INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:
  - barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging
  - samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas
  - det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer
  En forutsetning er et fungerende internkontrollsystem på de områdene tilsynet omfatter. Internkontorllsystemet blir vurdert i forhold til hvert av de tre tilsynsområdene.
• Alle ansatte i helsesøsterstillinger har helsesøsterutdannelse, en helsesøster har videreutdanning innen tverrfaglig psykisk helsearbeid.
• Helsestasjon og skolehelsetjenester følger veilederens retningslinjer for kontroller og målrettede undersøkelser ved indikasjon. Gjennom intervjuene ble det godtgjort at barn og unge som har behov for oppfølging blir henvist videre.
• Henvisning til BUP går gjennom lege. Til PPT kan henvisning gå direkte fra helsesøster, etter vurdering av alvorlighetsgrad. Kommunen mangler rutiner som sikrer at barn og unge med psykiske lidelser blir undersøkt av lege før henvisning til BUP og PPT
• Kommunen har ikke skriftlige rutiner eller etablert praksis som sikrer at fastlegen blir informert ved henvisning/iverksettelse av tiltak for barn og unge med psykiske lidelser.
• De av kommunens ansatte Fylkeslegen snakket med, som arbeidet med barn og unge, uttrykte at de var fornøyd med og stolte av samarbeidet de hadde skapt både uformelt og mer formelt. Det er ukentlige og månedlige faste møter (dokumentert i felles outlooksystem) mellom aktuelle parter internt i helsestasjon, med PPT og i bredt samarbeid om kriminalforebyggende tiltak. Samarbeidet med barnevernet hadde ligget nede siste året grunnet vakanser og skifte i ledelse i tjenesten, men er nå igang.
• Helsesøster i skolehelsetjenesten uttrykte spesiell tilfredshet med nært samarbeid med skolelege.
• Alt personell vi intervjuet er kjent med opplysningsplikten til sosialkontoret og meldeplikten til barnevernet gjennom sin utdanning. Kommunen har ingen skriftlige rutiner på disse områdene. I opplysninger innhentet fra barnevern kommer det frem at barn/familier som hadde vært i kontakt med helsestasjonen og ikke vært henvist, senere hen ble henvist til barnevern for forhold som barneverns- tjenesten mente kunne vært oppdaget på et tidligere tidspunkt.
• Helsetjenester for barn og unge kan godtgjøre lang tradisjon for bruk av ansvarsgrupper med planer for den enkelte. Etaten har nylig valgt "Askersystemet" for individuelle planer, men har ikke lagt dette inn i sitt felles journalsystem ennå (manglende kapasitet fra IT avdelingen?)
• På henvendelse er medarbeiderne innstilt på å sette opp individuelle planer for aktuelle pasienter sammen med BUP. Det intervjuete personell mente det hittil ikke var kommet henvendelser.
• Ansvarsgruppereferatene – og planen vi fikk for individuelle planer inneholdt hovedpunktene for individuell plan.
• Virksomheten har ikke utarbeidet et helhetlig internkontrollsystem på de områder som sikrer tjenester til barn og unge med psykiske problemer.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved i perioden - . Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Frogn kommune har ca 13 000 innbyggere – ¼ del i aldersgruppen 0-18 år.

Ca 20% av barnebefolkningen regnes å ha psykiske lidelser i varierende grad - 5% av i en slik grad at det er behov for psykiatrisk spesialisthelsetjeneste. (St.meld. 25) Ved slik beregning skulle 20% av barnebefolkningen i Frogn utgjøre mellom 600 og 700 barn/unge. Helsestasjonen og skolehelsetjenesten har potensielt kontakt med hele den unge befolkningsgruppen.

Kommunen har en helsestasjon for aldersgruppen 0 – 5 år, Det er skolehelsetjeneste på kommunens 6 skoler. Helsestasjon for ungdom har åpent på ettermiddagstid 3 timer per uke.

Vi fikk opplyst at i Frogn er helsestasjon og skolehelsetjeneste tillagt ansvar for det forebyggende arbeidet mens de enkelte fastlegene har ansvar for behandling og oppfølging.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart Frogn kommune
• Organisasjonskart enhet helse
• Virksomhetsplan 2002 enhet helse
• Årsmelding 2001 enhet helse
• 7 eksempler på internkontroll – prosedyrer
• Forslag til organisering av Forum for oppvekst og oppfølging
• Info-brosjyre Frogn helsestatsjon
• Plan for skolehelsetjenesten 2002/2003
• 3 serviceerklæringer
• Oppvekstplan 2001 – 2012
• Helhetlig omsorgsplan 2000 - 2010

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkeslegen i Akershus (25.juli 2002)
• Brev til Frogn kommune med nærmere informasjon om tilsynet, program, intervjuliste og anmodning om dokumentasjon (25. juli 2002)
• Brev fra Frogn kommune med ønske om utsettelse av tilsyn
• Brev fra Frogn kommune – svar med dokumenter (28. august 2002)
• Telefonkontakt for avklaring av tid, sted for møte og intervjuer.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.07.2002

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 3. september 2002

Intervjuer Seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- Journalgjennomgang (3 journaler fra helsestasjon og 3 fra skolehelsetjeneste)
- Referat fra samarbeidsmøter
- Oppsett for individuell plan

Sluttmøte ble avholdt 3. september 2002

Område 1: Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging?

