INNHALD

Innhald i rapporten

Rapporten omtaler avvik og merknader som blei påpeikte ved tilsynet. Tilsynet blei utført som systemrevisjon og omfatta følgjande område:

• korleis helsetenesta i Fjell kommune sikrar systematisk individuell undersøking, rettleiing og oppfølging av barn og unge med psykiske problem,
• korleis helsetenesta i Fjell kommune sikrar at samarbeid kring barn og unge med psykiske problem blir ivaretatt,
• at barn og unge med psykiske problem i Fjell kommune som har behov for langvarige og koordinerte tenester får individuell plan.

Hovudkonklusjon

Helsetenesta i Fjell kommune har starta eit systematisk tverrfagleg arbeid for å fange opp barn og unge med psykiske problem. Det er definert risikofaktorar for psykiske problem hjå barn og unge, og det blir utført målretta og regelmessige helseundersøkingar av barn og unge i tråd med Helsetilsynet sin rettleiar. Barn og unge i Fjell kommune har god tilgang på kommunale helsetenester. Arbeidet med å nedfelle praksis i skriftlege prosedyrar er kome langt, og internkontrollen inneheldt dei sentrale element. Tilsynet fann likevel grunn til å peike på at dokumentstyringa i internkontrollen kan bli betre.

Kommunen har etablert tverrfagleg samarbeid både i og mellom deltenestene. Samarbeid og rutinar for informasjon mellom skulehelsetenesta/helsestasjon og fastlegane er tatt opp og diskutert i drøftingsmøte med dei fleste legane i kommunen. Det er også regelmessige samarbeidsmøte med spesialisthelsetenesta v/BUP. Kommunane Fjell, Sund og Øygarden har etablert interkommunalt samarbeid i form av Helsestasjon for ungdom.

Kommunehelsetenesta har starta arbeidet med å utvikle individuelle planar for dei som har behov for langvarige og koordinerte tenester, men alle som har behov for slike planar har ikkje fått det enno. Det er tradisjon for kommunehelstenesta å delta i ansvarsgrupper.

Det vart ikkje peikt på avvik under tilsynet. Fylkeslegen gav følgjande merknader:

Arbeidet med å utarbeide individuell plan i Fjell kommune er prioritert og starta opp, men alle som har behov for det, har enno ikkje fått slik plan.

Dokumentstyringa for helsestasjon/skulehelsetenesta er mangelfull

Dato: 29. oktober 2002

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn ved Fjell kommune 23. september 2002. Tema for tilsynet var helsetenester til barn og unge med psykiske problem i Fjell kommune. Tilsynet er ein del av Statens helsetilsyn og Fylkeslegane sitt felles tilsyn i 2002 med helsetenestene til barn og unge med psykiske problem, som er retta både mot kommunehelsetenesta og spesialisthelsetenesta.

Formålet med tilsynet er å få stadfesta at verksemda oppfyller krav som følgjer av lover og forskrifter for helsetenestene.

Tilsynet omfatta mellom anna:

• om styringssystemet i verksemda er formålstenleg og dekkjande.
• om aktivitetar blir utførte slik dei er framstilte skriftleg og munnleg.
• om verksemda når måla sine og om verksemda blir driven innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Tilsynet blei gjennomført som systemrevisjon, ved gransking av dokument, intervju og verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å undersøke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krav som styresmaktene har sett. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte ved tilsynet.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje blir omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har sett, avdekkjer potensial for betring.

2. Spesielle forhold

Barn og unge under 18 år utgjer ein høvesvis stor del av innbyggjartalet (18927) i Fjell kommune med om lag 30 %. Kommunen har det høgste talet av barn i aldersgruppa 0-5 år i landet (10,81%). Skulehelsetenesta og helsestasjonane er, saman med mellom anna skulane PPT, barnevernet og kulturetaten, organisert som ein del av oppvekstetaten i Fjell kommune. Kommunen har flyktningmottak og har etablert ei eiga helseteneste for flyktningar.

Spesialisthelsetenestetilbodet til barn og unge med psykiske problem i Fjell kommune blir ikkje berre ivaretatt ved tilvising til Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP). På grunn av den lange ventetida ved BUP-Fjell, har kommunen også praksis med å tilvise barn og unge til andre deler av offentleg og privat spesialisthelseteneste.

Fjell kommune har 18 skular; 15 offentlege barneskular/kombinerte barne- og ungdomsskular, 1 offentleg og 1 privat ungdomsskule og 1 vidaregåande skule.

