INNHOLD

Denne rapporten beskriver de reviderte områdene og revisjonsteamets vurdering av disse. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

        Kommunens system (internkontrollsystem) for å sikre at hab./rehabilitering er organisert slik at faglige standarder er kjent og blir ivaretatt ved planlegging og utføring av tjenester. Samhandlingen mot 2. linjetjenesten.

        Etterlevelse av pasientrettighetsloven § 2-5 jf. forskrift av 08.06.01 nr 676 om individuell plan for personer med behov for langvarige og koordinerte tjenester.

Hovedinntrykket fra tilsynet er at kommunen har et velfungerende system for å ivareta tjenestetilbudet til mennesker med langvarige og sammensatte problemstillinger.

Det ble ikke identifisert avvik eller merknader under tilsynet i Tvedestrand.

Se kapittel 1 for definisjon av avvik og merknader og kapittel 5 med nærmere beskrivelse av funnene.

Dato: 21.04.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tvedestrand kommune i perioden 16.12.2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
•  virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tvedestrand kommune har pr. 2003 5.918 innbyggere. Kommunen har markert større andel av befolkningen i de høyeste aldersgruppene enn fylket og landet. 16,4% av befolkningen i kommunen er 67 år eller mer, mens tilsvarende for landet og fylket er 14,3 % og 14,2 %. (Kommuneplanen 1997-2009). Tvedestrand har utmerket seg ved å satse på kvalitetsarbeid, og fikk tildelt ”Omsorg 2000- prisen”.

I 1998 ble kommunen med i et prosjekt initiert av Rehab Nor sammen med Lier og Hurum kommune hvor temaet var å utvikle hensiktsmessig metode verktøy og organisasjons/samhandlingsmodeller.

I 2000 tok rådmannen initiativ til en avdelingsovergripende arbeidsdugnad hvor målet var utvikling av individuell plan som overbyggende verktøy. Samtidig vedtok kommunestyret i Tvedestrand at ordningen med ”individuelle planer” etableres slik intensjonen i aktuell forskrift beskriver. Gjennom dette ble kommunens brukerfokus ytterligere forsterket og formalisert. Kommunestyret ba videre om at administrasjonen satt i gang nødvendig prosessarbeid hvor aktuelle sektorer er representert slik at arbeidsform og koordinatorrolle avklares. Det ble også gitt rom for midler til gjennomføring av denne dugnaden.

I 2003 vedtok kommunestyret at de kommunale prosedyrene og oversiktene basert på erfaringer i prosjektet; ”Individuell plan, et verktøy for bedre tjenesteyting og ressursutnyttelse”, gjøres gjeldende for Tvedestrand kommune fra 01.01.04. Kommunestyret ba de involverte parter medvirke til å avdekke og håndtere hindringer slik at tjenestene samordnes og koordineres i tråd med lovverk, brukers mål for livskvalitet, og en effektiv utnyttelse av kommunens samlede ressurser.

Kommunestyret ba Rådmannen iverksette nødvendig opplæring, oppfølging og sørge for at det mot slutten av 2004 gjennomføres evaluering av Individuell plan arbeidet.

Tvedestrand kommune tar initiativ til et samarbeid i 8K vedrørende arbeidet med individuell plan.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kommunens hjemmeside med beskrivelse av virksomheten, de aktuelle tjenestesektorene, organiseringen av hab./rehabiliteringstjenesten, veiledning, prosedyrer og verktøy/skjema til utarbeiding av individuell plan.
• Prosedyrer for tverrfaglig helseteam
• Prosedyrer boligsaker
• Prosedyre – tildeling av tjenester
• Samarbeidsavtale mellom Fylkestrygdekontoret og Tvedestrand kommune om formidling av hjelpemidler
• Samarbeidsavtale mellom Aust-Agder Sentralsjukehus og Tvedestrand kommune vedrørende utskriving av ferdigbehandlede pasienter
• Individuelle planer – Beskrivelse av ansvar og oppgaver –samarbeid mellom ASA og kommuner i Aust-Agder
• Sjekkpunkter ved forespørsel om døgnopphold med foremål opptrening/rehabilitering Stranna senteret.
• Oversikt over personer som er aktuelle til intervju