Avvik 1

Frogn kommune kan ikke dokumentere at barn og unge med psykiske lidelser blir undersøkt av lege ved henvisning til BUP og PPT

Avvik fra Lov om kommunehelsetjenesten §6-3, jfr § 2-1 og Lov om pasientrettigheter § 2-2 Avvik fra kravet til faglig forsvarlighet innebærer en risiko for at annen sykdom overses

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Henvisning til BUP går gjennom lege. Helsesøster skriver ofte sakene og får underskrift av legen, men legen undersøker ikke nødvendigvis barnet før henvisning
• Det er ikke skriftlige rutiner om at fastlegen skal informeres ved henvisning til BUP
• Henvisning til PPT går direkte fra helsesøster, etter vurdering av alvorlighetsgrad og om det er tjenelig om henvisning går om lege. Det er ikke rutiner for at fastlegen informeres om henvisning til PPT

Det ble for øvrig ikke funnet andre avvik på dette området basert på følgende observasjoner:

• Helsestasjonen har ansatt 5,1 årsverk helsesøster – av dette 0,5 årsverk med videreutdanning innen psykisk helse (resterende 50% av årsverket med videreutdanning er ansatt inn avdeling for psykisk helse). Det er 0,5 årsverk besatt med jordmor og 0,8 årsverk assistentstilling.
• det er utviklet veiledning for nytilsatte helsesøstre
• Helsesøster med videreutdanning innen psykisk helse får fast veiledning av leder for psykiatritjenesten
• De ansatte fortalte om lav terskel for å spørre hverandre til råds og om daglig "samsnakking"
• Alle intervjuede fortalte at de følger retningslinjene i veileder for helsestasjon og skolehelsetjeneste
• De ansatte vi snakket med mente det ble gitt målrettede undersøkelser ved indikasjon
• De intervjuede mente barn og unge som har behov for videre oppfølging blir henvist videre. Det avtales på møte mellom lege og helsesøster når et barn/ungdom skal utredes/følges opp av fastlegen. Helsesøster sikrer at fastlegen kobles inn

Område 2: Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas?

Avvik 2

Helsestasjon og skolehelsetjenesten kan ikke godtgjøre at helsepersonellet er gjort kjent med meldeplikten til barnevernet og hva den innebærer. Personellet sier de kjenner plikten fra utdanningen, kommunen har lovverket tilgjengelig, men har ikke skriftlige prosedyrer på dette området. Barnevernstjenesten hadde klienter som ikke var meldt fra helsestasjon, men som denne tjenesten mener kunne vært oppdaget tidligere.

Avvik fra helsepersonelloven § 16 jfr. § 33

For øvrig er det ikke funnet avvik basert på følgende observasjoner:

• Det opplyses at skolehelsetjenesten har faste samarbeidsrutiner med aktuelle partnere gjennom skolehelseteamet; helsesøster, lege, sosiallærer, PPT, rektor (barnevern) evt. helsesøster med videreutdanning innen psykisk helse
• Helsestasjonen har faste samarbeidsmøter ukentlig mellom lege, helsesøster og helsesøster med psykiatrisk videreutdanning (50% stilling innen helsestasjon)
  Den andre 50%`s delen av stillingen til samme helsesøster er plassert innen avdeling for psykisk helse for å sikre fagkompetansen.
• Helsesøster med videreutdanning benyttes som ressursperson av de andre helsesøstrene, både ved faste møter og uformelt. Samarbeid med PPT og barnevern går gjennom henne
• De intervjuede opplyser at det er samarbeid om bekymringsbarn

Område 3: Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuelle planer?

Det er ikke registrert avvik basert på følgende observasjoner:

• Helsestasjon og skolehelsetjeneste vurderte systematisk om nye barn/unge trenger individuell plan ved 1. hjemmebesøk, ved skolestart og ved første kontakt med nytilflyttede.
• Det blir systematisk gitt informasjon om retten til å få individuell plan
• Alle vi intervjuet var åpne for samarbeid med BUP om individuelle planer og viste til at kommunens medarbeidere sitter med lokalkunnskapen. Ingen kjente til at BUP hadde tatt slikt initiativ – det måtte eventuelt være direkte til pasientens fastlege. (ikke til de to fastlegene vi intervjuet) Også samarbeid fra Blakstad om individuelle planer ble etterspurt
• Kommunen har lang tradisjon på å benytte ansvarsgrupper. Referatene fra ansvarsgruppemøtene i de journalene vi gikk igjennom fylte hovedkravene som stilles til individuelle planer med målsetting, oppnevnt koordinator og fast evaluering.
• Det er ikke skriftlige prosedyrer for bruk av ansvarsgrupper eller om hva disse skal inneholde, men underforståtte rutiner som har vært i bruk gjennom mange år
• Helsetjenesten for barn og unge er enige om å benytte samme oppsett for individuell plan som Asker kommune har utarbeidet. Denne er ferdig trykket og blir benyttet - håndskrevet og lagt inn i journal - overfor 3 barn (hovedsakelig med somatiske problem)
• Malen er ennå ikke lagt inn i tjenestenes felles datasystem (venter på hjelp fra IT-avdelingen) noe som fører til at personellet er avventende

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Kristin Njerve, jurist - Ketil Kongelstad, Ass. fylkeslege
Ada Mathilde Aurdal, psyk.rådgiver – revisjonsleder

Som observatør deltok:
Inger Tofthagen fra barne- og familieavdelingen hos fylkesmannen i Akershus
Utdanningsdirektøren meldte forfall