3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for tilsynet var:

• Aktuelle lover og forskrifter:
  Lov 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  Lov 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  Lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  Lov 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
  Forskrift 14. april 2000 nr. 328 om fastlegeordning i kommunene
  Forskrift 23. november 1983 nr. 1776 om helsetjenester i skoler
  Forskrift 23. november 1983 nr. 1778 om helsestasjonsvirksomhet
  Forskrift 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  Forskrift 8. juni 2001 nr. 676 om individuelle planar
• Rundskriv fra Statens helsetilsyn:
  IK-2617 Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten (1998)
  IK 2700 Veiledning i journalføring i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (1999)
• Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Fjell kommune, sjå kap. 5
• Dokumentasjon, sjå vedlegg 1

4. Omfang

Tilsynet var avgrensa til følgjande tema:

• korleis helsetenesta i Fjell kommune sikrar systematisk individuell undersøking, rettleiing og oppfølging av barn og unge med psykiske problem
• korleis helsetenesta i Fjell kommune sikrar at samarbeid kring barn og unge med psykiske problem blir ivaretatt
• at barn og unge med psykiske problem i Fjell kommune som har behov for langvarige og koordinerte tenester får individuell plan.

5. Gjennomføring

Tilsynet blei gjennomført som systemrevisjon og omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt Fjell kommune i brev datert 12. juli 2002. Dokumentasjon frå Fjell kommune blei mottatt hjå Fylkeslegen 20. august 2002. Framlegg til program for tilsynet blei sendt ved telefax datert 16. september 2002. Endeleg program for tilsynet ble sendt 20. september 2002.

I åpningsmøtet 23. september 2002 ga Fylkeslegen informasjon om formålet med og gjennomføringa av Fylkeslegen sitt tilsyn. Det blei så gjennomført 8 intervju og verifikasjonar av journalar, kvalitetshandbok og individuelle planar. I sluttmøtet same dagen ga Fylkeslegen ei oppsummering og presentasjon av funn og foreløpige vurderingar. Oversikt over deltakarar ved tilsynet går frem av vedlegg 2.

6. Resultat av verifikasjonar

Under tilsynet verifiserte Fylkeslegen i alt 16 journalar. Det vart lagt fram 2 individuelle planar til verifisering, og tilsynet bad om å få sjå den skriftlege delen av internkontrollen for helsestasjon og skulehelsetenesta.

Tilsynet fekk utlevert "Kvalitetshandbok for helsestasjonane i Fjell".

• Den verifiserte permen inneheldt alle sentrale skriftlege element i eit internkontrollsystem
• Helsetilsynet sin rettleiar IK- 2617 er innarbeidd i internkontrollen
• Det gjekk fram kven som hadde utarbeidd prosedyrane, men rubrikk for godkjenning var ikkje alltid utfylte.
• Fleire av prosedyrane var frå 1999, og mange var meir enn 1 år gamle.

Fylkeslegen bad om å få lagt fram journalar på barn og elever ved kommunen sine helsestasjonar og i skolehelsetenesta som enten var tilvist til, eller var under utgreiing eller behandling i spesialisthelsetenesta. Det vart gjennomgått i alt 16 journalar. 1 av desse var frå helsestasjon, 10 frå barneskule og 5 frå ungdomsskule. Det vart sett etter om lege hadde vurdert pasienten før tilvising, om fastlege var informert om tilvising, om det låg føre epikrise frå BUP, om det låg føre individuelle planar og om det var referat frå tverrfaglege møte.

• I 12 av 16 journalar gjekk det fram at lege hadde vurdert eleven før tilvising til spesialisthelsetenesta. Dette kunne ikkje verifiserast i 4 av tilfella.
• Det låg føre referat frå tverrfaglege møter i 5 av journalane
• Det var ingen ferdige eller påbegynte individuelle planar i journalane
• Epikrise frå BUP låg føre i 4 journalar. I 1 av tilfella stod eleven framleis på venteliste
• Det kunne ikkje verifiserast om fastlege var informert om tilvising til spesialisthelsetenesta. Journalane inneheldt ikkje opplysningar om kven som var fastlege, og mange av tilvisingane var gjort før fastlegeordninga tok til.

To individuelle planar vart verifiserte. Den eine var framleis under utarbeiding. Begge planane inneheldt sentrale opplysningar for individuell plan som t.d. grunnlaget for planen, konkrete målsetjingar, ansvarlege for tiltak, evaluering og samtykke.

