INNHALD

Innhald i rapporten
1. Innleiing
2. Spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Omfang
5. Gjennomføring
6. Resultat av verifikasjonar
7. Avvik
8. Merknad
9. Deltakarar ved tilsynet

Vedlegg 1 – Dokumentasjon

• Om helsetenesta i Samnanger kommune sikrar systematisk individuell undersøking, rettleiing og oppfølging av barn og unge med psykiske problem.
• Om helsetenesta i Samnanger kommune sikrar at samarbeid kring barn og unge med psykiske problem blir ivaretatt.
• Om barn og unge med psykiske problem i Samnanger kommune som har behov for langvarige og koordinerte tenester, får individuell plan.

Rapporten omtalar avvik og merknad som blei påpeikte ved tilsynet.

Hovudkonklusjon:
Kommunen har dei seinare åra hatt utskifting i legestillingane og nytta korttidsvikarar til å dekke behov for legetenester. Då tilsynet blei gjennomført var det tilsett legar i dei oppretta stillingane, og kort tid før tilsynet var rutinar for samarbeid mellom helsesøster og lege avklara, mellom anna rutinar for tilvisning til lege før barn blir viste til barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk.

Tilrådingar i rettleiar for helsestasjons- og skolehelsetenesta frå Statens helsetilsyn er lagt til grunn for arbeid ved helsestasjon og i skolehelsetenesta. Arbeidet blir i all hovudsak utført av helsesyster, som har vore tilsett i lengre tid og kjenner lokale forhold. Det kom fram at regelmessig tverretatleg og tverrfagleg samarbeid ikkje har fungert i periodar med utskifting av personell og at utskifting av personell også har påverka kontinuitet og samarbeid i oppfølging av barn og unge med psykiske problem. Arbeid med å lage rutinar for utarbeiding av individuelle planar var nyleg starta og kome kort.

Ved tilsynet blei det påpeikt eitt avvik og gjeve ein merknad.

Avvik : Barn og unge med psykiske problem som har behov for langvarige og koordinerte tenester får ikkje utarbeidd individuelle planar.

Avvik frå: Forskrift om individuell plan § 5, jf Lov om helsetjenesten i kommunene
§ 6-2a.

Merknad: Det er risiko for svikt i høve til å fange opp og følgje opp barn og unge med psykiske problem.

Dato: 13. juni 2003

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn i Samnanger kommune 6. mai 2002. Tema for tilsynet var helsetenester til barn og unge med psykiske problem. Tilsynet blei utført som systemrevisjon.

Tilsynet er ei vidareføring av det landsomfattande tilsynet med helsetenestene til barn og unge med psykiske problem som blei gjennomført i 2002. Dette tilsynet er retta både mot helsetenestene i kommunane og spesialisthelsetenesta. Tilsynet med Samnanger kommune inngår i planlagde tilsyn med helsetenesta som Helsetilsynet i Hordaland gjennomfører inneverande år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda gjennom sin internkontroll ivaretek ulike krav som styresmaktene har sett. Revisjonen omfatta undersøking av om:

• Aktivitetar blir utførte slik dei er nedskrivne og omtalte
• Verksemda driv innanfor dei rammene som styresmaktene har sett.

Tilsynet blei gjennomført som systemrevisjon, ved gransking av dokument, intervju og verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å undersøkje om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte ved tilsynet.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje blir omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har sett, avdekkjer potensial for betring.

Samnanger kommune har i overkant av 2300 innbyggjarar. Talet på barn og unge mellom 0 og 18 år er om lag 570. Det er to barneskolar og ein ungdomsskole med i alt om lag 320 elevar. Det er ikkje vidaregåande skole i kommunen.

Kommunen har tre legestillingar, inklusive turnuskandidat. Kommunelege I er leiar av eining for helse som og omfattar helsestasjons- og skolehelsetenesta.

