INNHOLD

Tilsynet er utført som systemrevisjon

Derfor burde en del av godkjenningsprosessen være lett å gjennomføre.

Fylkeslegen registrerte dog at arbeidet med godkjenningen var kommet noe sent i gang. Det var tydelig kommunelegens store arbeidsbelastning som var årsaken til forsinkelsen. Men da virksomhetene som skal godkjennes synes som antydet å ha en relativ høy standard, burde det være enkelt å sluttføre prosessen.

Regelverket var godt kjent og aktuelle virksomheter som skulle godkjennes identifisert.

Oppgavefordelingen mellom enkelte aktører i forbindelse med godkjenningsprosessen var klar men når det gjelder tilsynsprosessen er denne foreløpig bare løselig skissert, og ikke planmessig nedfelt i faste prosedyrer.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler,m.v
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Ved besøkstidspunktet var alle søknader fra skoler og barnehager innkommet til helseavdelingen. Private familiebarnehager var kartlagt av oppvekstetaten etter prosedyre utarbeidet av kommunelegen og alle var godkjent.

Avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Under revisjonen ble det avdekket ett avvik fra myndighetskravene og tre forhold ble påpekt hvor fylkeslegen mener det er rom for forbedring i form av merknader.

Avvik:
Kommunen har ikke noen plan for en systematisk gjennomføring av tilsynet med skoler og barnehager.

3 Merknader:

• Godkjenningsprosessen har tatt for lang tid.
• Helsepersonell som ble pålagt oppgaver i forbindelse med godkjenningsprosessen er ikke i tilstrekkelig grad blitt trukket inn i godkjenningsprosessen.
• Delegasjonsreglementet er fra 1995 og er derfor for lite spesifikk når det gjelder de spesielle oppgavene som er pålagt i forbindelse med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Dato: 3.12. 99

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Systemrevisjonen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten skal omhandle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav ( lov og forskrifter).
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Som tidligere anføer har fylkeslegen revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Samlet er det 17 virksomheter som krever godkjenning.

Alle aktuelle virksomheter har søkt om godkjenning og helseavdelingen har mottatt alle søknader og tatt dem under behandling. Ved besøkstidspunktet var alle private familiebarnehager godkjent i samarbeid med oppvekst- og kulturetaten. Godkjenningen av ungdomsskolen - dog med en rekke vilkår - var ferdig saksbehandlet av kommunelegen, men ikke sendt ut.

Fremgangsmåten ved godkjenningsprosessen er følgende :

Søknaden om godkjenning er fremmet på standardskjema utarbeidet av fylkeslegen. Befaring er foretatt i samarbeid med teknisk etat, oppvekstsjef og helseavdelingen. Virksomhetene innsender befaringsrapport som bearbeides av kommunelege I som så gir godkjennelse etter delegasjon fra rådmannen. Når det gjaldt familiebarnehager avventet man til alle påpekte forhold var ordnet slik at disse kunne godkjennes uten å måtte sette vilkår.Yrkeshygienikker fra nabokommunen har kartlagt inneklima ved de kommunale virksomheter. Da de fleste avdekkete problemer er av overveiende teknisk og økonomisk art og må løses i samarbeid med teknisk etat.

I tillegg til lov og regelverket gjengitt på rapportens forside, ble følgende dokumenter lagt tilgrunn ved systemrevisjonen.

• Kommuneplan for Gjerdrum kommune 1998 - 2010
• Årsberetning for 1998 - Helseetaten
• Kommunens opplegg/system på godkjenning av barnehager
• Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler samt søknadsskjema for godkjenning
• Organisasjonskart for kommunen/politisk/administrativt,samt helseetaten
• Kommunens delegasjon av myndighet til hovedutvalg for helsevern og sosialomsorg rådmann /kommunelege
• Oversikt over avdeling for helsetjenester og stillingsoversikt
• Budsjett 1999 og økonomiplan

Formøte ble ikke avholdt
Åpningsmøte ble avholdt den 17.september 1999 . Fylkeslegen informerte innledningsvis om hensikten med besøket samt gjennomføringen.
Intervjuer : 3 personer ble intervjuet
Verifikasjoner: Fylkeslegen gjennomgikk godkjennelsesdokumenter til ungdomsskolen ( godkjent på vilkår), og 2 familiebarnehager ( godkjent uten vilkår).

Kommunens kjennskap til lover og forskrifter som gjelder for godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Kommunens dokumentasjon av hvem som er ansvarlig på forskjellige nivåer, hva som skal gjøres og hvordan de viktigste oppgavene løses .(Organisering)

Kommunens sikring av nødvendig kompetanse for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Kommunens saksbehandling i forbindelse med godkjenninger ( i tråd med myndighetskrav?).

Kommunens bruk av vilkår eller dispensasjon i forbindelse med godkjenninger.

Kommunen har kjennskap til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Det finnes skriftlige prosedyrer for godkjenningsprosessen, men plan/prosedyrer for videre tilsyn/oppfølging mangler.

Delegasjonsreglementet fra 1995 er klart utformet med delegasjon fra kommunestyret til rådmannen og videre til kommunelege I/helsesjef når det gjelder miljørettet helsevern generelt, men er ikke spesifisert når det gjelder lover og forskrifter som ble vedtatt etter 1995 i henhold til kommunehelsetjenestelovens kap.4a.

Det øvrige helsepersonell er i for liten grad trukket inn i planleggingsprosessen og derved ikke helt klar over arbeidsoppgavene de skal utføre.

I forbindelse med kartleggingen av virksomhetene fikk helsepersonell god støtte av teknisk etat, oppvekstetaten og dels konsulent fra nabokommunen.

Godkjenningsprosessen og bruk av vilkår i forbindelse med godkjenningen var stortsett i overensstemmelse med lovverket, men fremdriften kunne ha vært bedre.

Merknad 1: Godkjenningsprosessen har tatt for lang tid

Merknad 2: Deltagende helsepersonell som var pålagt oppgaver i forbindelse med godkjenningsprosessen er ikke i tilstrekkelig grad orientert om fordeling av arbeidsoppgavene.

Merknad 3: Delegasjonsvedtaket fra 1995 tar ikke i nødvendig grad hensyn til nyere lovverk og er ikke presist nok utformet.

Området 2:
"Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler"

Avvik: Kommunen har ingen plan for en systematisk gjennomføring av tilsynet med barnehager og skoler.

Avvik fra forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler §6 og § 25.

Både avvik og merknader er basert dels på tilsendte dokumenter og dels på opplysninger under intervju og ved verifikasjon.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Gunnar Fossan, rådgiver/jurist - revisor
Jorunn Hunderi, førsteonsulent/helsesøster - revisor
Eva Holmsen, ass. fylkeslege - revisjonsleder
Tone Torgersen, førstekonsulent - observatør fra Statens helsetilsyn