INNHOLD

Innhold i rapporten
1. Innledning
2. Spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Omfang
5. Gjennomføring
6. Resultat av verifikasjoner
7. Avvik
8. Merknader
9. Deltakere ved tilsynet

Vedlegg 1 – Dokumentasjon

Innhold i rapporten

Helsetilsynet i Hordaland gjennomførte tilsyn med Fana bydel, Bergen kommune 8. mai 2003. Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende:

• Om helsetjenesten i Fana bydel sikrer systematisk undersøkelse, veiledning og oppfølging av barn med psykiske problemer.
• Om helsetjenesten i Fana bydel sikrer at samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt.
• Om barn og unge med psykiske problemer i Fana bydel som har behov for langvarige og koordinerte tjenester, får individuell plan.

Hovedkonklusjon:

Innen de områdene tilsynet var avgrenset til, ble det ikke påpekt avvik eller gitt merknader.

Helsestasjons- og skolehelsetjenesten er et lavterskeltilbud som gir mulighet til å identifisere barn og unge med helseproblem, og hvor det er lagt til rette for videre oppfølging, herunder henvisning til fastlege. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten deltar i oppfølging av barn og unge med psykiske problemer som trenger dette i påvente av, og eventuelt samtidig som de får, tilbud ved barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk. Individrettede rutinemessige og målrettede helseundersøkelser gjennomføres etter faglige anbefalinger i veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten fra Statens helsetilsyn. Det er utarbeidet styrende dokumenter for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Dokumentasjonen som foreligger er tilgjengelig, kjent og brukt av ansatte i tjenestene.

Fastlege har ansvar for individrettede legeundersøkelser og øvrige kurative tjenester til skolebarn på sin liste. Det er opprettet, og i funksjon, forskjellige tverretatlige og tverrfaglige samarbeidsfora med sikte på å avdekke og følge opp barn og unge med sammensatte problem, og det er andre fora som benyttes til informasjonsutveksling og diskusjon av tiltak for videre utvikling av tjenestene. Når det gjelder samarbeid mellom helsestasjons- og skolehelsetjenesten og fastlegene, er det administrative rutiner og forum for å kunne ta opp samarbeidsproblemer og behov for bedre kommunikasjon, for eksempel behov for tilbakemeldinger fra fastlege til helsestasjons- og skolehelsetjenesten når helsepersonell i disse tjenestene har et oppfølgingsansvar.

Fana bydel har utarbeidet rutiner og startet arbeid med utarbeiding av individuelle planer for barn og unge som har behov for langvarige og koordinerte tjenester, herunder barn og unge med psykiske problem. Bydelen er innforstått med at det fortsatt gjenstår noe opplæring før rutinene er tilstrekkelig kjent av personell i de forskjellige deltjenestene som forusettes å medvirke i dette arbeidet.

Dato: 13. juni 2003

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Fana bydel 8. mai 2003. Tema for tilsynet var helsetjenester til barn og unge med psykiske problemer.

Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon og er en videreføringen av det landsomfattende tilsynet med helsetjenestene til barn og unge med psykiske problemer som ble gjennomført i 2002. Dette tilsynet er rettet både mot helsetjenestene i kommunene og spesialisthelsetjenesten. Tilsynet med Fana bydel inngår i de planlagte tilsyn med helsetjenesten som Helsetilsynet i Hordaland gjennomfører inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt.
• Virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fana bydel har ca. 32500 innbyggere, herav ca 9500 i aldersgruppen 0 – 18 år (tall fra KOSTRA 2002). Tilbud om helsestasjons- og skolehelsetjeneste gis ved tre helsestasjoner og 25 skoler med et samlet elevtall på ca 6000. Antall fødsler pr. år er ca 480. Det er opprettet og ansatt kvalifisert personell i 11,5 stillinger for helsesøstre, 1,5 stillinger for jordmødre og 0,8 stilling for psykolog ved helsestasjon. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten er organisert i oppvekstetat sammen med barnevern, PPT, skole og barnehage. Leder for den enkelte enhet rapporterer til oppvekstsjef.

Legetjenester ved helsestasjonene dekkes av 10 forskjellige leger som i forbindelse med inngåelse av fastlegeavtaler også inngikk avtaler om offentlig legearbeid i bydelen.

I april 2001 vedtok Fana bydel en prøveordning med alternativ organisering av skolelegetjenesten. Det ble opprettet et engasjement som skoleoverlege i 20% stilling. Skoleoverlegen rapporterer til bydelsoverlegen, som har det medisinsk faglige ansvaret for skolehelsetjenesten og helsesøstertjenesten. Som følge av denne ordningen ble det ikke inngått avtaler med legene i bydelen om skolehelsetjeneste som del av deres offentlige legearbeid. Leger på helsestasjonene gjennomfører skolestartundersøkelse av 5-åringene. Dersom helsesøster i forbindelse med målrettede helseundersøkelser av skoleelever avdekker forhold som indikerer behov for legeundersøkelse m.v, skal fastlege kobles inn. Det er avtalte rutiner for dette og opplyst overfor bydelens fastleger at dersom deres deltakelse i tverrfaglige møter, for eksempel møter med helsesøster, skolen og elev/foresatte er ønsket, bør dette prioriteres. Frigjorte midler som følge av skolelegeordningen er benyttet til å styrke helsesøstertilbudet i skolehelsetjenesten med 1,5 årsverk. Etter evaluering av prøveordningen ble denne vedtatt forlenget ut skoleåret 2003/2004 og skal evalueres på nytt våren 2004.

