INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Virksomhetens system (internkontrollsystem) med at habilitering/rehabilitering er organisert slik at faglige standarder er kjent og blir ivaretatt ved planlegging og utføring av tjenester.

Etterlevelse av pasientrettighetsloven § 2-5, jfr. forskrift av 08.06.01 nr 676 om individuell plan for personer med behov for langvarige og koordinerte tjenester.

Ved tilsynet ble det gjort funn som gav grunnlag for 3 avvik og 4 merknader, (se kap. 1 for definisjon av avvik og merknad og kap. 6 for mer detaljer om avvik og merknader):

Avvik 1

Det finnes ingen koordinerende enhet for habiliterings - og rehabiliteringsvirksomhet i kommunen.

Avvik 2

Det mangler et system som sikrer at psykiatrisk hjemmesykepleie tildeles ved enkeltvedtak.

Avvik 3.

Det er flere av brukerne i kommunehelsetjenesten med behov for langvarige og koordinerte tjenester som ikke har fått tilbud om individuell plan til tross for at et slikt behov er erkjent.

I tillegg har vi funnet grunnlag for å gi 4 merknader:

Merknad 1

Kommunen bør sikre seg at de ansatte har en felles forståelse for begrepene habilitering, rehabilitering og individuell plan.

Merknad 2

Kommunen bør skaffe seg bedre oversikt over behovet for habilitering, rehabilitering og individuell plan.

Merknad 3

Kommunen bør sikre at brukere får reell brukermedvirkning.

Merknad 4

Kommunen bør vurdere om det er hensiktsmessig med så mange ansvarsgrupper.

Kommentar:

Medisinsk habilitering og rehabilitering er etter kommunehelsetjenesteloven § 1-3 en lovpålagt tjeneste som alle som bor eller oppholder seg i kommunen kan ha krav på. Ut fra kunnskap om at tidlig intervensjon for utsatte grupper har vist seg å være av avgjørende betydning for funksjonsnivå og opplevd livskvalitet senere i livet bør man ha et særlig fokus på barn og unge med behov for langvarige og sammensatte tjenester.

I forskrift om rehabilitering og habilitering § 5 og forskrift om individuell plan § 3-4 heter det at bruker skal medvirke ved planlegging, utforming, utøving og evaluering av eget habiliterings- rehabiliteringstilbud og individuell plan. Det er viktig at det lages systemer og rutiner som sikrer reell brukermedvirkning slik at relasjonen mellom tjenesteyter og bruker er mest mulig balansert.

Helsetilsynet i Aust-Agder vil ellers bemerke at vi ser med bekymring på at kommunen ikke i tilstrekkelig grad sikrer seg at personer med behov for langvarige og koordinerte tjenester fanges opp i systemet og gis tilbud om adekvat oppfølging. Det er ikke akseptabelt at denne viktige tjenesten er uklart organisert, og at det framstår som uklart hvilke personer som håndterer forespørsler om habilitering og rehabilitering. Konsekvensen av dette kan bli at personer med klare behov for slike tjenester ikke får den helsehjelp de rettmessig har krav på.

Dato: 07.08.03

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lillesand kommune i perioden 20.-21.05.03. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fra 1991 til 2002 har Lillesand kommune hatt en befolkningsvekst fra 8.167 til 8.930 personer noe som representerer en økning på 9,3 %. Dette er en betydelig høyere befolkningsvekst enn gjennomsnittet i samme periode for Aust-Agder (5,9%), Vest-Agder (8,8%) og resten av landet (6,5%). Det forventes en jevn stigning i neste 10 års periode.

Rundt 28 % av disse er barn og unge under 20 år.

Befolkningsutviklingen i kommunen skulle tilsi innsats overfor den yngre del av befolkningen, og spesielt for barn og unge med behov for langvarige og sammensatte tjenester.

Dette har kommunen tatt høyde for ved å etablere basisteam med bred tverrfaglig representasjon ved hver skole og barnehage. Basisteamene skal sikre at barn med spesielle problemer, både bekymringsbarn og barn med definerte problemstillinger, blir fanget opp og gitt en tverrfaglig tilnærming. Det er skole og barnehage som tar initiativ og følger opp dette samarbeidet. Teamene drøfter også problemstillinger av mer allmenn karakter

Videre har kommunen, som den første i Aust-Agder, etablert et familiesenter. Målet er at barn, ungdom og foresatte møtes med forebyggende tiltak så tidlig som mulig, i nært samarbeid med familie og nærmiljø. Formålet er å fremme evne til mestring i barnefamilier med samspillproblemer.

Antall eldre over 67 år vil holde seg relativt stabilt mot 2010 for så å bli avløst av en sterk økning i gruppen 67-79 år. Antall eldste eldre vil øke svakt frem mot 2010 for så å øke med 10-15 personer mot 2015.

Kommunen har ikke et tverrfaglige nettverk som fanger opp eldre og funksjonshemmede og gir dem en tverrfaglig tilnærming tilsvarende for barn og unge, men det er tverrfaglig samarbeid etter behov. Det er også lav terskel for å opprette ansvarsgrupper for alle deler av befolkningen med langvarige og sammensatte problemstillinger

Kommunen er liten og oversiktlig og det er mye samarbeid på tvers av faggrupper og etater både formelt og uformelt.

Det er utarbeidet en oversiktlig og funksjonell kompetanseplan med bevisste prioriteringer, som sikrer at personell får nødvendig kompetanseheving innen viktige nasjonale innsatsområder, og generell faglig oppdatering.

For tiden gjennomfører kommunen omorganisering av tjeneste enheten, hvor målet er å få til en mer samordnet og helhetlig tjeneste.

