Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Internkontrollsystem for sosial – og helsetjenesten
• Plan for helsemessig - og sosial beredskap basert på risiko - og sårbarhetsanalyser.
• Helsetjenestens smittevernsplan, herunder plan for pandemisk influensa.

Helse- og sosialtjenesten i Flekkefjord kommune har utarbeidet en skisse til internkontrollsystem og deler av beredskapsplanverket foreligger. Smittevernplanen er for tiden til revisjon. Det er ikke tatt initiativ til samordning av beredskapsplanverket internt i kommunen.

Helse - og sosialtjenesten i Flekkefjord kommune gis ved dette tilsynet to avvik fordi de ikke har internkontrollsystem eller en godkjent beredskapsplan som tilfredstiller myndighetskravene.

Dato: 25.05.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 01.04 –xx.04.2004 . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet og Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tllsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Flekkefjord kommune har 8916 innbyggere. Kommunen har et stabilt personale med mye erfaringsbasert kunnskap. Kommunen er i ferd med å ansette ny rådmann.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Kriseplan for helsetjenesten, datert 29.03.04
• Risiko og sårbarhetsanalyse for pandemisk influensa, datert 14.03.2004
• Kommunens risiko og sårbarhetsanalyse, datert 1998
• Plan for kriseledelse i kommuen, sist revidert 05.02.2004
• Internkontrollhåndbok beredskap, datert mars 2000

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn sendt av Fylkesmannen 04.02.
• Brev med forespørsel om dokumentasjon 26.02.
• Tilsendt dokumentasjon fra Flekkefjord datert 09.03, 10.03, 12.03, 18.03 og 29.03
• Elektronisk oversendelse av program for dagen sendt elektronisk 26.03
• Oversendelse av foreløpig rapport fra tilsynet 20.04.
• Brev med kommentar til foreløpig rapport og fremdriftsplan mottatt her 21.05.
• Oversendelse av endelig rapport 25.05

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.02.2004

Formøte ble ikke avholdt .

Åpningsmøte ble avholdt 01.04.2004

Intervjuer Hele revisjonen omfattet intervjuer av syv personer, se punkt 6.

Sluttmøte ble avholdt 01.04.2004

Område 1: Internkontrollsystem

Tilsynsloven § 3 stiller krav om enhver som yter helsetjeneste skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter.

I følge sosialtjenestelovens § 2-1 skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapitlene 4, 4A, 6 og 7 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Avvik 1

Flekkefjord kommune har ikke etablert internkontrollsystem for sosial- og helsetjenesten

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynslovens § 2, sosialtjenestelovens § 2-1 og forskrift om internkontroll for sosial – og helsetjenesten

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke etablert internkontroll for helse - og sosialtjenestene som tilfredsstiller krav i forskrift om internkontroll for sosial-og helsetjenesten.
• Under intervju ble det fremlagt skisse til innholdsfortegnelse til internkontrollsystem.
• Helse-og sosialtjenesten har fra 1.mars fått økte ressurser til utarbeidelse av lovpålagt planverk.
• Kommunen mener at dette vil være ferdigstilt juli 2004.

Område 2: Plan for helsemessig – og sosial beredskap

I følge kommunehelsetjenestelovens § 1-5 og sosialtjenstelovens § 3-6 plikter kommunen å utarbeide en beredskapsplan for sin helse - og sosialtjeneste i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap.

Beredskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og kommunestyret skal fastsette hyppighet for revisjon .

Ved hjelp av risiko- og sårbarhetsanalyser skal kommunen skaffe oversikt over hendelser som kan føre til ekstraordinære belastninger for virksomheten og de ansatte skal ha nødvendig kompetanse og øvelser.

Avvik 1

Flekkefjord kommune har ikke en godkjent plan for helsemessig og sosial beredskap.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsemessig og sosial beredskap, jmf kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven og forskrift om beredskapsplanlegging mv.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er utarbeidet en kriseplan for helsetjenesten som ble revidert i forbindelse med dette tilsynet. Planen er ikke godkjent.
• Det er fastlagt struktur for risiko og sårbarhetsanalyse som etter planen skal gjennomføres før sommeren.
• Det fremkom under intervjuer at en overordnet plan for helsemessig og sosial beredskap ikke foreligger.
• Under intervjuer fremkom det at delplanene ikke er samordnet med kommunens øvrige beredskapsplaner eller andre planer. Arbeidet er sektorisert.
• Fylkesmannen gjennomførte øvelse i kommunen i 2000 og 2002. Etter dette er det ikke gjennomført øvelser i kommunen.
• Det er ikke iverksatt tiltak for å gjøre lov om helsemessig og sosial beredskap kjent blant de ansatte.

Område 3 Smittevern

Smittevernlovens § 7-1 beskriver kommunens oppgaver.

       Kommunen skal sørge for at alle som bor eller midlertidig oppholder seg i kommunen med hensyn til smittsom sykdom er sikret nødvendige forebyggende tiltak, undersøkelsesmuligheter, behandling og pleie utenfor institusjon og pleie i sykehjem eller annen kommunal helseinstitusjon.

       Kommunen skal også utføre de oppgaver innen smittevernet som pålegges i loven her eller bestemmelser i medhold av loven, herunder skaffe seg oversikt over arten og omfanget av de smittsomme sykdommer som forekommer i kommunen, drive opplysning om smittsomme sykdommer og gi råd og veiledning om hvordan de forebygges, sørge for at individuelt forebyggende tiltak blir satt i verk, sørge for at andre tiltak etter denne loven eller kommunehelsetjenesteloven blir satt i verk.

       Tiltak og tjenester for å forebygge smittsomme sykdommer eller motvirke at de blir overført skal utgjøre et eget område i planen for kommunens helsetjeneste.

Observasjoner

• Smittevernplan er utarbeidet i 1997 og revideres denne våren
• Det ble i forberedelsene til tilsynet utarbeidet en risiko og sårbarhetsanalyse for pandemisk influensa

Det ble ikke funnet grunnlag for å gi avvik eller merknader på dette området .

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.