INNHOLD

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunehelsetjenestens planlegging, organisering og styring av sine helsetjenester slik at:

1. barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning
2. samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas
3. det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Fylkeslegen fant følgende avvik under tilsynet:

Avvik 1: Barn og unge med psykiske problemer undersøkes ikke rutinemessig av lege før henvisning til BUP fra helsestasjon eller skolehelsetjeneste.

Avvik 2: Fastlegen informeres ikke rutinemessig når barn og unge henvises til BUP fra helsestasjon eller skolehelsetjenesten.

Avvik 3: Det utarbeides ikke individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer som har behov for langvarige og koordinerte tjenester.

Dato: 13. januar 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bydel Helsfyr-Sinsen den 28. oktober 2002. Tilsyn med helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer er et felles tilsyn for fylkeslegene initiert og definert av Statens helsetilsyn. Tilsynet inngikk som en del av Fylkeslegens planlagte virksomhetstilsyn i 2002.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Bydel Helsfyr-Sinsen hadde pr. 01.01.01 en befolkning på 21 208 innbyggere. Andelen av befolkningen i bydelen som er mellom 0-17 år er i følge "Plan for arbeid for personer med psykiske lidelser (PPL) Helsfyr-Sinsen 2001-2004" 14,8%. Pr. 01.01.01 utgjorde fjernkulturelle (dvs. personer med bakgrunn fra land utenom vesten) 17,6% av befolkningen i bydelen. Helsfyr-Sinsen er en av de bydelene som har størst tilvekst av denne gruppen.

Det er gjennomført organisasjonsendringer innen helsetjenesten i bydelen i år 2001. Fra mai 2001 ble ansvar for tjenester til brukere med psykiske lidelser knyttet til bydelens øvrige tjenester. Dette innebærer at ansvaret for denne type tjenester til voksne skal ivaretas og gis fra PRO-avdelingen og fra Oppvekst og kulturavdelingen til brukere under 18 år. Det er en helsestasjon i bydelen. Helsestasjonen har 6,2 årsverk med helsesøstrer, 1,5 årsverk med jordmødre, 2 årsverk med barnefysioterapeuter og 1,5 årsverk med hjelpepleiere. Det er fast ansatte leger 2 dager pr. uke på helsestasjonen. I tillegg kjøper helsestasjonen de nødvendige legetjenester. Det er helsesøstertjenester og legetjenester på alle bydelens skoler.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart administrasjon
• Organisasjonskart oppvekstavdelingen
• Organisasjonskart helsestasjonen
• Delegasjonsfullmakt
• Ansvarsfordeling – bydelens tjenester til brukere med psykiske lidelser
• Notat vedr. henvisning og samarbeid
• Organisering av tverrfaglig samarbeid overfor barn og unge
• Retningslinjer for skolenes tverrfaglige møter
• Informasjon om pedagogisk fagsenter m/mal for individuelle planer
• Arbeidsbeskrivelser (avdelingshelsesøster, daglig leder/helsesøster, helsesøster, jordmor, hjelpepleier)
• Strategisk plan for bydelen
• Budsjett 2002 for oppvekstavdelingen (inkl. helsestasjonen)
• Foreløpig utkast til psykiatriplan for bydel Helsfyr-Sinsen
• Metodebok for helsestasjonen
• Innholdsfortegnelse for kvalitetssikrings- og prosedyrepermen
• Oversikt over stillinger/navn knyttet til helsestasjonen
• Prosjektrapport, vurdering av behov for skolehelsetjenesten på videregående skole

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn ble sendt Bydel Helsfyr-Sinsen i brev av 21. august 2002
• Brev fra Fylkeslegen av 6. september, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barnevernstjenesten (BVT) – vedlagt skjema for utfylling av opplysninger
• Bydel Helsfyr-Sinsen oversender dokumenter i brev mottatt hos Fylkeslegen 30. september 2002
• Program ble sendt i Fylkeslegens brev datert 3. oktober 2002

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21. august 2002

Åpningsmøte ble avholdt 28. oktober 2002 kl. 8.30-9.00

Intervjuer ble gjennomført i perioden 9.10 – 13.45. I alt ble syv personer intervjuet.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 5 journaler. Det ble sett på samarbeid, samhandling og informasjonsutveksling. Ikke noe spesielt å bemerke.

Sluttmøte ble avholdt 28. oktober 2002 kl. 15.15 – 15.45.

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Om barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

Avvik 1:

Barn og unge med psykiske problemer undersøkes ikke rutinemessig av lege før henvisning til BUP fra helsestasjon eller skolehelsetjenesten.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-3, 1. ledd:

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Intervjuer. Det oppgis at det ikke er rutine på at barn undersøkes av lege før henvisning. Legen undertegner henvisningen også der han ikke har undersøkt barnet.
• Det fremgår ikke av tilsendt dokumentasjon at det er rutiner for at barnet undersøkes av lege før henvisning til BUP.
• Gjennomgang av journaler gir ingen bekreftelse på at barnet undersøkes av lege før henvisning til BUP.

Fastlegen informeres ikke rutinemessig når barn og unge henvises til BUP fra helsestasjon eller skolehelsetjenesten.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a:
  
  "Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om pliktens innhold."

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Intervjuer. Det er ikke bevissthet om at fastlegen skal informeres ved henvisning og det gjøres heller ikke.
• Det fremgår ikke av tilsendt dokumentasjon at det er rutiner for at fastlegen skal informeres ved henvisning.
• Gjennomgang av journaler bekrefter ikke at fastlegen informeres ved henvisning.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området. Se forøvrig avvik 2 under område 1.

Følgende observasjoner ble gjort, og legges til grunn for at det ikke gis avvik eller merknad:

• Samarbeidet fungerer generelt godt både internt i bydelen og eksternt i forhold til BUP-Tøyen i den enkelte sak.
• Helsesøster møter på tverrfaglige møter på skolene.
• Helsestasjonen har møter med barnevernet hver 4.-6. uke der saker drøftes anonymt.

Det utarbeides ikke individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer som har behov for langvarige og koordinerte tjenester.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a:

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Bydelen utarbeider ikke individuelle planer til pasientene
• De intervjuede er kjent med at individuelle planer skal utarbeides. Det er p.t. ikke gjort noe for å få dette implementert i forhold til barn og unge med psykiske problemer.

6. Deltakere ved tilsynet

I tabellen nedenfor er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn	Funksjon	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Ann Louise Gustafsson	Avd. helsesøster	X	X	X
Ann-Sofi Grøtt	Helsesøster	X	X	X
Øyvind Henriksen	Avdelingssjef	X	X	X
Olav Heen	Bydelsoverlege	X	X	X
Marit Langfeldt Ege	Bydelsdirektør	X	X	X
Vigdis Åbyholm	Helsesøster		X
Tiril Elvestad	Turnuslege		X

Fra Fylkeslegen deltok:
Magnar Kleppe, ass. fylkeslege (revisjonsleder)
Per Sætnesss, seniorrådgiver/psykiater (revisor)
Sverre Olav Kristianslund, ass. fylkeslege (revisor)
Randi Lilletvedt, rådgiver/jurist (revisor)
Vibeke Eggen, førstekonsulent (observatør)