(Kilde: SSB, Befolkningsframskrivninger, Nasjonale og regionale tall 2002-2050)

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Rapport fra utvalg som har utarbeidet forslag til mal for individuell plan med mer.
• Mal for individuell plan
• Kursinvitasjon til kurs om individuell plan
• Habiliteringsplan brukt i habiliteringstjenesten
• Stillingsbeskrivelser for ansatte innen tjenesten
• Opplæringsplan for omsorgstjenesten og habiliteringstjenesten
• Opplæringsplan for sosialtjenesten
• Familiesenter i Lillesand kommune – utkast
• Samarbeidsavtale om formidling av tekniske hjelpemidler
• Samarbeidsavtale mellom Aetat og sosialtjenesten m.fl.
• Vedr. ansvarsgrupper
• Vedr. samarbeidsavtale mellom habiliteringstjenesten og 2. linjetjenesten
• Revisjonsrapport fra Arbeidstilsynet datert 23.03.03
• Svarbrev ifb. med revisjonsrapport
• Oversikt over personer som er aktuelle for intervju
• Organisasjonskart

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Revisjonsvarsel datert 15.04.03
• Formøte 05.05.03
• Oversendelsesbrev med aktuell dokumentasjon 08.05.03
• Revisjonsplan datert 15.05.03

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.04.03

Formøte ble avholdt 05.05.03

Åpningsmøte ble ikke avholdt da de fleste som skulle intervjues deltok på formøtet

Intervjuer

12 personer ble intervjuet, se kap 6

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Habiliteringsplan utarbeidet av habiliteringstjenesten
• Eksempel på en utarbeidet individuell plan.

Sluttmøte ble avholdt 21.05.03

Område 1:

Organisering, planlegging og system for gjennomføring og oppfølging av habilitering og rehabilitering, (internkontroll).

Avvik 1

Det finnes ingen koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet i kommunen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift av 28.06.01 nr 765 om habilitering/ rehabilitering, jfr § 8, 2.ledd., jfr forskrift av 01.01.2003 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det framgikk ved samtlige intervju at slik koordinerende enhet ikke finnes, og dette ble tydelig bekreftet i sluttmøtet.

Avvik 2

Det mangler et system som sikrer at psykiatrisk hjemmesykepleie tildeles ved enkeltvedtak.

• Avvik fra lov om kommunehelsetjeneste § 2-1, 4.ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Psykiatrisk hjemmesykepleie tildeles uten skriftlig vedtak.
• Dette ble stadfestet ved intervju og på sluttmøtet.

Merknad 1

Begrepsforståelse:

• Kommunen bør sikre seg at de ansatte har en felles forståelse av begrepene habilitering, rehabilitering og individuell plan

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Under intervjuene fremkom ulik oppfatning av hva begrepet habilitering og rehabilitering innebar. Det særegne med habilitering og rehabiliteringsbegrepene som brukermedvirkning, tverrfaglighet og planmessighet/samordning var til dels uklart for informantene.

Merknad 2

Helseovervåkning:

• Kommunen bør skaffe seg nødvendig oversikt over behovet for habilitering og rehabilitering og individuell plan.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Det fremkom under intervjuene at kommunen ikke har skaffet seg tilstrekkelig oversikt over behovet for habilitering, rehabilitering og individuell plan. Innen noen avdelinger er det foretatt kartlegginger, men det gjenstår en del for å få en fullstendig oversikt over hele befolkningen.

Merknad 3

Brukermedvirkning:

• Kommunen bør sikre at brukere får reell brukermedvirkning.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Brukermedvirkning står helt sentralt i forskriftene om habilitering og rehabilitering og individuell plan, og er også godt omtalt i forarbeidene til disse. Ved reell brukermedvirkning er det brukeren selv som definerer mål og som styrer eller har kontroll over habilitering og rehabiliteringsprosessen. Under intervjuene fremkom det at tjenesteyter prøver å imøtekomme brukers ønsker i størst mulig grad. Det fremkom imidlertid at det ikke finnes gode nok rutiner for evaluering av tjenestetilbudet. Brukerne medvirker heller ikke ved planlegging av tjenestetilbudet. Det er viktig at det lages systemer og rutiner som sikrer reell brukermedvirkning gjennom hele prosessen, og at relasjonen mellom tjenesteyter og bruker er mest mulig balansert.

Merknad 4:

• Kommunen bør vurdere om det er hensiktsmessig med så mange ansvarsgrupper

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Kommunen er oversiktlig og det fremkom under intervjuene at det er mye samarbeid på tvers av faggrupper og etater som er mer eller mindre formalisert. Det er opprettet mange ansvarsgrupper og vi er spørrende til om det er hensiktsmessig at så mange faggrupper følger bruker/e over tid.

Område 2:

Individuell plan.

Avvik 3.

Det er flere av brukerne i kommunehelsetjenesten med behov for langvarige og koordinerte tjenester som ikke har fått tilbud om individuell plan til tross for at et slikt behov er erkjent.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift av 08.06.01 nr 676 om individuell plan, jfr § 3.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det framkom klart gjennom intervjuer at man hadde identifisert flere brukere i helsetjenesten som faller inn under forskriftens bestemmelser om rett til individuell plan, men som likevel ikke har fått noe tilbud om individuell plan. Brukerne får hjelp fra kommunen, men tilbudet kunne vært bedre koordinert om de hadde vært tilbudt individuell plan.

Dette ble bekreftet i sluttmøtet.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:

Anne Kari Thomassen, Rådgiver (revisjonsleder)

Inge V. Bakken, Seniorrådgiver (revisor)

Anne Brit Dræge, Observatør dag 1