INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1.      Tuberkulosekontroll

2.      Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov

3.      Miljørettet helsevern i asylmottak

Det ble gitt fem avvik og én merknad:

Avvik 1 – Område 1

Kommunehelsetjenesten har ikke et system som tilstrekkelig sikrer at funnene ved tbc-undersøkelse til asylsøkere og flyktninger ved mottaket vurderes og følges opp av helsepersonell.

Avvik 2 – Område 1

Det mangler rutiner for oversendelse av tbc-resultat for voksne ved flytting til ny kommune.

Avvik 3 – Område 2

Kommunen sikrer ikke at asylsøkere og flyktninger ved mottaket systematisk får informasjon om helsetjenesten snarest mulig etter ankomst.

Avvik 4 – Område 2

Kommunen har ikke et system som i tilstrekkelig grad sikrer at flyktninger og asylsøkere får nødvendig forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom.

Avvik 5 – Område 3

Kommunen ivaretar ikke sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak, herunder sikring av informasjonsflyt om miljøfaktorer fra asylmottaket til helsetjenesten.

Merknad 1 – Område 2

Kommunen tilbyr ikke individuelle samtaler kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til flyktninger og asylsøkere.

Oslo, 10. juni 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon foretatt i Helsetilsynet i Oslo og Akershus sine lokaler den 14. april og ved Tangen Sentrum den 27. april 2004. Revisjonen inngår som en del av det landsomfattende tilsynet med helsetjenester til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente i 2004.

Målet ved tilsynet var å etterse om kommunen gjennom sin organisering og planlegging sikrer at asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente får nødvendig og forsvarlige helsetjenester i tråd med lov- og forskriftskrav på området, herunder om kommunen ivaretar tilsyn med miljørettet helsevern i asylmottakene.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Sandvold statlige mottak for asylsøkere ligger i Nesodden kommune, og drives av Norsk Folkehjelp. Mottaket er bemannet med 2,5 stillinger (miljøpersonell og daglig leder) på hverdager mellom kl. 08.00 og 16.00, onsdager kun på kveldstid.

Ved befaring på mottaket 27. april var det 44 beboere ved mottaket. Det ble opplyst at asylsøkere i gjennomsnitt bor ved Sandvold statlige mottak i 1 ½ år, og at enkelte har bodd der i opp til 3 år. Ca halvparten kommer fra transitt mottak, de øvrige fra andre ordinære mottak. Mottaket består av et stort bygg som tidligere var et aldershjem. Beboerne er spredt på fire fløyer hvor hver fløy deler kjøkken, dusjrom og toalett. Uteområder i landlige omgivelser.

Det ble ved befaringen opplyst at mottaket får tilsendt journaler fra andre asylmottak og kommuneoverlegen, og at disse oppbevares ved mottaket inntil asylsøkerne og flyktninger får tildelt fastlege.

Nesodden kommune har ikke helsepersonell som er ansatt for å yte helsetjenester særskilt til flyktninger og asylsøkere knyttet til mottaket. Flyktninger og asylsøkere som bor på Sandvold statlige mottak tilbys ikke helsetjenester utover det kommunens øvrige befolkning får.

Kommuneoverlegen har 100 % stilling i offentlig legearbeid, og har et overordnet faglig ansvar for helsetjenesten i kommunen, administrativt underlagt helsesjefen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Skriftlige deler av helsetjenestens ik-system/styringssystem som angår helsetjenesten til asylsøkere/flyktninger/familiegjenforente, herunder rutiner for tuberkulosearbeidet i kommunen
• Smittevernplan
• Plan for psykisk helsearbeid i Nesodden kommune 2003-2006
• Oversikt over helsepersonell med oppgaver relatert til reviderte områder
• Ulike delegasjonsvedtak i kommunen
• Organisasjonskart over Nesodden kommune ble mottatt av helsesjef Morten Oppegård den 14. april 2004. Helseavdelingens organisering ble tegnet og forklart av helsesjefen samme dag.
• Retningslinjer for tolketjenester ble mottatt den 27.04.04.
• Plan for skolehelsetjenesten skoleåret 2003/2004, skjema for innhenting av vaksine dokumentasjon, kartleggingsskjema for nye elever og retningslinjer for samtale med nytilflyttede elever ved skolen ble mottatt 27.04.04.
• Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oslo og Akershus:
• Helsetilsynet i Oslo og Akershus sendte tilsynsvarsel i brev datert 26. februar 2004
• Nesodden kommune oversendte etterspurt dokumentasjon i brev datert 1. april 2004
• Innkalling til intervju med helsesjef Morten Oppegård datert 5. april 2004
• Innkalling til intervju med ledende helsesøster Turid Sundar datert 5. april 2004
• Program ble utsendt fra Helsetilsynet i Oslo og Akershus i brev datert 16. april 2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26. februar 2004.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 27. april 2004.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

Befaring ved Sandvold statlige mottak for asylsøkere 27. april 2004:

• Samtale med fungerende daglig leder ved mottaket
• Omvisning i mottaket

Gjennomgang av:

• 20 utskrifter av datajournaler fra fastleger til asylsøkere og flyktninger ved asylmottaket
• Utskrift av datajournaler fra fastleger til de 10 siste personer som har flyttet fra mottaket til annen kommune
• 4 helsekort fra helsestasjonen for barn/unge ved asylmottaket

Det var ikke mulig ut fra gjennomgangen av ovennevnte journaler å få verifisert:

• om tbc-undersøkelse var gjennomført innen 14 dager
• om personer med positive funn var henvist for oppfølgning
• hvordan resultatene fra tbc-undersøkelse fra transittmottaket blir mottatt og registrert i kommunehelsetjenesten
• om resultatet av tbc-undersøkelse blir videresendt ved flytting til annen kommune
• om det er skrevet avviksmeldinger hvis frister ikke er fulgt og hvordan disse eventuelt følges opp
• om det tilbys eller gjennomføres undersøkelse og eventuelt behandling ved smittsom sykdom før tildeling av fastlege
• om individuelle samtaler og behov for helsetjenester er vurdert før tildeling av fastlege
• om målrettet helseundersøkelse er tilbudt før tildeling av fastlege

Verifikasjon av disse spørsmål måtte derfor skje på annen måte.

