INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• alminnelige krav, herunder om det er skolehelsetjeneste ved alle skoler
• kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollen
• tiltak for undersøkelse og veiledning av elever
• skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• skolehelsetjenestens overvåkning av helseproblemer og risikofaktorer

Det ble påpekt følgende avvik og merknad under tilsynet:

Avvik 1

• Det er ikke etablert internkontroll for skolehelsetjenesten.

Merknad 1

• Den private skole i bydelen mangler egnede lokaler til skolehelsetjenesten.

Dato: 27. juni 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Manglerud bydel 5. mai 2003 . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Skolehelsetjenesten i bydel Manglerud er organisert i avdeling barn og unge. Det er tre seksjoner i denne avdeling hvor seksjon helsestasjon og skolehelsetjeneste er en.

Det er fem skoler i bydelen; Abildsø skole (1-10 klasse), Høyenhall skole (1-10 klasse), Manglerud skole (1-7 klasse), Guds lam kirkes skole (1-10 klasse, privat) og Manglerud videregående skole. Av bydelens plantall for 2003 fremgår det at det er 1401 elever i barneskoletrinnet, 367 elever i undomsskoletrinnet og 617 elever i videregående skole. I tillegg kommer 18 elever i spesialklassen på Abildsø skole.

Det er totalt 1,9 helsesøsterstillinger i skolehelsetjenesten, i tillegg er det nylig ansatt psykiatrisk sykepleier i 50 % stilling i skolehelsetjenesten. Bydelen har helsestasjon for ungdom.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning ble oversendt i brev av 26. mars og 25. april 2003 og inneholdt følgende vedlegg:

• Oversikt over alle grunnskoler og videregående skoler, herunder private skoler i bydelen, samt oversikt over hvilke skoler som har skolehelsetjeneste
• Interne formål 232, Helsestasjon- og skolehelsetjenesten, Plan for helsestasjon og skolehelsetjenesten - gjengitt i budsjettet for 2003
• Aktivitetsplan i forhold til målene ved skolehelsetjenesten 2003, datert 13.02.2003
• Årsmelding for helsestasjon-skolehelsetjensten 2002 (fra Årsmelding 2002)
• Oversikt over internkontrollen for helsetjenesten – skolehelsetjenesten, forklarende skriv
• Del 1: Lover, planer, organisasjon (Innholdsfortegnelse,kvalitetshåndbøker,internkontroll)
• Organisasjonskart – bydel Manglerud og helsestasjon-skolehelsetjenesten, à jour 26.03.03
• Beskrivelse av den styrende dokumentasjon for skolehelsetjenesten
• Skjema for medarbeidersamtaler
• Metodebok 1- 10 klasse, revidert 01.04.2003
• Div. prosedyrer og informasjonsskriv
• Orienteringsskriv til hjemmene om skolehelsetjenesten, innkallingsskriv, rutiner ved uteblivelse, skjemaer v/vaksinasjoner, skriv og serviceerklæring for skolehelsetjenesten
• Div. henvisningsskjema
• Referat fra møte vedr. tidspunkt for skolestartundersøkelsen fra 15.03.2000
• Program for skolehelsetjenesten Manglerud bydel skoleår 2002/2003, datert 01.07.2002
• Prosjekt spiseforstyrrelser, august 2000- mars 2001, prosjektleder Aud Moen
• Stillingsbeskrivelse- Seksjonsleder for helsestasjon/skolehelsetjenesten
• Stillingsbeskrivelse - Helsesøster – helsestasjon / skolehelsetjenesten, datert 20.09.99
• Ansatte i skolehelsetjenesten i bydel Manglerud
• Halvårsrapporter fra Manglerud videregående skole, fra høsten 2000 – høsten 2002 med informasjonsskriv omhandlende tjenesten og oversikt over div. brosjyrer som benyttes.
• Opplærings- og utviklingsplan 2003

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13. mars 2003

Program ble sendt 11. april 2003

Åpningsmøte ble avholdt mandag 5. mai 2003

Intervjuer: Seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Det ble ikke gjort verifikasjoner under tilsynet.

Sluttmøte ble avholdt mandag 5. mai 2003

Område 1: Alminnelige krav, herunder om det er skolehelsetjeneste ved alle skoler

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2: Kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollen

Avvik 1

Det er ikke etablert internkontroll for skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov av 30. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 første ledd

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• De ansatte er ikke sikret tilgang til gjeldende regelverk på relevante områder
• De ansatte mangler kjennskap til internkontroll
• Det forligger ikke plan for utarbeidelse og ferdigstilling av internkontrollen
• Det foreligger ikke skriftlige rutiner for avvikshåndtering
• Det mangler systematiske tiltak som sikrer at virksomheten vedlikeholdes i samsvar med myndighetskravene
• Det er uklart om internkontrollen er forankret i ledelsen.

Område 3: Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 1

Den private skole i bydelen mangler egnede lokaler til skolehelsetjenesten.

Område 4: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 5: Skolehelsetjenestens overvåkning av helseproblemer og risikofaktorer

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Oslo deltok:

• Ingvild Aubert, rådgiver/revisjonsleder
• Kirsti E. Riddervold, rådgiver/revisor
• Geir Stangeland, ass. fylkeslege/revisor
• Ylva Risberg, rådgiver/observatør