Tilsynet var avgrenset til Nesttun helsestasjon og skolehelsetjenesten ved seks skoler.

Dokumentunderlaget for tilsynet var:

1. Aktuelle lover og forskrifter:

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 2. juli 1999 nr. 62 om etablering og gjennomføring av psykisk helsevern
• Forskrift av 23. november 1983 nr. 1778 om helsestasjonsvirksomhet
• Forskrift av 23. november 1983 nr. 1776 om helsetjenester i skoler
• Forskrift av 8. juni 2001 nr. 676 om individuelle planer etter helselovgivningen
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 14. april 2000 nr. 328 om fastlegeordning i kommunene
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

2. Korrespondanse mellom Fana bydel og Helsetilsynet i Hordaland, jf. punkt 5 nedenfor.

3. Dokumentasjon mottatt fra Fana bydel før og under tilsynet. Oversikt over dokumentasjonen går fram av vedlegg 1.

Tilsynet var avgrenset til følgende tema:

• Om helsetjenesten i Fana bydel sikrer systematisk undersøkelse, veiledning og oppfølging av barn med psykiske problemer.
• Om helsetjenesten i Fana bydel sikrer at samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt.
• Om barn og unge med psykiske problemer i Fana bydel som har behov for langvarige og koordinerte tjenester, får individuell plan.

Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon og omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 4. mars 2003.

Program ble sendt 23. april 2003.

Åpningsmøte ble holdt 8. mai 2003.

Intervju: 9 personer ble intervjuet. Ett intervju ble gjennomført 22. april 2003.

Sluttmøte ble holdt 8. mai 2003.

Helsetilsynet i Hordaland ba om å få lagt frem 40 pasientjournaler til barn og unge som var henviste til barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) i løpet av 2002 og 2003 (10 pasientjournaler fra helsestasjon, 10 fra skolehelsetjensten ved henholdsvis barneskole, ungdomsskole og videregående skole). Videre ble det bedt om å få lagt frem 10 utarbeidede individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer som har behov for langvarige og koordinerte tjenester, samt utarbeidede styrende dokumenter for virksomhet i helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

6.1 Pasientjournaler

Det ble sett etter om barn og unge var undersøkte av lege før henvisning til BUP, og det ble sett etter om det forelå tilbakemelding fra BUP.

I 13 av 27 pasientjournaler gikk det frem at vedkommende var undersøkt av lege* før henvisning til BUP. Tre var henvist av barnevern. Av de øvrige pasientjournalene gikk det frem at det ble gitt andre tjenestetilbud.

I syv av 26 pasientjournaler var det tilbakemelding fra BUP, kopi av brev om prioritet, om time eller notat fra telefonsamtale.

Av de 10 pasientjournalene fra helsestasjon var ingen henvist til BUP. En var henvist til privatpraktiserende psykolog.

Kommentar*: Fastlege har eget pasientjournalsystem som helsestasjons- og skolehelsetjenesten ikke er tilknyttet. I de tilfeller barn er henvist til BUP på initiativ fra helsesøster, kan det være foretatt legeundersøkelse selv om dette ikke fremkommer i de pasientjournalene som ble gjennomgått ved tilsynet. Det kan likeledes forligge tilbakemelding fra BUP til fastlege uten at melding eller informasjon om dette er blitt eller burde være formidlet videre. Slik det er beskrevet i kapittel 2, er det fastlege som har ansvar for individrettede kurative tjenester til skolebarn på sin liste, herunder eventuell henvising til spesialisthelsetjenesten.

6.2 Individuelle planer

Det ble lagt frem prosedyre for utarbeiding av individuelle planer, jf. vedlegg 1 dokument nr. 21. Videre ble det lagt frem en ferdig utarbeidet individuell plan, to planer som var under utarbeiding og en sak hvor det var besluttet at det skulle utarbeides individuell plan.

Øvrige dokumenter som ble lagt frem og gjennomgått ved tilsynet er opplistet i vedlegg 1.

Det ble ikke påpekt noen avvik innen de reviderte områdene, jf. kapittel 4.

Det ble ikke gitt noen merknader innen de reviderte områdene, jf kapittel 4.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Hordaland deltok:

• Fylkessykepleier Laila Nordheim Alme
• Rådgiver Svein Bjerkeng
• Fylkessykepleier Karin Harris
• Rådgiver Anne Grete Robøle, revisjonsleder
• Assisterende fylkeslege Agnes Maria Stafsnes

Dokumentasjon mottatt fra Fana bydel i ekspedisjon av 31. mars 2003: