INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Virksomhetens system (internkontrollsystem) med at habilitering/rehabilitering er organisert slik at faglige standarder er kjent og blir ivaretatt ved planlegging og utføring av tjenester.

Etterlevelse av pasientrettighetsloven § 2-5, jfr. forskrift av 08.06.01 nr 676 om individuell plan for personer med behov for langvarige og koordinerte tjenester.

Ved tilsynet ble det gjort funn som gav grunnlag for 3 avvik og 2 merknader, (se kap 1 for definisjon av avvik og merknad og kap 6 for mer detaljer om avvik og merknader):

Avvik 1

Det finnes ingen koordinerende enhet for habiliterings –og rehabiliteringsvirksomhet i kommunen.

Avvik 2

Organiseringen av habiliterings –og rehabiliteringstjenestene i kommunen var svært uklar.

Avvik 3.

Det er flere av brukerne i kommunehelsetjenesten med behov for langvarige og koordinerte tjenester som ikke har fått tilbud om individuell plan til tross for at et slikt behov er erkjent.

I tillegg har vi funnet grunnlag for å gi 2 merknader:

Merknad 1

Kommunen bør sikre seg at de ansatte har en felles forståelse for begrepene habilitering, rehabilitering og individuell plan

Merknad 2

Kommunen bør skaffe seg bedre oversikt over behovet for habilitering, rehabilitering og individuell plan.

Kommentar:

Medisinsk habilitering og rehabilitering er etter kommunehelsetjenesteloven § 1-3 en lovpålagt tjeneste som alle som bor eller oppholder seg i kommunen kan ha krav på. Ut fra kunnskap om at tidlig intervensjon for utsatte grupper har vist seg å være av avgjørende betydning for funksjonsnivå og opplevd livskvalitet senere i livet, og kommunens befolkningsutvikling, bør man ha et særlig fokus på barn og unge med behov for langvarige og sammensatte tjenester.

Helsetilsynet i Aust-Agder vil ellers bemerke at vi ser med bekymring på at kommunen ikke i tilstrekkelig grad sikrer seg at personer med behov for langvarige og koordinerte tjenester fanges opp i systemet og gis tilbud om adekvat oppfølging. Det er ikke akseptabelt at denne viktige tjenesten er uklart organisert, og at det framstår som uklart hvilke personer som håndterer forespørsler om habilitering og rehabilitering. Konsekvensen av dette kan bli at personer med klare behov for slike tjenester ikke får den helsehjelp de rettmessig har krav på.

Dato: 19.02.03

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grimstad kommune i perioden 12.-13.02.03. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Grimstad kommune har hatt en stabil befolkningsvekst de siste 30 årene og har i dag 18427 innbyggere.

Kommunen var tidlig ute med å tilrettelegge tilbudet til eldre og funksjonshemmende, og hadde allerede tidlig på 90-tallet organisert tjenestetilbudet til denne gruppen i 4 soner, som skulle bidra til en brukervennlig og hensiktsmessig tjeneste. Det var etablert soneteam som skulle sikre en tverrfaglig tilnærming, og sikre at flest mulig som hadde behov for tjenester ble fanget opp. Soneteamene er fortsatt operative med en tverrfaglig tilnærming. To av sonene er blitt slått sammen slik at det i dag er 3 soner.

Antall eldre over 67 år vil holde seg relativt stabilt i neste 10- årsperiode for så å bli avløst av en sterk økning i gruppen 67-79 år. Antall eldste eldre vil øke svakt. For ungdom er bildet annerledes da en forventer en sterk økning i antall unge i alderen 16-19 år. Kommunen har etablert basisteam ved hver skole og barnehage som skal sikre en tverrfaglig tilnærming til bekymringsbarn/elever og til barn som har definerte behov. Det er skole/barnehage som tar initiativ til et slikt samarbeid. Videre er det etablert en koordineringsgruppe i kommunen med representanter fra PPT, barnevern, skole/barnehage og helsestasjon som skal arbeide systemrettet mot utfordringer blant barn og unge. I disse teamene er ikke fysioterapeutene og sosialseksjonen representert. Tidlig intervensjon for utsatte grupper har vist seg å være av avgjørende betydning for funksjonsnivå og opplevd livskvalitet senere i livet. Befolkningsutviklingen i kommunen skulle tilsi en økt innsats overfor den yngre del av befolkningen, og spesielt for barn og unge med behov for langvarige og sammensatte tjenester.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Prosedyrer som gjelder for temaet
• Skjema som blir benyttet ved utarbeiding av individuell plan
• Organisasjonskart
• Kompetanseplan for personell som er knyttet til plo-tjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Revisjonsvarsel datert 10.01.03
• Formøte 24.02.03
• Oversendelsesbrev med aktuell dokumentasjon
• Revisjonsplan datert 06.02.03

