Fylkeslegen i Oslo gjennomførte 14. april 2000 tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler i Lambertseter bydel.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet er utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• I hvor stor grad har bydelen etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.
• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Bydelen har de siste årene lagt ned betydelig arbeid ved godkjenning av virksomheten i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Tilsynet viste at bydelen var kommet langt i arbeidet med å etablere internkontrollsystem. Bydelen har etablert skriftlige prosedyrer knyttet til hvordan saksbehandlingen skal utføres. Videre har bydelen utarbeidet prosedyre for tilsyn med miljørettet helseven i barnehager og skoler.

Bydelen har organisert arbeidet med godkjenning av virksomhet ved at helseavdelingen foretar saksforberedelser vedrørende godkjenning av skoler mens kulturavdelingen foretar saksforberedelser hva gjelder godkjenning av barnehager. Bydelsutvalget er godkjenningsmyndighet. Bydelsoverlegen er delegert oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Bydelen har mottatt søknad fra alle godkjenningspliktige barnehager og skoler. Disse er behandlet og godkjent på vilkår. En skole er ikke godkjent. Det er ikke gitt dispensasjon fra forskriften.

Fylkeslegen konstaterte ett avvik og en merknad.

Dato: 14. juni 2000

Systemrevisjonen med miljørettet helsevern i barnehager og skoler var avgrenset til en vurdering av:

• kommunens arbeid med og status hva gjelder internkontroll i henhold til tilsynsloven § 3 første ledd, og forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. § 4 annet ledd,
• kommunens saksbehandling og godkjenning av barnehager og skoler,
• hvordan kommunen sikrer at det blir gjennomført tilsyn med at bestemmelser i forskriften overholdes.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) ved hjelp av sitt internkontrollsystem. Revisjonen omfattet bl. a. undersøkelse om:

• virksomhetens internkontroll er hensiktsmessig og dekkende
• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten når sine mål og driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Systemrevisjonen i Lambertseter bydel ble gjennomført ved gjennomgang av dokumenter som Fylkeslegen hadde anmodet om å få tilsendt før tilsynsbesøket, ved intervjuer med relevant personell, og ved annen verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis.

I vedlegg 1 er det gitt en mer detaljert oversikt over hvilke dokumenter som lå til grunn for revisjonen.

Systemrevisjonsrapporten omhandler i første rekke de avvik og merknader som blir av dekket under revisjonen. Rapporten kommenterer i liten grad de forhold som man finner er i samsvar med myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) eller som på annen måte anses positivt.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift)
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene (Fylkeslegen) mener det foreligger et forbedringspotensial.

3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Lov av 30.03.84 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven )
• Lov av 19.11.82 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Sosial- og helsedepartementets forskrift av 10.12.95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.
• Lov av 10.02.67 om behandlingsmåter i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Korrespondanse mellom Lambertseter bydel og Fylkeslegen.
• Dokumentasjon mottatt fra bydelen, jf. vedlegg 1.

Revisjonsvarsel ble sendt Lambertseter bydel i brev av 10. mars 2000.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 14. april 2000. Fylkeslegen informerte innledningsvis om hensikten med besøket samt gjennomføringen.

Intervju: 4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Fylkeslegen gjennomgikk 5 godkjenningsdokumenter. Se vedlegg 2.

Sluttmøte ble avholdt 14. april 2000. Der ble det redegjort for de funn Fylkeslegen hadde gjort (se punkt 5 ) samt gitt en orientering om den videre oppfølging i form av utarbeiding av foreløpig og endelig rapport fra revisjonen.

Det er ikke opplyst i godkjenningsvedtaket om virksomhetens klageadgang, klagefrist eller hjemmel for vedtaket.

Avvik fra forvaltningsloven § 27.

Avviket er basert på tilsendt dokumentasjon og bekreftet ved verifikasjoner.

Kulturetaten har driftsansvar for kommunale barnehager. På tross av dette forbedrede kulturetaten godkjenningssaker for "egen virksomhet".

Merknaden er basert på:

• tilsendt dokumentasjon
• intervju

Det ble ikke avdekket noen avvik på dette området.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Ass. fylkeslege Magnar Kleppe (revisjonsleder)
Rådgiver Grethe Kampenhøy (revisor)
Rådgiver Berit Hultgren (revisor)

• Lov av 30.03.84 nr.15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 10.02.67 om behandlingsmåter i forvaltningssaker
• Sosial- og helsedepartementets forskrift av 01.12.95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Dokumentasjon som ble oversendt fra Lambertseter bydel til Fylkeslegen i den 21. mars 2000:
  · Strategisk plan, tiltaksplan og Årsmelding for 1999
  · Organisasjonskart
  · Kommunens delegansjonsreglement
  · Stillingsinstruks for bydelsoverlegen og helsekonsulent
  · Prosedyre for godkjenning av skoler og barnehager
  · System for kvalitetssikring – miljørettet helsevern
  · Godkjenningsvedtak
  · Oversikt over godkjenningspliktige skoler og barnehager
  · Befaringsrapport
  · Oversikt over innholdet i bydelens kvalitetssikringssystem for miljørettet helsevern
• Dokumentasjon som Fylkeslegen mottok under tilsynsbesøket:
  · Utkast til sak som skal fremlegges for Bydelsutvalget i Lambertseter hvor det er redegjort for hva som ligger i tilsynsbegrepet
  · Prosedyre for tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
  · Systemoversikt miljørettet helsevern, herunder arbeidsmetoder, oversikt over saksfremstilling ved enkeltvedtak, sjekkliste før vedtak treffes.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av 5 saker.

Oppsummering av verifikasjon:

I flere saker var det i godkjenningsvedtaket ikke opplyst om klageadgang, klagefrist eller gjenpartsadressat (med unntak av skolesjefen).