INNHOLD

Sammendrag

Fylkeslegen i Oslo gjennomførte 10. april 2000 tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler i Grnerløkka-Sofienberg bydel.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet er utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• I hvor stor grad har bydelen etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.
• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern er muntlig delegert bydelsoverlegen fra bydelsdirektøren i henhold til kommunehelsetjenesteloven § 4a-3.

Bydelen har de siste to årene lagt ned betydelig arbeid ved godkjenning av virksomheten i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Imidlertid viste tilsynet at bydelen var kommet kort i arbeidet med å bygge opp internkontrollsystem. Det er ikke etablert skriftlige prosedyrer for hvordan saksbehandlingen skal utføres. Det er heller ikke utarbeidet prosedyre for tilsyn med miljørettet helseven i barnehager og skoler.

Bydelen har mottatt søknad fra alle godkjenningspliktige barnehager og skoler. Disse er behandlet og godkjent på vilkår. Det er ikke gitt dispensasjon fra forskriften.

Fylkeslegen avdekket fire avvik og en merknad.

Dato: 14. juni 2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grnerløkka-Sofienberg bydel

10. april 2000. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn hvor landets fylkesleger, etter oppdrag fra Statens helsetilsyn, skal gjennomføre tilsyn med kommunens godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Systemrevisjonen med miljørettet helsevern i barnehager og skoler var avgrenset til en vurdering av:

• kommunens arbeid med og status hva gjelder internkontroll i henhold til tilsynsloven § 3 første ledd, og forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. § 4 annet ledd,
• kommunens saksbehandling og godkjenning av barnehager og skoler,
• hvordan kommunen sikrer at det blir gjennomført tilsyn med at bestemmelser i forskriften overholdes.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) ved hjelp av sitt internkontrollsystem. Revisjonen omfattet bl. a. undersøkelse om:

• virksomhetens internkontroll er hensiktsmessig og dekkende
• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten når sine mål og driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Systemrevisjonen i Grnerløkka-Sofienberg bydel ble gjennomført ved gjennomgang av dokumenter som Fylkeslegen hadde anmodet om å få tilsendt før tilsynsbesøket, ved intervjuer med relevant personell, og ved annen verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis.

I vedlegg 1 er det gitt en mer detaljert oversikt over hvilke dokumenter som lå til grunn for revisjonen.

Systemrevisjonsrapporten omhandler i første rekke de avvik og merknader som blir av dekket under revisjonen. Rapporten kommenterer i liten grad de forhold som man finner er i samsvar med myndighetskrav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift) eller som på annen måte anses positivt.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav (krav som fremgår av lov og/eller forskrift)
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene (Fylkeslegen) mener det foreligger et forbedringspotensial.

Grernløkka-Sofienberg bydel har opplyst at det er 38 godkjenningspliktige virksomheter (7 skoler, 31 barnehager). Alle ble godkjent i løpet av 1999.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Lov av 30.03.84 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven )
• Lov av 19.11.82 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Sosial- og helsedepartementets forskrift av 10.12.95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.
• Lov av 10.02.67 om behandlingsmåter i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Korrespondanse mellom Grnerløkka-Sofienberg bydel og Fylkeslegen.
• Dokumentasjon mottatt fra bydelen, jf. vedlegg 1.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sent Grnerløkka-Sofienberg bydel i brev av 10. mars 2000.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 10. april 2000. Fylkeslegen informerte innledningsvis om hensikten med besøket samt gjennomføringen.

Intervju: 4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Fylkeslegen gjennomgikk 5 godkjenningsdokumenter. Se vedlegg 2.

Sluttmøte ble avholdt hvor det ble redegjort for de funn fylkeslegen hadde gjort (se punkt 5 ) samt gitt en orientering om den videre oppfølging i form av utarbeiding av foreløpig og endelig rapport fra revisjonen.

Avvik 1

Grünerløkka-Sofienberg bydel har ikke etablert internkontroll for godkjenning og tilsyn med skoler og barnehager i samsvar med forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 første ledd.
• Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. § 4 annet ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• bydelen har ikke iverksatt noe systematisk arbeid med internkontroll i helsetjenesten og for området miljørettet helsevern,
• det finnes rutiner/elementer som kan inngå i et internkontrollsystem, men dette er ikke satt i system. Noe av dette er imidlertid ikke oppdatert i forhold til nyere lovgivning
• det er ikke etablert skriftlige prosedyrer knyttet til hvordan saksbehandlingen skal utføres,
• bydelen har ikke etablert system med oversikt over lover, regelverk og prosedyre for gjennomgang av de områder som er omfattet av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler,
• ved godkjenning av virksomhetene er det satt vilkår for retting av bestemte forhold innen gitte frister. Dette skal følges opp av bydelen, men det er ikke etablert et tilstrekkelig system for oppfølging av godkjenninger som er gitt på vilkår.