7. Avvik

Det vart ikkje påpeikt avvik

8. Merknader

Følgjande funn ligg til grunn for merknaden:

• Fylkeslegen verifiserte ein ferdig individuell plan
• Det vart lagt fram ein individuell plan som ikkje var ferdig. I sluttmøte vart det
  opplyst at det var sett i gang arbeid med individuell plan i om lag 10 andre saker.
• Det gjekk fram av dokumentasjon og vart stadfesta i intervju at dei tilsette i kommunen har ein innarbeidd praksis for bruk av ansvarsgrupper. Dette gjeld også barn og unge med psykiske problem.
• Rådmann og leiargruppa i kommunen har følgt opp arbeidet med å utvikle individuelle planar
• Ei arbeidsgruppe har utarbeidd ein mal for individuell plan

Følgjande funn ligg til grunn for merknaden:

• Prosedyrane inneheldt rubrikk for godkjenning, men alle er ikkje signerte
• I intervju kom det fram at det ikkje er avklart kven som skal godkjenne og signere prosedyrane
• Alle prosedyrane er ikkje oppdaterte. Enkelte prosedyrar er 3 år gamle.
• Praksis for å revidere prosedyrar var uklar. Det vart opplyst i intervju at dei skulle reviderast to gonger årleg, men det var ikkje kapasitet til å fullføre revideringa i år.

Vedlegg 1

• Organisering av helsestasjon/skulehelseteneste i oppvekstetaten
• Organisasjonskart, hovudstruktur for administrasjon i Fjell kommune
• Innhaldsoversikt og utdrag frå kvalitetshandbok for helsestasjonane i Fjell kommune
• Orientering om tverretatleg/tverrfagleg samarbeid mellom Fjell kommune og BUP
• Plan for skulehelsetenesta ved barneskulane
• Verksemdplan vår og haust 2002
• Vekeplan for Straume helsestasjon våren 2002
• Plan for skuleheletenesta ved Fjell barneskule og Ulveset barne- og ungdomsskule hausten 2001
• Plan for skulehelsetenesta for Kolltveit skule hausten 2001
• Oversikt over personell på helsestasjonane i Fjell kommune frå 01.09.02
• Fordeling av helsestasjonsdistrikt og skular hausten 2002
• Prosentvis fordelingsnøkkel for Straume og Ågotnes helsestasjon
• Oversikt over legetimar ved helsestasjonane i Fjell kommune hausten 2002
• Møteplan for personalet ved helsestasjonane våren 2002
• Årsmelding frå skule- og helsestasjonstenesta i Fjell kommune 2001
• Utgreiing av psykiatrisk team si deltaking i ulike samarbeidsfora i forhold til barn og unge
• Framlegg frå rådmann i Fjell kommune til Handlingsplan – opptrappingsplan for psykisk helse 2002-2006 datert 01.07.02
• Kvalitetssikring, Systemdel, Kommunen sine tenester etter kommunehelsetenestelova, datert 01.08.01
• Utdrag av Psykiatriplan for Fjell kommune 1997 – 2001
• Statistikk for skulehelsetenesta ved Fjell ungdomsskule 2001
• Årsrapport frå skulehelsetenesta ved Sotra videregående skole 2000/2001
• Årsrapport frå skulehelsetenesta ved Fjell ungdomsskole 2001/2002
• Brukarundersøking ved Straume og Ågotnes helsestasjon 1998/1999
• Prosjektbeskriving – Et år med prosjektet "Helsestasjon for ungdom" i Fjell kommune, 1. mars 2001 – 1. mars 2002
• Beredskapsplan for skulane i Fjell kommune – Barn i sorg og krise
• Plan for helsetenesta for flyktningar i Fjell kommune
• Brosjyre: Helsetenester for flyktningar i Fjell kommune
• Internt notat – Organisering av flyktningarbeidet i Fjell kommune
• Rapport frå prosjektet: Samtalegruppe for flyktningbarn

Vedlegg 2

Frå Fylkeslegen i Hordaland:
Helga Arianson, Fylkeslege, revisjonsleiar
Agnes Maria Stafsnes, assisterande fylkeslege, revisor
Karin Harris, Fylkessjukepleiar, revisor
Rune Tjøsvoll, førstekonsulent, revisor
Laila Nordheim Alme, Fylkessjukepleiar, observatør