INNHOLD

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Internkontrollsystem for sosial – og helsetjenesten
• Plan for helsemessig og sosial beredskap basert på risiko - og sårbarhetsanalyser.
• Helsetjenestens smittevernsplan, herunder tiltak for pandemisk influensa.

Helse- og sosialtjenesten i Farsund kommune har siden høsten 2002 jobbet systematisk med kvalitetssystemet sitt, herunder krav til helsemessig og sosial beredskap. Det er gjennomført risiko- og sårbarhetsvurderinger for alle del - tjenestene innen helse, sosial- og barneverntjenestene. Dokumenter vedrørende beredskap er administrativt godkjent og man regner med politisk behandling av prinsipper for beredskapsarbeidet i kommunestyret 15.juni i år.

Det påpekes derfor ingen avvik ovenfor helse- og sosialtjenesten i Farsund kommune ved dette tilsynet.

Dato: 30.04.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 29.04 –xx.05.2004 . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet og Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten beskriver observasjoner som ligger til grunn for eventuelle påpekte avvik og merknader.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Farsund kommune har 9497 (1/1-2004) innbyggere.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Plan for kriseledelse for Farsund kommune
• Innholdsfortegnelse kvalitetshåndbok helse - og omsorgsetaten, sist revidert 31.03.04
• Beredskapsplan for helsepersonell, utarbeidet mars 2004
• Beredskapsplan for pleie- og omsorgstjenestene, utarbeidet mars 2004
• Risiko- og sårbarhetsanalyse fra alle deltjenestene i helse- og omsorg
• Beredskapsplan for sosialetaten, datert 25.09.2003
• Risikoanalyser og tiltakskort for sosial- og barneverntjenesten
• Smittevernplan, revidert april 2004

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynet:

• Varsel om tilsyn sendt av Fylkesmannen 04.02.2004
• Brev med ønske om å endre dato fra Farsund kommune 26.02.04
• Brev med forespørsel om dokumentasjon 11.03.2004
• Tilsendt dokumentasjon fra Farsund datert 13.03 og 20.04.04
• Oversendelse av program for dagen 26.03.04
• Oversendelse av foreløpig rapport fra tilsynet 30.04.2004
• Telefon med tilbakemelding om at de ikke kommentar til foreløpig rapport 04.06.2004
• Oversendelse av endelig rapport 04.06.2004.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.02.2004.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 29.04.2004.

Intervjuer Hele revisjonen omfattet intervjuer av åtte personer, se punkt 6.

Sluttmøte ble avholdt 29.04.2004.

Område 1: Internkontrollsystem

Tilsynsloven § 3 stiller krav om at enhver som yter helsetjeneste skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter.

I følge sosialtjenestelovens § 2-1 skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapitlene 4, 6 og 7 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Observasjoner:

• Kvalitetsystem for helse- og omsorgstjenestene er utarbeidet i 2002 og revidert i mars 2004. Systemet inneholder et eget kapittel om beredskap, herunder smittevern.

Det er ikke funnet grunnlag for å påpeke avvik eller anmerkninger på dette området.

Område 2: Plan for helsemessig og sosial beredskap

I følge kommunehelsetjenestelovens § 1-5 og sosialtjenstelovens § 3-6 plikter kommunen å utarbeide en beredskapsplan for sin hels - og sosialtjeneste i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap.

Beredskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og kommunestyret skal fastsette hyppighet for revisjon .

Ved hjelp av risiko- og sårbarhetsanalyser skal kommunen skaffe oversikt over hendelser som kan føre til ekstraordinære belastninger for virksomheten og de ansatte skal ha nødvendig kompetanse og øvelser.

Observasjoner:

• Kommunen har jobbet systematisk med krav til helsemessig og sosial beredskap siden høsten 2003.
• Det er gjennomført risiko- og sårbarhetsvurderinger for alle del - tjenestene innen helse, sosial og barnevern.
• Dokumentoversikten viser hvilke dokumenter som er utarbeidet i den forbindelse.
• Det er planlagt politisk behandling av kommunens prinsipper for beredskapsarbeidet 15. juni 2004. Da vil revisjonshyppighet og ambisjonsnivå i forhold til kompetanse og øvelser fastsettes.

Det ble ikke funnet grunnlag for å påpeke avvik eller merknader på dette området .

Område 3 Smittevern

Smittevernlovens § 7-1 beskriver kommunens oppgaver.

Kommunen skal sørge for at alle som bor eller midlertidig oppholder seg i kommunen med hensyn til smittsom sykdom er sikret nødvendige forebyggende tiltak, undersøkelsesmuligheter, behandling og pleie utenfor institusjon og pleie i sykehjem eller annen kommunal helseinstitusjon.

Kommunen skal også utføre de oppgaver innen smittevernet som pålegges i loven eller bestemmelser i medhold av loven, herunder skaffe seg oversikt over arten og omfanget av de smittsomme sykdommer som forekommer i kommunen, drive opplysning om smittsomme sykdommer og gi råd og veiledning om hvordan de forebygges, sørge for at individuelt forebyggende tiltak blir satt i verk, sørge for at andre tiltak etter denne loven eller kommunehelsetjenesteloven blir satt i verk.

Tiltak og tjenester for å forebygge smittsomme sykdommer eller motvirke at de blir overført skal utgjøre et eget område i planen for kommunens helsetjeneste.

Observasjoner

• Smittevernplan er utarbeidet i 1997 og den er revidert mars 2004.
• Pandemisk influensa og ny tuberkuloseforskrift er inntatt i planen.

Det ble ikke funnet grunnlag for å påpeke avvik eller merknader på dette området .

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannens Samfunnsavdeling
Rådgiver/revisjonsleder Einar V. Torkildsen
Rådgiver/revisor Britt Møll Abrahamsen

Fra Helsetilsynet i Vest- Agder
Rådgiver/revisor Sissel Andreassen