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.01.03

Formøte ble avholdt 24.01.03

Åpningsmøte ble avholdt 12.02.03

Intervjuer

11 personer ble intervjuet, se kap 6

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Oversikt over pasienter med behov for individuell plan innen psykisk helsevern.
• Eksempel på en utarbeidet individuell plan.

Sluttmøte ble avholdt 13.02.03

Område 1:

Organisering, planlegging og system for gjennomføring og oppfølging av habilitering og rehabilitering, (internkontroll).

Avvik 1

• Det finnes ingen koordinerende enhet for habiliterings –og rehabiliteringsvirksomhet i kommunen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift av 28.06.01 nr 765 om habilitering/ rehabilitering, jfr § 8, 2.ledd., jfr forskrift av 01.01.2003 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det framgikk ved samtlige intervju at slik koordinerende enhet ikke finnes, og dette ble tydelig bekreftet i sluttmøtet.

Avvik 2

• Organiseringen av habiliterings –og rehabiliteringstjenestene i kommunen var svært uklar.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift av 01.01.2003 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• De personer som var utpekt som kontaktpersoner/koordinatorer for habiliterings –og rehabiliteringstjenestene hadde svært uklare mandat.
• Det var uklarhet i organisasjonen i forhold til hvem disse personene var.
• Det var uklarhet med hensyn til ansvar, myndighet og oppgavefordeling mellom koordinerende enhet/kontaktpersonene og koordinatorene.
• Det var ingen prosedyrer eller klare systemer for samarbeid på tvers i organisasjonen.

Merknad 1

Begrepsforståelse:

• Kommunen bør sikre seg at de ansatte har en felles forståelse av begrepene habilitering, rehabilitering og individuell plan

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Under intervjuene fremkom ulik oppfatning av hva begrepet habilitering/rehabilitering innebar. Det særegne med begrepene som brukermedvirkning, tverrfaglighet og planmessighet/samordning var til dels uklart informantene. Brukermedvirkning står helt sentralt i forskriftene om habilitering og rehabilitering og individuell plan, og er også godt omtalt i forarbeidene til disse. Ved reell brukermedvirkning er det brukeren selv som definerer mål og som styrer (har kontroll over) habilitering/rehabiliteringsprosessen. Det er lett å blande roller når koordinatorenes mandat er uklare. Se avvik 2

Merknad 2

Helseovervåkning:

• Kommunen bør skaffe seg nødvendig oversikt over behovet for habilitering og rehabilitering og individuell plan.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Det fremkom under intervjuene at kommunen ikke har skaffet seg tilstrekkelig oversikt over behovet for hab/rehabilitering og individuell plan. Innen noen avdelinger er det foretatt enkelte kartlegginger, og noen har fått tilbud om individuell plan som de har avslått. Likevel gjenstår det å få en fullstendig oversikt over hele befolkningen. Se avvik 3

Område 2:

Individuell plan.

Avvik 3.

• Det er flere av brukerne i kommunehelsetjenesten med behov for langvarige og koordinerte tjenester som ikke har fått tilbud om individuell plan til tross for at et slikt behov er erkjent.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift av 08.06.01 nr 676 om individuell plan, jfr § 3.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det framkom klart gjennom intervjuer at man hadde identifisert 5-6 brukere i helsetjenesten som faller inn under forskriftens bestemmelser om rett til individuell plan, men som likevel ikke har fått noe tilbud om individuell plan.
• Dette ble bekreftet i sluttmøtet.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:

Anne Kari Thomassen, Rådgiver (revisjonsleder)

Inge V. Bakken, Seniorrådgiver (revisor)