INNHOLD

Sammendrag
1 Innledning
2.Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3.Dokumentunderlag
4.Gjennomføring
5.Reviderte områder og funn
6.Deltakere ved tilsynet

• Oppbygging av internkontrollen etter helselovgivningen
• Legetjenesten i skolehelsetjenesten
• Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever
• Tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking av elevene

Revisjonsteamet har det generelle inntrykk at kommunen søker å legge til rette for at barn og unge skal ha et bra tilbud i skolehelsetjenesten. Kommunen mangler imidlertid en fullstendig internkontroll for skolehelsetjenesten. Helsestasjons – og skolehelsetjenesten har totalt 3 helsesøsterstillinger, men en ½ stilling står ubesatt på grunn av innsparinger i kommunen. På grunn av begrensede ressurser tilknyttet skolehelsetjenesten er det vanskelig for personellet å ivareta opplysningsvirksomhet, veiledning samt samarbeid med skolen når det gjelder elever med psykososiale problemer og fysisk læringsmiljø. Skolelegen er tilknyttet skolehelse- tjenesten med 8 timer pr.uke. Det er for øvrig ikke etablert fast samarbeid med fastlegene. Fysioterapeuten er tilknyttet skolehelsetjenesten etter henvisning for den enkelte elev. Midler fra ”Opptrappingsplan for psykisk helse” er ikke benyttet i helsestasjons – og skolehelsetjenesten. Kommunen har etablert fast tverrfaglig samarbeid rettet mot barn og unge og deres familier. Det er etablert et tverrfaglig samarbeid ved den enkelte skole og med spesialisthelsetjenesten. Kommunen deltar i undersøkelsen Helseprofil for barn og ungdom og kartlegging av rusproblemer gjennom Nova, noe som bidrar til å få en oversikt over helsetilstanden til elevene, samt statistikker og rapporter i kommunens årsberetning.

Personellet er kjent med lovkrav og faglige retningslinjer og de følger veileder for helsestasjons - og skolehelsetjenesten. På bakgrunn av begrensede ressurser i skolehelsetjenesten får de ansatte i liten grad muligheter til å delta i den fagutvikling i tjenesten som de opplever som nødvendig .

Ved tilsynet ble det avdekket 1 avvik fra myndighetskravene og gitt 1 merknad. Dette er detaljert omtalt i kapittel 5 og gjelder:

• Avvik 1: Fet kommune`s skolehelsetjeneste har ikke en tilfredsstillende internkontroll
• Merknad 1: Knappe personellressurser i skolehelsetjenesten gjør tjenesten sårbar i forhold til å ivareta kjerneoppgaver.

Oslo, den 14. 01. 04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i perioden 24.09. – 18.11.03. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i 2003.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fet kommune har ca 9.300 innbyggere med 712 barn 0 - 5 år og 1370 barn fra 6 – 16 år. I følge Statistisk sentralbyrå`s prognoser ligger Fet i gjennomsnittet, sammenlignet med Akershus for øvrig på aldersgruppa 6 – 16 år, men ligger under gjennomsnittet i aldersgruppa 0 - 5 år. Elevene er fordelt på 3 barneskoler, 1 kombinert barne – og ungdomsskole og en ungdoms -skole, med til sammen 1365 elever. Det er ikke videregående skole i kommunen og flertallet av ungdommen søker til skolene i nabokommunene. Skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom samarbeider med nabokommunene om de elevene som trenger spesiell oppfølging.

Kommunen har en sentral helsestasjon midt i sentrum av kommunen med 2 distrikter: Fet og Garderåsen. Helsestasjons – og skolehelsetjenesten har totalt 3 helsesøsterstillinger, men en ½ stilling står vakant på grunn av innsparinger i kommunen. Sett i betrakting av antall helsesøsterstillinger i forhold til sammenlignbare kommuner med hensyn til befolknings -størrelse og antall barn, har Fet kommune lav helsesøsterdekning. Det er tilknyttet fysioterapeut og ergoterapeut til skolehelsetjenesten. Elever blir henvist ved bl.a.; integrering av barn med ulike funksjonshemninger i skolen og målrettede undersøkelser av elever med belastningslidelser og muskelplager. Helsesøster kan i noen grad henvise elever til psykiatrisk sykepleier, når det gjelder barn og unge med psykososiale problemer. Midler fra ”Opptrappingsplan for psykisk helse” er ikke benyttet ved helsestasjons – og skolehelse - tjenesten i kommunen. Helsesøstrene har kontortid ved skolene 1 gang i uken, og kommunen har lagt til rette for helsestasjon for ungdom med åpningstid en ettermiddag i uken. Skolelegen disponerer 8 timer pr. uke, som blir benyttet til basisundersøkelsen før skolestart, målrettede undersøkelser og til å være konsulent for de andre yrkesgruppene i medisinske spørsmål. Videre deltar skolelegen noe i undervisning for elever/lærere og i tverretatlig samarbeid ved behov. Skolelegen har ikke kapasitet til å imøtekomme alle forespørsler, men kommuneoverlegen og legene ved helsestasjonene kan i noen grad kontaktes i medisinske spørsmål. I enkelte tilfeller henviser skolehelsetjenesten til fastlegen. Kommunen arbeider med å inngå avtale med fastlegene for å få til gode samarbeidsrutiner, bl.a. deltar kommuneoverlegen i fagråd for almenlegene.

