vedlegg 2 er det gitt eit oversyn over deltakarane ved tilsynet. To planlagte intervju kunne på grunn av forfall ikkje gjennomførast.

Reglement for avgjerdsmynde og delegasjon av august 1997 i Jondal kommune.

Delegasjon av mynde til å fatte vedtak om tildeling av heimesjukepleie og plass i sjukeheim går ikkje fram av delegasjonsreglementet.

Kommunen har eit standard søknadsskjema for søknad om heimesjukepleie, heimehjelp, plass i sjukeheim og anna institusjonsplass m.v, "Søknad. Registrering av behov" frå Radcon-Norge.

Tre søknader om heimesjukepleie og vedtak som var fatta inneverande år blei verifiserte. Vedtaka er heimla i Lov om sosiale tenester. Det var opplyst at Fylkesmannen er klageinstans og klagefristen var opplyst til å vere tre veker.

Tre søknader og ti vedtak om plass i institusjon, blei verifiserte.

Det gjekk ikkje fram i vedtaket om søkjar hadde søkt om langtidsplass eller korttidsplass på sjukeheimen. Alle søkjarar fekk tildelt korttidsplass for to til fire veker og informasjon om at behovet for plass deretter ville bli vurdert på nytt. Det gjekk fram av saksopplysningar i vedtaket at søknadene var fremja på grunn av behov for helsehjelp. Vedtak var fatta med heimel i Lov om sosiale tenester. Det var opplyst at Fylkesmannen er klageinstans og klagefristen var opplyst til å vere tre veker.

Den faglege grunngjevinga for tildeling av tenester var kort. Saksbehandlingstida var inntil fire veker.

Møteboka inneheld referat frå møter i inntaksnemnda frå 1996 til 16. november 1999. Søknader og vedtak som blei verifiserte var av nyare dato. Referat frå møter i inntaksnemnda inneverande år kunne ikkje verifiserast.

Fem pasientjournalar og kardex blei verifiserte. Det blei sett etter om journalane oppfyller krav til journalføring, jfr legelova § 43 og journalforskrifta § 5, § 6 og § 7.

Pasientjournal frå det kommunale legekontoret blir rutinemessig overførte til sjukeheimen. Journalane på sjukeheimen går difor til dels svært langt tilbake i tid. I to av journalane er det ført diagnose. Innkomstdato går ikkje fram, innkomststatus og årleg status for langtidspasientar er ikkje ført. Det er ført fortløpande journalnotat om aktuelle problemstillingar. Journalane er elles noko uoversiktlege.

Innkomstdato går ikkje fram av hovudkort i kardex. Diagnose er ført i kardex i nokre få tilfelle. På rapportark er det påført dato, men ikkje årstal.

I medikamentkardex var forskriving, endring eller seponering av legemiddel ikkje alltid signert av lege.

Legeboka inneheld i kronologisk rekkefølgje frå januar 2000 til dato for tilsynet, namn på pasientar, problemstilling(ar) og enkelte notat om tiltak som lege har bestemt skal setjast i verk. Opplysningane er overførte til kardex.

Kardex i heimesjukepleien var ikkje tilgjengeleg for verifikasjon.

Internkontrollperm for HMS blei lagt fram. Permen inneheld nokre skriftlege rutinar for helsetenestene, til dømes retningsliner for legemiddelhandtering.

Følgjande observasjonar ligg til grunn for avviket:

• Jondal sjukeheim har ikkje faste rutinar for føring av journal og kardex. Det er heller ikkje faste rutinar for føring av opplysningar om pasientar i heimesjukepleien.
  Pasientjournalane og kardex på sjukeheimen inneheld ikkje den dokumentasjon og dei opplysningane som skal vere der. Legeboka inneheld i kronologisk rekkefølgje namn på pasientar, opplysningar om helsetilstand, aktuell problemstilling og behandling, jfr resultat av verifikasjonar punkt 6.5 og 6.6. Pasientjournal frå det kommunale legekontoret blir rutinemessig overførte til sjukeheimen. Journalane på sjukeheimen går difor til dels svært langt tilbake i tid. Diagnose er ikkje alltid ført i pasientjournal. Innkomstdato går ikkje fram, innkomststatus og årleg status for langtidspasientar er ikkje ført. Det er ført fortløpande journalnotat om aktuelle problemstillingar. Journalane er elles noko uoversiktlege. Innkomstdato går ikkje fram av hovudkort i kardex, diagnose er ført i nokre få tilfelle. På rapportark i kardex er det påført dato, men ikkje årstal.
• Kardex for heimesjukepleien var ikkje tilgjengeleg for verifikasjon. I intervju blei det opplyst at denne ikkje var oppdatert og at informasjon om helsetilstanden til pasientane og behandling/tiltak difor i hovudsak er basert på muntlege rapportar ved vaktskifte.
• Det blei opplyst at rutinane for informasjon mellom lege og heimesjukepleien, særleg i samband med endring av forskriving av legemiddel, er mangelfulle. Det inneber risiko for at pasientane ikkje får rett legemiddel eller at dei eventuelt ikkje får rett dosering. Det er hittil ikkje rapportert om alvorlege hendingar som følgje av dette, men feil har hendt.

