INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet er utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav
• Undersøkelser og veiledning av skoleelever
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

Under revisjonen ble det konstatert tre avvik og en merknad.

Dato: 29. november 2000

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i bydel Bøler i Oslo torsdag 12. oktober 2000. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bøler bydel har 5 grunnskoler, hvorav en privat. Det er to barneskoler, en ungdomsskole, og to barne- og ungdomsskoler. Det er en videregående skole i bydelen.

3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

Virksomhetens egen dokumentasjon:

• Oversikt over ansatte i skolehelsetjenesten (udatert)
• Oversikt over bydelens grunnskoler og videregående skoler
• Prosedyrer for arbeidet i skolehelsetjenesten (udatert)
• Helsestasjons- og skolehelsetjenesten i bydel Bøler 1999 (rapport, februar 2000)
• Skriv til skolen om registrering av fravær for å fange opp risikobarn i bydelen (udatert)
• Informasjonsskriv til foresatte om skolehelsetjenesten (1999/2000)
• Utkast til prosedyrer
• Organisasjonsskart (29.02.00)
• Arbeidsbeskrivelse for ledende helsesøster (01.11.94)
• Arbeidsbeskrivelse helsesøster med ansvar for skolehelsetjenesten og stedfortrederfunksjon for ledende helsesøster (udatert)
• Arbeidsbeskrivelse for helsesøster (udatert)
• Oversikt over opplæringstiltak og deltagere for 1999

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Fylkeslegens varsel om tilsyn i brev av 5. mai 2000
• Bydelens oversendelse av dokumentasjon i brev av 23. mai 2000
• Fylkeslegen oversendelse av program for tilsynet i brev av 9. juni 2000
• Bydelens tilbakemelding i brev av 15. juni 2000
• Fylkeslegens oversendelse av nytt program med ny dato i brev av 23. juni 2000

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 5. mai 2000.

Åpningsmøte ble avholdt torsdag 12. oktober 2000 kl. 09:00-09:30.

Intervjuer
Fire personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt torsdag 12. oktober 2000 kl. 14:30-15:00.

Dokumentasjon mottatt under tilsynet torsdag 12. oktober:

• Årsmelding for 1999 fra bydel Bøler
• Organisering av bydelens administrasjon
• Organisasjonsendring i avdeling oppvekst og sosial (innstilling datert 5. oktober 2000)
• Diverse skriv til bruk i skolehelsetjenesten

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Alminnelige krav

Avvik 1

Bydelen har ikke skolehelsetjeneste i den videregående skolen. Det er heller ikke fullverdig skolehelsetjeneste ved Østmarka skole.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler § 2 jf § 1

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Det fremkommer i oversendt dokumentasjon og under intervju at bydelen ikke har skolehelsetjeneste ved Ulsrud videregående skole. Det fremkommer videre at tilbudet ved Østmarka skole er begrenset til tilbud om skolestartundersøkelse og vaksinasjon.

Avvik 2

Bydelen mangler internkontrollsystem for skolehelsetjenesten. Det foreligger ikke plan for etablering av internkontroll i løpet av inneværende år.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Tilsynsloven § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Det fremkommer i oversendt dokumentasjon og under intervju at bydelen ikke har etablert internkontrollsystem for skolehelsetjenesten og heller ikke har en plan for etablering av internkontrollsystem i løpet av inneværende år.

Merknad 1

I bydelen er det ikke tilknyttet faste leger til skolehelsetjenesten.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det er ikke ansatt leger i skolehelsetjenesten. Ved skolestartundersøkelsen deltar helsestasjonslege. Når helsesøster får behov for bistand fra lege henvises eleven til familiens lege eller legesenterert. Hvis helsesøster har behov for medisinskfaglige råd, kontaktes den lege som er tilgjengelig.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4: Helseovervåkning

Avvik 3

Bydelen driver ikke systematisk overvåkning av helseproblemer og risikofaktorer blant elevene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler § 3 jf lov om helsetjenesten i kommunene § 1-4 og forskrift om helsetjenester i skoler § 2 annet ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Det fremkommer i oversendt dokumentasjon og under intervju at bydelen ikke gjennomfører systematisk overvåkning av helseproblemer og risikofaktorer blant elevene.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn	Funksjon	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Ingvild Mydland	helsesøster	x	x	x
Gisle Schmidt	bydelsoverlege	x	x	x
Kari Markegård	helsesøster		x	x
Carl Fredrik Meyer	avdelingssjef		x

Fra fylkeslegen deltok:
Sonny Hellem, rådgiver (Statens helsetilsyn)
Ingvild Aubert, førstekonsulent
Magnar Kleppe, ass. fylkeslege

Observatør:
Renate R. Bergland, stud. med. i praksis