Helsestasjons – og skolehelsetjenesten har faste samarbeidsmøter med BUP, og samarbeider med barne – og habiliteringsavdelingen ved oppfølging av den enkelte elev/familie.

Kommunen har etablert fast tverrfaglig samarbeid rettet mot barn og unge samt deres familier, som består av ulike fora som; plangruppe for barn –og ungdomsarbeidet, gruppe for barne – og ungdomstjenesten og team på den enkelte skole. Fagpersoner fra ulike etater, skole, helse, barnevern, kultur er tilknyttet dette. Kommunen er med i prosjektet ”Helseprofil for barn og unge” i Akershus og har kartlagt rusforekomsten blant elevene gjennom Nova undersøkelsen. Resultatene fra dette kan gi gode indikatorer på hvordan en skal planlegge tjenestene i fremtiden.

De ansatte som ble intervjuet, hadde godt kjennskap til regelverk og faglige retningslinjer for tjenesten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Plan for helsestasjons – og skolehelsetjenesten, samt plan for den enkelte skole for 2003
• Organisasjonskart for kommunen av 22.10. 03
• Organisasjonskart for helsetjenesten/skolehelsetjenesten av 24.10. 03
• Oversikt over alle grunnskoler
• Helsetjenestens årsrapport for 2002 og rapport for 1. og 2.tertialmelding i 2003
• Oversikt over ansatte i skolehelsetjenesten, samt deres ansvar og arbeidsområde
• Stillingsprofil for ledende helsesøster og helsesøstrene av 11.04. 03
• Informasjonsbrosjyre om skolehelsetjenesten
• Utkast til retningslinjer for tverrfaglig samarbeid rettet mot barn/unge og deres familie i Fet kommune.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:

• Varsel om tilsyn fra Helsetilsynet i Akershus 24.09.03 og anmodning om dokumentasjon
• Brev fra Fet kommunene registrert 24.10.03 med vedlegg
• Brev fra Helsetilsynet i Oslo og Akershus 05.11. 2003 med program for dagen.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24. 09. 2003

Åpningsmøte ble avholdt 18. 11. 2003

Intervjuet 6 personer

Sluttmøte ble avholdt 18. 11. 2003

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 3 journaler fra elevenes skolestart ved Garderåsen barneskole og 3 journaler ved Østersund ungdomsskole
• Referat fra siste ansvarsgruppemøte på Dalen barne - og ungdomsskole og Østersund ungdomsskole
• Helseskjema som benyttes til elever i 1.- og 8. klasse
• Dokumentasjon på etablerte samarbeidsstrukturer ved Garderåsen barneskole og Dalen barne – og ungdomsskole.

Område 1: Oppbygging av internkontroll etter helselovgivningen

Avvik 1: Fet kommune`s skolehelsetjeneste har ikke en tilfredsstillende internkontroll

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984, § 3 og forskrift om internkontroll av sosial – og helsetjenesten av 01.01. 03, § 4.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Internkontrollen er ikke ferdigstilt
• Skolehelsetjenesten mangler rutiner for avvikshåndtering
• De intervjuede opplyste at økonomi og tidspress var et hinder for etterutdanning
• Det mangler rutiner for samarbeid med fastlegen
• Manglende stillingsinstruks for skolelegen gir uklarhet omkring oppgaver og ansvar til skolelegen
• Det mangler skriftlige rutiner på hvordan skolehelsetjenesten gjennomfører målrettede helseundersøkelser.

Område 2: Legetjenesten i skolehelsetjenesten

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 3: Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Det ble gitt 1 merknad : Knappe personellressurser i skolehelsetjenesten gjør tjenesten sårbar i forhold til å ivareta kjerneoppgaver

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Personell i skolehelsetjenesten har begrenset kapasitet til å ivareta forebyggende psykososialt arbeid, opplysningsvirksomhet og veiledning individuelt og i grupper
• Personell i skolehelsetjenesten har begrenset kapasitet til å delta i samarbeid med skolen om tiltak som fremmer godt psykososialt og fysisk læringsmiljø for elever.

Område 4: Tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 5: Helseovervåking av elevene

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen:

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Oslo og Akershus deltok:

• Rådgiver /helsesøster/ revisjonsleder Jorunn Hunderi
• Ass. fylkeslege Ketil Kongelstad
• Rådgiver/jurist Ingvild Aubert
• Utredningsleder/jurist Marianne Blair Berg fra Statens helsetilsyn deltok som observatør.