Følgjande observasjonar ligg til grunn for avviket:

• Verifikasjon av vedtak om tildeling av heimesjukepleie og plass i sjukeheim viste at teneste er tildelte etter Lov om sosiale tenester. Søkjar får feil opplysningar om klageinstans og klagefrist, jfr resultat av verifikasjonar punkt 6.3.
• Det blei opplyst i intervju at alle plassane ved Jondal alders- og sjukeheim i praksis er nytta som sjukeheimsplassar og at alle pasientane er i behov av heildøgns pleie og omsorg.
• Inntaksnemnda som skal vurdere søknadene og som på bakgrunn av faglege vurderingar skal fatte vedtak, fungerer ikkje som følgje av mangel fast lege i kommunen. Vedtak blir fatta av fungerande pleie- og omsorgsleiar eller sjukepleiekonsulent.

Følgjande observasjonar ligg til grunn for avviket:

• Plan for utarbeiding og iverksetjing av internkontrollsystem for helsetenestene kunne ikkje verifiserast.
• I intervju blei det gitt motstridande opplysningar om kven som har ansvar dette.
• Nokre skriftlege rutinar for helsetenestene er utarbeidde og tilgjengelege i HMS-permen, til dømes rutinar for legemiddelhandtering.
• I pleie- og omsorgstenestene er det oppretta ei arbeidsgruppe som innan utgangen av året skal utarbeide system av skriftlege prosedyrar jfr kvalitetsforskrifta § 3. Forskrifta er ikkje gjort kjend for alle tilsette.

Følgjande observasjonar ligg til grunn for merknaden:

Då tilsynet blei gjennomført var det 6 alders demente pasientar på sjukeheimen. Fleire av dei er urolege og kan vere utagerande. Det blei opplyst i intervju at det ikkje er særskilt tilrettelagt tilbod for alders demente pasientar ved Jondal sjukeheim. Manglande høve til å skjerme desse pasientane fører til meir uro for alle. Ein del av dei andre pasientane har bedt personalet om å låse dørene inn til romma sine om nettene for å unngå at dei alders demente skal kome inn. Om nettene er det to tilsette på vakt. Bygningsmessige tilhøve gjer det ikkje enkelt å ha oversyn over pasientane.

Følgjande observasjonar ligg til grunn for merknaden:

Det er ikkje tannlege i kommunen. Det er ikkje regelmessig kontakt med tannhelsetenesta. Kommunen har ikkje samarbeid eller avtale med tannpleiar og tannlege i annan kommune slik at pasientane i pleie- og omsorgstenesta kan få tilbod om naudsynt tannbehandling.

Vedlegg 1 - DOKUMENTUNDERLAG FOR TILSYNET

• Styrings- og informasjonshjulet for helse- og sosialtenesta i kommunane.
  Samanlikningstal for kommunane 1999, kommune 12 Jondal.
• Pleie- og omsorgstenestene 1999, heimetenester, avlasting og støttekontakt pr 31.desember.
• Pleie- og omsorgstenestene 1999, sjukeheim, aldersheim og andre buformer med heildøgns pleie og omsorg pr 31. desember.
• Pleie- og omsorgstenestene 1999, samla oversikt over personale i pleie- og omsorgstenestene.

Dokumentasjon frå Jondal kommune i ekspedisjon av 18. februar 2000

• Årsmelding 1998 for helse- og sosialetaten i Jondal, vedlegg til sak HS-15/99, 24.03.99.
• Stillingsinstruks for kommunelege I, ikkje datert eller signert.
• Stillingsinstruks for pleie- og omsorgsleiar, ikkje datert eller signert.
• Stillingsinstruks for sjukepleiekonsulenten.
• Søknadsskjema for søknad om plass i sjukeheim, heimesjukepleie m.v.
• Standardbrev til søkjar, administrativt vedtak.
• Opplæringsplan for Jondal kommune, vedteken i KS- 25/98.
• Handlingsplan for opplæring av helse- og sosialpersonell 2000 - 2003, møte i hovudutvalet for helse- og omsorg 09.02.00, saksnr 004/00.
• Kopi av e-post 14. februar 2000 frå helse- og sosialsjef til fungerande pleie- og omsorgsleiar om møte med kvalitetsrådgjevar ved Fylkeslegekontoret.
• Liste med tilsette i pleie- og omsorgstenestene i Jondal kommune pr 21. 01.00.