INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet er utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Internkontroll
• Undersøkelser og veiledning av skoleelever
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

Under revisjonen ble det funnet tre avvik og gitt to merknader.

Dato: 27. september 2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i bydel Røa 9. juni 2000. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Den er utført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn og er en del av det landsomfattende tilsynet med skolehelsetjenesten i år 2000.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Røa er en av Oslos 25 bydeler. Bydelenes arbeidsområder er knyttet til: Lov om barnehager, lov om barneverntjenester, lov om helsetjenesten i kommunene, lov om sosiale tjenester, lov om vern mot smittsomme sykdommer, samt kommunale oppgaver etter andre lover og frivillige kommunale ordninger som bystyret delegerer. Røa bydel har ca 22.000 innbyggere.

Bydelen har fem barneskoler, to ungdomsskoler og to videregående skoler, medregnet de private skoler. Bydelen har helsestasjon for ungdom.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

Lov av 30. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
Forskrift av 23. november 1983 om helsetjenester i skoler
"Veileder for helsestasjon- og skolehelsetjenesten" IK 2617
"Veileder i habilitering av barn og unge" IK-2614
"Helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge 0-20 år" IK-2611
"Somatiske undersøkelser (helseundersøkelser/screening) av barn og unge 0-20 år" IK-2611
"Undersøkelser i helsestasjon og skolehelsetjenesten" IK-2618
"Internkontroll og hovedarbeidsområder for skolehelsetjenesten" IK-33/95
Korrespondanse mellom Bydel Røa og Fylkeslegen

Dokumentasjon fra Bydel Røa
Faks av 30. mai 2000 med oversikt over ansatte i skolehelsetjensten.
Brev av 3. juni 2000 med stillingsbeskrivelse for bydelsoverlegen.
Faks av 4. juni 2000 med virksomhetsplan for skolehelsetjenesten, arbeidsinstruks for helsesøster og overhelsesøster.
Faks av 6. juni 2000 med oversikt over skoler og elevtall.
Dokumentasjon mottatt ved tilsynet 9. juni 2000:
Prosedyrebeskrivelse.
Skriv fra skolehelsetjenesten til nye brukere med helseopplysningsskjema og samtykkeskjema for vaksiner.
Organisasjonsplan for bydelen datert 23. mars 2000.
Årsmelding for 1999 fra Røa bydel, vedtatt av Bydelsutvalget 30.03.2000.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 5. mai 2000. Bydelen mottok ikke revisjonsvarselet, og fikk således meget kort tid til å forberede seg.

Program ble sendt i brev og faks 31. mai 2000.

Åpningsmøte ble avholdt fredag 9. juni 2000 kl. 09.00.

Intervjuer
Fire personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført. Det vises til dokumentasjon mottatt ved tilsynet pkt. 3 over.

Sluttmøte ble avholdt fredag 9. juni 2000 kl. 14.30.

Avvik 1

Bydelen mangler skolehelsetjeneste i videregående skole.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om helsetjenester i skoler § 2 jf § 1

Avviket er basert på følgende observasjoner: Skriftlige kilder og intervju bekreftet at bydelens videregående skoler ikke har skolehelsetjeneste.

Avvik 2

Bydelen mangler skriftlig plan for etablering av internkontroll.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Tilsynslovens § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner: Bydelen mangler internkontrollsystem for helsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten. Bydelen har ikke skriftlig plan som sannsynliggjør at de vil kunne utarbeide internkontrollsystem inneværende år.

Avvik 3

Bydelen driver ikke systematisk overvåking av helsetilstand og risikofaktorer blant skoleelever.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om helsetjenester i skoler § 3, jf § 2 annet ledd og lov om helsetjenesten i kommunene § 1-4.

Avviket er basert på følgende observasjoner: Informasjon som fremkom under intervju.

Merknad 1

Ordningen med å bruke medisinske turnuskandidater som skolelege krever sterkere faglig oppfølging av kandidatene enn den som gis nå.

Merknaden er basert på følgende observasjoner: Turnuskandidatene får ikke systematisk opplæring eller veiledning når det gjelder oppgaver de utfører innen skolehelsetjenesten.

Merknad 2

Knapphet på helsesøsterressurser gjør skolehelsetjenesten sårbar blant annet når det gjelder oppfølging av elever med spesielle problemer eller særlige behov.

Merknaden er basert på følgende observasjoner: Forholdet mellom tilgjengelige helsesøsterressurser og oppgavene er slik at viktige oppgaver må nedprioriteres. Det kan ramme svake grupper på en utilsiktet måte.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Grete Kampenhøi, rådgiver
Ingvild Aubert, førstekonsulent
Magnar Kleppe, ass. fylkeslege