Avvik 2

Det er ikke opplyst i godkjenningsvedtaket om hjemmel for vedtaket, virksomhetens klageadgang og klagefrist.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• forvaltningsloven § 27.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• tilsendt dokumentasjon
• verifikasjon

Avvik 3

Bydel Grnerløkka-Sofienberg har gitt virksomheter godkjenning til tross for at det foreligger vesentlige mangler ved virksomheten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. §§ 1 og 6.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• ved gjennomgang av saker (se vedlegg 2) har bydelen etter Fylkeslegens vurdering i flere tilfeller gått for langt i å gi godkjenning på vilkår. I noen saker er vilkårssettingen så omfattende at forskriftens formålsbestemmelse ikke er ivaretatt,
• det er i flere saker gitt godkjenning uten at det er tatt stilling til om alle myndighetskrav er innfridd. Bl. a. er det gitt godkjenning uten at det er dokumentert at virksomheten har et internkontrollsystem.
• de ulike tidsfristene som er satt i forbindelse med vilkår til godkjenning er i liten grad differensiert, og bærer et visst preg av vilkårlighet.

Avvik 4

Grnerløkka-Sofienberg bydel fører ikke tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosial- og helsedepartementets forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. § 25.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• det foreligger ikke noen plan for, og det er ikke utarbeidet retningslinjer eller prosedyrer for hvordan slikt tilsyn skal utføres,
• det er ikke gjennomført systematisk tilsyn etter forskriften,
• personell mangler pr. d.d. opplæring i relevant tilsynsmetodikk,
• det er ulik oppfatning av hva "tilsyn" er etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Merknad 1

I Grünerkøkka-Sofienberg bydel er bydelsoverlegen muntlig blitt delegert myndighet av bydelsdirektøren til henholdsvis arbeidet med å godkjenne og føre tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Fylkeslegen er av den oppfatning av at bydelen har et forbedringspotensial her ved å skriftliggjøre slike delegasjoner.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• tilsendt dokumentasjon og ved intervju.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Ass. fylkeslege Magnar Kleppe (revisjonsleder)
Rådgiver Grethe Kampenhøy (revisor)
Rådgiver Berit Hultgren (revisor)
Fra Statens helsetilsyn deltok rådgiver Tone P. Torgersen som observatør.

VEDLEGG 1

Dokumentunderlag

• Lov av 30.03.84 nr.15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 10.02.67 om behandlingsmåter i forvaltningssaker
• Sosial- og helsedepartementets forskrift av 01.12.95 om mijørettet helsevern i barnehager og skoler

Dokumentasjon som ble oversendt fra Grnerløkka-Sofienberg bydel til Fylkeslegen i den 24. mars 2000:

• Bydelens årsmelding for 1999, funksjonsområde I Tiltak for hele befolkningen og årsmelding for Seksjon for forebyggende tjenester barn, unge og gravide
• Organisasjonskart for helseavdelingen
• Kommunens delegasnonsreglement
• Bydelens søknadsskjema for godkjenning av skoler og barnehager
• Bydelens prodedyre for godkjenning av skoler og barnehager med tidsplan
• Bydelens preosedyre for tilsyn med skoler og barnehager: handlingsplan 2000 for skolehelsetjenesten og for avdeling for småbarnskontroller
• Oversikt over godkjennongspliktige skoler og barnehager
• Vedtak om godkjenning på vilkår

VEDLEGG 2

VERIFIKASJON

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av 5 saker.

Oppsummering av verifikasjon:

• I samtlige saker var det ikke opplyst om klageadgang, klagefrist eller gjenpartsaddresat (med unntak av skolesjefen)
• Videre er vedtakene mangelfullt begrunnet. Det fremgår ikke helt klart hvilke fakta som ligger til grunn for vedtaket.
• Det er ikke dokumentert at det er tatt stilling til om alle myndighetskrav var oppfylt.
• I flere saker er det ikke dokumentert måling av CO₂.
• Det er ved flere skoler ikke foretatt hovedrengjøring på flere år. Godkjenning er gitt på vilkår med en frist på 12 måneder til å gjennomføre dette. Ved en av skolene var hovedrengjøring ikke foretatt siden 1993, og uten at det var stilt krav om dette i godkjenningsvedtaket.
• En av skolene opplyste i søknaden at de ikke ivaretar de funksjonshemmedes behov. Godkjenning er gitt uten at dette er vurdert nærmere av bydelen.