INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunehelsetjenestens planlegging, organisering og styring av sine helsetjenester slik at:

1. barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning
2. samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas
3. det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Fylkeslegen fant følgende avvik under tilsynet:

Avvik 1: Barn og unge blir ikke rutinemessig undersøkt av lege før henvisning til BUP.

Avvik 2: Fastlegen orienteres ikke rutinemessig når barn og unge henvises til BUP fra helsestasjonen eller skolehelsetjenesten.

Avvik 3: Det utarbeides ikke individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer som har behov for langvarige og koordinerte tjenester.

Dato: 13. januar 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i bydel Grefsen-Kjelsås den 30. oktober 2002.Tilsyn med helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer er et felles tilsyn for fylkeslegene initiert og definert av Statens helsetilsyn. Tilsynet inngikk som en del av Fylkeslegens planlagte virksomhetstilsyn i 2002.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Bydel Grefsen-Kjelsås hadde pr. 01.01.01 17 839 innbyggere hvorav 3 805 (21,3%) var i aldersgruppen 0-17 år. Pr. 01.01.01 utgjorde fjernkulturelle (dvs. personer med bakgrunn fra land utenom vesten) 4,2 % av befolkningen i bydelen. Forannevnte tall er referert fra "Årsmelding og årsstatistikk 2001 for bydel Grefsen-Kjelsås".

Det psykiske helsearbeidet foregår i alle avdelinger i bydelsorganisasjonen og er ikke plassert i en avdeling/seksjon. Ansvaret for å koordinere arbeidet mellom avdelingene er lagt til helsesjefen/bydelsoverlegen, som har koordinator plassert i sin stab. Helseavdelingen ledes av bydelsoverlegen/helsesjefen, som har bydelsdirektøren som sin nærmeste overordnete. Overhelsesøster har bydelsoverlegen/helsesjefen som sin nærmeste overordnede. Helsestasjon for ungdom, helsestasjon barn og svangerskapsomsorg og skolehelsetjenesten er underlagt overhelsesøster. Helsestasjonen og skolehelsetjenesten har pr. september 7,25 årsverk for helsesøstrer, 0,8 årsverk for jordmor, 0,5 årsverk for psykiatrisk sykepleier, 1,5 årsverk for spedbarn og barselpleier, 0,7 årsverk for barnepleier, 0,7 årsverk for legesekretær, 1,75 årsverk for lege og 0,1 årsverk for stud.med. Alle skolene i bydelen har helsesøstrer og alle skolene med unntak av Grefsen videregående skole har lege. Helsestasjon for ungdom er lokalisert på Grefsen-Kjelsås helsestasjon med 2 faste åpningskvelder pr.uke, begge med lege tilknyttet.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Bydelens organisasjonskart
• Stillingsbeskrivelse koordinator i psykiatri
• Stillingsbeskrivelse overhelsesøster ved helsestasjonen
• Mandat koordineringsgruppe psykiatri
• Budsjett og årsplan 2002
• Utkast til tiltaksplan for psykisk helsearbeid for barn og unge i bydel Grefsen-Kjelsås
• "Blikk 2010" oppvekstplan for barn og unge i bydelen
• Plan for psykisk helsearbeid
• Evaluering av psykiatriprosjektet
• Strategisk plan 1999-2002
• Årsplan skolehelsetjenesten og veileder
• Kvalitetssikringsrutiner i helsestasjonen og skolehelsetjenesten
• Div. referat fra samarbeidsmøte for helsestasjonen
• Oversikt over ansatte ved helsestasjonen og i skolehelsetjenesten
• Stillingsbeskrivelser for de tre psykiatriske sykepleierne i bydelen
• Kultur og oppvekstseksjonen vedrørende "Blekksprut – modellen"
• "Den kulturelle skolesekken"
• Aktuelle stillingsbeskrivelser fra sosialavdelingen
• Årsmelding 2001
• Årsmelding 2002
• Helsestasjon for ungdom, årsrapport 2000