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Revisjonsvarsel datert 16.12.03
• Oversendelsesbrev med aktuell dokumentasjon 07.01.04
• Revisjonsplan datert 04.02.04

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.12.03

Formøte ble avholdt 17.02.04

Åpningsmøte ble avholdt 17.02.04

Intervjuer: 9 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

!0 individuelle planer ble gjennomgått på revisjonsdagen i henhold § 6 i forskrift 676 om individuell planer.

Sluttmøte ble avholdt 17.02.04

Det ble ikke identifisert avvik eller merknader under tilsynet i Tvedestrand.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Informantene hadde en god forståelse av hva som ligger i begrepet hab./rehabilitering. Det særegne ved temaet som tidsavgrensede, planlagte prosesser med klare målformuleringer/målavklaring, tverrfaglighet, brukermedvirkning og evaluering er godt kjent.
• Kommunens organisering av tjenestetilbudet er godt kjent av informantene. Det er klar forståelse av hvem/hvor som er den koordinerende enhet, og hvem som har en koordinatorfunksjon. Videre er det god forståelse for hvordan ansvaret er plassert i organisasjonslinjen. Det fremkommer at denne organiseringen oppleves som hensiktsmessig og funksjonell.
• Det er god forståelse av hva som ligger i reell brukermedvirkning ,og det er etablert gode rutiner for å ivareta dette.
• Virksomheten har gjennomført grundig kartleggingsarbeid med tanke på å avdekke behov for utarbeiding av individuell plan. Det er laget ”behovskategorisert” venteliste for brukere som har behov for og ønske om, men som ennå ikke har fått utarbeidet sin individuelle plan.
• Tverrfagligheten blir godt ivaretatt ved at det opplyses at det generelt sett er et meget godt klima for samarbeid. Det er lav terskel for å ta kontakt med personell innad i kommunen og også med andre aktuelle samarbeidspartnere. Samarbeidsgruppe for barn og unge, tiltaksgruppe som gjelder for innbyggerne totalt og ledergruppe blir av alle beskrevet som funksjonelle. Dokumentgranskningen dokumenterer dette.
• Planmessigheten i arbeidet er sikret ved at det er gode kommunikasjonslinjer både horisontalt og vertikalt i organisasjonen. Våre verifikasjoner bekrefter dette.
• Informantene bekrefter at kommunens brukere av tjenester blir godt utredet både av personell innad i kommunen og fra spesialisthelsetjenesten. Kommunen opplever også at spesialisthelsetjenesten er offensive med veiledning i tilfeller der det kan påregnes ventetid. Dette gjelder både innenfor somatikken og psykiatrien.
• Kommunen har system for avvikshåndtering som er kjent i organisasjonen.
• I prosjektperioden har det vært en utstrakt kompetanseoppbygging og målbevisst satsing på at alle relevante deltjenester gis adekvat opplæring og involveres aktivt som aktør i det tverrfaglige arbeidet. Alle informantene bekrefter at de har fått opplæring innen temaet. Det fremkommer imidlertid at det hele tiden er behov for oppdatering, repetisjon og praktisk bruk av verktøyet skal det fungere optimalt.

Slik revisjonsteamet ser det vil kommunen være tjent med at flere får erfaring i å utarbeide planer slik at systemet ikke er personavhengig og sårbart, og for å sikre optimal tjenesteyting og ressursutnyttelse som beskrevet i kommunens egen målformulering.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:
Else Liaaen – observatør
Anne Brit Dræge – revisor
Inge V. Bakken – revisor
Anne Kari Thomassen - revisjonsleder