Sluttmøte ble avholdt 27. april 2004.

Område 1: Tuberkulosekontroll

Det ble funnet to avvik på dette området.

Avvik 1

Kommunehelsetjenesten har ikke et system som tilstrekkelig sikrer at funnene ved tbc-undersøkelse til asylsøkere og flyktninger ved mottaket vurderes og følges opp av helsepersonell.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Tuberkuloseforskriften § 2-3 første strekpunkt og § 4-1 jf internkontollforskriften § 4 andre ledd a), f) og g).

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremgikk av intervjuer og av kommunens kvalitetssystem at mye av ansvaret og initiativet for tuberkulosekontroll og oppfølgning ble lagt på Sandvold statlige mottak for asylsøkere.
• Under intervjuene ble det gitt sprikende informasjon om ansvars- og oppgaveplassering i forhold til vurdering og oppfølgning av tuberkuloseundersøkelse.
• Det ble beskrevet alvorlige avvik fra myndighetskravene med hensyn til å fange opp/oppfølgning av tuberkulosesmittede.

Avvik 2

Det mangler rutiner for oversendelse av tbc-resultat for voksne ved flytting til ny kommune.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Tuberkuloseforskriften § 4-2 punkt 3 jf § 2-3 jf internkontrollforskriften § 4 andre ledd a).

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det overlates til fastlegene uten nærmere avtale med kommunen på eget initiativ å videresende resultat av tbc-undersøkelse ved flytting til ny kommune
• Kommunen har ingen egne rutiner for oversendelse av resultat av tbc-undersøkelse ved flytting til ny kommune

Område 2: Nødvendig helsehjelp og helseundersøkelse ved behov

Det ble funnet to avvik og en merknad på dette området.

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at asylsøkere og flyktninger ved mottaket systematisk får informasjon om helsetjenesten og smittsomme sykdommer snarest mulig etter ankomst.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-1, 1 ledd jf § 1-3, 1 ledd d). Internkontrollforskriften § 4, 2 ledd. Smittevernloven §§ 6-1 og 7-2.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen overlater til Sandvold statlige asylmottak å sørge for og ta initiativ til informasjon om helsetjenesten. Kommunens helsetjeneste tar ikke initiativ til å gi denne informasjonen men inviteres til å delta på informasjonsmøter en til to ganger i året.
• Det fremgikk under intervju at kommunen trodde at Sandvold statlige mottak for asylsøkere hadde dette informasjonsansvaret.
• Kommunen har ikke en plan for å gi informasjon til asylsøkere og flyktninger om smittsomme sykdommer, heller ikke for personer fra høyendemiske områder.

Avvik 2

Kommunen har ikke et system som i tilstrekkelig grad sikrer at flyktninger og asylsøkere får nødvendig forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Smittevernloven §§ 6-1 og 7-1

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunens smittevernplan er mangelfull med hensyn til konkrete anvisninger på hvordan man sikrer at flyktninger og asylsøkere får nødvendig forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom, heller ikke for personer fra høyendemiske områder.
• Det overlates til fastlegene uten nærmere avtale med kommunen på eget initiativ å sørge for nødvendig forebyggende tiltak, individuelle undersøkelser og behandling i forhold til smittsom sykdom, også for personer fra høy endemiske områder.

Merknad 1

Kommunen tilbyr ikke individuelle samtaler kort etter ankomst for å gi informasjon om helsetjenesten og første vurdering av generell helsetilstand og behov for helsetjenester til flyktninger og asylsøkere.

Område 3: Miljørettet helsevern

Avvik 1

Kommunen ivaretar ikke sitt tilsynsansvar med miljørettet helsevern i asylmottak, herunder sikring av informasjonsflyt om miljøfaktorer fra asylmottaket til helsetjenesten.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern § 6, annet ledd jf § 2 kommunehelsetjenesteloven § 4a-2 og internkontrollforskriften § 4, annet ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke en plan for arbeidet med miljørettet helsevern i kommunen, heller ikke for asylmottaket. Det gjennomføres bl a ikke systematiske tilsyn med miljørettet helsevern ved mottaket.
• Kommunen mangler system for å sikre at henvendelser vedrørende miljøfaktorer som har betydning for beboernes helse ved asylmottaket blir formidlet til den som har tilsynsansvaret.
• Det fremkom i intervjuer og ved befaring ved mottaket at spesielt de sanitære forhold jf smitte og de psykososiale forhold var spesielt sårbare.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Oslo og Akershus deltok:
Ass. fylkeslege Helge Worren – revisjonsleder
Rådgiver/sykepleier Lise Sjømoen
Førstekonsulent/jurist Veronica Jørgensen
Førstekonsulent/jurist Vibeke Eggen Berg