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn ble sendt Bydel Grefsen-Kjelsås i brev av 21. august 2002
• Brev fra Fylkeslegen av 6. september, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barnevernstjenesten (BVT) – vedlagt skjema for utfylling av opplysninger
• Bydel Grefsen-Kjelsås oversender dokumenter i brev mottatt hos Fylkeslegen 18. oktober 2002
• Bydel Grefsen-Kjelsås oversender ytterligere dokumentasjon i brev mottatt 18. oktober 2002
• Program ble sendt i Fylkeslegens brev datert 15. oktober 2002

Dokumentasjon mottatt under tilsynet:

• Div. oversikter over folketallsutviklingen i Bydel Grefsen-Kjelsås

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21. august 2002

Åpningsmøte ble avholdt 30. oktober kl. 8.30-8.45

Intervjuer ble gjennomført i perioden 8.50-13.30. I alt ble syv personer intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 6 journaler. Det ble sett på samarbeid, samhandling og informasjonsutveksling. Ikke noe spesielt å bemerke.

Sluttmøte ble avholdt 8. oktober kl. 15.00-15.30

Område 1: Om barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

Avvik 1:

Barn og unge blir ikke rutinemessig undersøkt av lege før henvisning til BUP.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-3, 1. ledd:

"Statens helsetilsyn fører medisinsk-faglig tilsyn med at kommunene fremmer helsetjenestens formål på forsvarlig og hensiktsmessig måte, og ser til at lover og forskrifter for helsetjenesten blir kjent og overholdt."

jf. Kommunehelsetjenesteloven § 2-1, 1. og 2. ledd:

"Enhver har rett til nødvendig helsehjelp i den kommune der han bor eller midlertidig oppholder seg.

Helsetjenesten skal gi den som søker eller trenger helsehjelp de opplysninger vedkommende trenger for å ivareta sin rett, og se til at det ikke påføres unødig utgift, tap, tidsspille eller uleilighet."

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Intervjuer. Det oppgis at det ikke er rutine på at barn undersøkes av lege før henvisning. Legen undertegner henvisningen også der han ikke har undersøkt barnet.
• Det fremgår ikke av tilsendt dokumentasjon at det er rutiner for at barnet undersøkes av lege før henvisning til BUP.
• Gjennomgang av journaler gir ingen bekreftelse på at barnet undersøkes av lege før henvisning til BUP.

Avvik 2:

Fastlegen orienteres ikke rutinemessig når barn og unge henvises til BUP fra helsestasjon eller skolehelsetjenesten.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a:

"Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om pliktens innhold."

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Intervjuer. Det er ikke bevissthet om at fastlegen skal informeres ved henvisning og det gjøres heller ikke.
• Det fremgår ikke av tilsendt dokumentasjon at det er rutiner for at fastlegen skal informeres ved henvisning.
• Gjennomgang av journaler bekrefter ikke at fastlegen informeres ved henvisning.

Område 2: Om samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området. Se forøvrig avvik 2 under område 1.

Følgende observasjoner ble gjort, og legges til grunn for at det ikke gis avvik eller merknad:

• Samarbeidet fungerer generelt godt både internt i bydelen og eksternt i forhold til BUP-Tøyen i den enkelte sak. Bydelen savner imidlertid mer systematisert samarbeid med BUP-Tøyen.

Område 3: Om det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Avvik 3:

Det utarbeides ikke individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer som har behov for langvarige og koordinerte tjenester.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a:

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Bydelen utarbeider ikke individuelle planer til pasientene
• Det er p.t. ikke gjort noe for å få dette implementert i forhold til barn og unge med psykiske problemer.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Magnar Kleppe, ass. fylkeslege (revisjonsleder)
Per Sætness, seniorrådgiver/psykiater (revisor)
Sverre Olav Kristianslund, ass. fylkeslege (revisor)
Randi Lilletvedt, rådgiver/jurist (revisor)
Vibeke Eggen, førstekonsulent /jurist (observatør)