Dokumentunderlaget for tilsynet var:

1. Aktuelle lover og forskrifter:

2. Korrespondanse mellom Samnanger kommune og Helsetilsynet i Hordaland, jf. pkt. 5.

3. Dokumentasjon motteken frå Samnanger kommune. Oversyn over dokumentasjonen går fram i vedlegg 1.

Tilsynet var avgrensa til følgjande tema:

• Om helsetenesta i Samnanger kommune sikrar systematisk individuell undersøking, rettleiing og oppfølging av barn og unge med psykiske problem.
• Om helsetenesta i Samnanger kommune sikrar at samarbeid kring barn og unge med psykiske problem blir ivaretatt.
• Om barn og unge med psykiske problem i Samnanger kommune som har behov for langvarige og koordinerte tenester, får individuell plan.

Tilsynet blei gjennomført som systemrevisjon og omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt Samnanger kommune 4. mars 2003.

Program blei sendt 23. april og 30. april 2003.

Opningsmøte blei halde 6. mai 2003.

Intervju: 5 personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 6. mai 2003.

Helsetilsynet i Hordaland bad om å få lagt fram pasientjournalane til barn som var tilviste barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) etter 1. april 2002 og individuelle planar for barn og unge med psykiske problem som treng langvarige og koordinerte tenester.

6.1 Pasientjournalar
Før tilsynet blei det opplyst at i alt åtte pasientar var tilviste til BUP etter 1. april 2002. Helsestasjonen/skolehelsetenesta nyttar datajournal, og av praktiske omsyn (utskrift av datajournal) blei berre fire av journalane lagt fram og gjennomgått.

Det blei sett etter om barn og unge var undersøkte av lege før dei blei viste til BUP og om det låg føre tilbakemelding frå BUP.

Tilvising

• I ein journal var tilvisinga signert av lege utan at det var journalnotat frå legeundersøking.
• Kopi av tilvising som låg i ein av journalane var ikkje signert av lege. Det gjekk fram at pasienten var vurdert av lege ei veke seinare, men ikkje om opplysningar frå undersøkinga var formidla til BUP[1].
• I ein journal kunne tilvising ikkje verifiserast, men det går fram av journalnotat at barnet blir tilvist. Pasienten hadde vore til legeundersøking fem månader tidlegare.
• I ein journal gjekk det fram at lege hadde skrive eiga tilvising i brevs form. Brevet frå legen blei returnert med oppmoding om å nytte BUP-skjema. Skjemaet blei fylt ut av helsesøster og deretter signert av ein annan lege.

Vurdering/epikrise frå BUP

• Epikrise blei funne i ein journal.
• Minst ei av dei andre sakene var ikkje avslutta ved BUP. Av desse var det:
• Referat frå møte med BUP i ein pasientjournal.
• Kopi av brev frå BUP til føresette om at pasienten hadde fått høg prioritet ved poliklinikken i ein pasientjournal.

6.2 Individuelle planar

Individuelle planar blei ikkje lagt fram.

Avvik: Barn og unge med psykiske problem som har behov for langvarige og koordinerte tenester får ikkje utarbeidd individuelle planar.

Avvik frå:

• Forskrift om individuelle planar § 5, jf Lov om helsetjenesten i kommunene
  § 6-2 a.

Følgjande observasjonar ligg til grunn for avviket:

• Det blei opplyst at kommunen nyleg har starta arbeid med å lage rutinar for arbeidet og at det hittil ikkje er utarbeidd individuelle planar.

Merknad: Det er risiko for svikt i høve til å fange opp og følgje opp barn og unge med psykiske problem.

Følgjande observasjonar ligg til grunn for merknaden:

• Det tverretatlege og tverrfaglege samarbeidet er lite strukturert når det ikkje er oppretta ansvarsgruppe.
• Det blei opplyst i intervju og går fram av tilsendt dokumentasjon at det ikkje er rutinar for tverrfagleg og tverretatleg samarbeid om oppfølging av barn av psykisk sjuke foreldre eller familiar med psykososiale problem.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet og over personar som blei intervjua.

Frå Helsetilsynet i Hordaland deltok:

• Fylkessjukepleiar Laila Nordheim Alme
• Rådgjevar Svein Bjerkeng
• Rådgjevar Anne Grete Robøle, revisjonsleiar
• Assisterande fylkeslege Agnes Maria Stafsnes

Vedlegg 1 – Dokumentasjon

[1] Det blei opplyst at tilvisingsskjema var sendt vidare til lege for signering og oversending av utfylt skjema til BUP.